Micro Focus
Kingman Regional Medical Center

Kingman Regional Medical Center
Anwenderbericht

Kingman Regional Medical Center optimiert die Patientenversorgung mittels Automatisierung seiner Prozesse.

Auf einen Blick

Branche

Gesundheitswesen und ärztliche Untersuchung

Standort

USA

Ergebnisse

  • Weniger Zeitaufwand für papierbasierte Prozesse und manuelle Genehmigungen
  • Verbesserte Sichtbarkeit und Transparenz, welche Einsicht und Sicherheit bieten
  • Beseitigte Ressourcenverschwendung und Fokus auf die Patientenversorgung

Überblick

Aus bescheidenen Anfängen im Jahr 1983 heraus entwickelte sich das Kingman Regional Medical Center zu einem Anschauungsbeispiel dafür, wie gut es sein kann, wenn ein Krankenhaus im Besitz und unter der Leitung der Gemeinde ist, welcher es dient.

Das KRMC ist ein gemeinnütziges Gesundheitszentrum, das über 235 Betten verfügt und welches sich zu einer Einrichtung entwickelte, die im Stande ist, hoch technisierte und spezialisierte Patientenversorgung zu bieten, die normalerweise den Bewohnern einer ländlichen Umgebung nicht zugänglich ist.

Das Hauptaugenmerk des KRMC liegt auf der Arbeitsumgebung, und es befürwortet den Ansatz des kontinuierlichen Fortschritts. Als Folge dessen wurde es ein Vorreiter in der Patientenzufriedenheit.

Herausforderung

Dem IT-Team war es bewusst, dass die Mitarbeiter im Kingman Medical Center zu viel Zeit mit einem sehr langwierigen, papierbasierten Prozess verbrachten, welcher oft, abhängig von Finanzinformationen, krankenhausübergreifend Unterschriften erforderte. Der CER, Capital Expenditure Process (Prozess der Kapitalaufwendung), ist einer von vielen IT-Prozessen, der die Zeit der Mitarbeiter und Mediziner in Anspruch nahm, die sich sonst viel mehr um die Patientenversorgung kümmern würden. Mit der Anzahl der CERs war darüber hinaus ein Schwarzes-Loch-Syndrom spürbar, da oft unklar war, wo sich der CER befand, welche Genehmigungen oder Unterschriften bereits vorhanden waren oder noch fehlten und welche Formulare abhängig von der Berechtigung oder finanziellen Anforderungen benutzt werden sollten. Aufgrund fehlender Transparenz und fehlenden Zugangs tappte die Krankenhausverwaltung im Dunkeln und verließ sich auf personelle und papierbasierte Formulare, um Fortschritte nachverfolgen zu können, und dies ohne Zugang zu Echtzeit-Reporting oder -Metriken, die den Status oder automatisierte Übergaben oder Genehmigungen anzeigten.

Andrea Williams, Unternehmensanalystin im Kingman Regional Medical Center, wurde die Aufgabe zugewiesen, einen automatisierten CER-Prozess zu bestimmen und bereitzustellen, der die Erstellung, die Genehmigung und den Abschluss von CERs über die Krankenhauseinrichtung hinweg optimieren würde. Nach eigener Aussage war Andrea eine Anfängerin, was den Business Manager von Micro Focus anbelangt, jedoch sehr schnell in der Lage, ihn zu installieren und verwenden. Nachdem sie etliche vorgefertigte Workflows entdeckt und studiert hatte, wie sie definiert und implementiert wurden, war Andrea rasch motiviert, sich an das Definieren und das Automatisieren des CER-Prozesses zu machen. Als Unternehmensanalystin traf sie sich mit den Unternehmensinhabern, um deren Anforderungen und Bedürfnisse zu sammeln, und forderte sie auf, auch ihre Wünsche zu nennen. Nachdem sie über ein grundlegendes Verständnis für den derzeitigen Prozess, die Papierformulare und Rollen verfügte, erstellte Andrea ein Visio-Diagramm und iterierte mit den Unternehmensinhabern, um den CER-Prozess zu validieren und optimieren.

Lösung

Nachdem sie Solutions Business Manager Composer erschlossen hatte, machte sich Andrea daran, die CER-Prozessanwendung zu erstellen. Dabei stützte sie sich auf ihre Erfahrungen mit den vorgefertigten Anwendungen, die ermöglichen, eine vorhandene Prozessanwendung wirksam einzusetzen oder anzupassen bzw. neu zu entwickeln. Unter Verwendung von Visio und Notizen, die sie vom Treffen und Validieren des betreffenden CER-Prozesses mit den Unternehmensinhabern zusammengetragen hatte, machte sich Andrea schnell und effizient daran, die Datenfelder und Sicherheitsrollen zu definieren und die Formulare auf visuelle Weise zu erstellen. Das Erstellen der Statuszustände und Übergänge des Workflows war einfach, genauso wie das Hinzufügen der notwendigen Geschäftsregeln. Sobald das einmal definiert war, stellte Andrea die Prozessanwendung in einer Testumgebung bereit und führte sie den Unternehmensinhabern vor, um ihr Feedback und ihre Genehmigungen einzuholen. Nach wenigen Anpassungen war Andrea im Stande, die CER-Prozessanwendung der Produktion bereitzustellen und dem Unternehmen zugänglich zu machen.

Um die Einführung und Benutzung zu erleichtern, erstellte Andrea einige Grundwissensdatenbankartikel, die an die CER-Prozessanwendung angelehnt, aber in eigenen Worten verfasst wurden. Es war wirklich keinerlei Training notwendig, da die Benutzer schnell in der Lage waren, den Prozess anzuwenden. Dabei blieben ihnen die zeitaufwendigen und fehleranfälligen, papierbasierten Formulare erspart und Kingman Medical Center verfügte nun über Transparenz, Reporting und Einblick in den Fortschrittsstatus, was einen schnellen Erfolg für beide Parteien darstellte. Benutzer waren nun in der Lage, mehr Zeit der Patientenversorgung zu widmen und Administratoren konnten den CER-Prozess optimieren und automatisieren, während komplette Transparenz und Governance gewährleistet wurde.

Ergebnisse

Dank des Erfolges des CER-Prozesses arbeitet Andrea nun an 4 zusätzlichen Workflows und tut dies überaus gerne, wodurch sie dem Krankenhaus wirkungsvolle, prozessbasierte Lösungen bieten kann. Dadurch ermöglicht sie einen stärkeren Fokus auf die Patientenversorgung. Das Erstellen neuer bzw. Anpassen vorhandener Prozessanwendungen ist ein Kinderspiel und sowohl Andrea als auch das Kingman Regional Medical Center haben nun eine Plattform, auf der sie IT- und Unternehmensprozesse schnell und leicht automatisieren können.

Micro Focus hat Andreas Arbeitsleben erheblich verbessert, was ihre Fähigkeit, auf Kundenwünsche einzugehen und das Augenmerk wieder auf die Patientenversorgung zu legen, enorm gesteigert hat.