OpenText Filr 23.4 - 常见问题

主页页面是所有用户（GUEST 除外）的默认登录页。

主页中包含：

主页中的信息根据 Filr 管理员启用的内容不同而有所差异。

例如，首次登录 Filr 站点时，您将看到下列欢迎屏幕。

图 1 主页

这是登录用户最近访问的文件以及（登录用户和其他用户）共享的文件的列表。默认情况下，列出用户在过去 7 天访问的 10 个文件。管理员可以配置天数。有关更多信息，请参阅 OpenText Filr 23.4: Administrative UI Reference（OpenText Filr 23.4：管理 UI 参照）中的 Recent Files List（最近的文件列表）。用户可以更改列表中显示的文件数量。默认情况下，将启用网络文件夹标志。如果管理员禁用“最近的文件”的“网络文件夹”，则登录用户的最近的文件下将不会列出网络文件夹中任何用户上载、重命名、注释或编辑的文件。有关更多信息，请参阅 OpenText Filr 23.4: Administrative UI Reference（OpenText Filr 23.4：管理 UI 参照）中的 Recent Files List（最近的文件列表）。

此区域列出您或其他用户最近访问的所有文件。无需浏览单个文件夹以访问那些文件。

列表显示：

您可以直接从列表对文件进行一些基本操作：

图 7 “最近的文件”列表

图 8 “最近的文件”操作

登录用户可以在“最近的文件”中看到最近访问的文件。共享文件后，仅文件拥有者和共享接收人可以在“最近的文件”列表中看到文件。例如，用户 A（拥有者）与用户 B 共享了一个文件，文件将显示在用户 A 和用户 B 的“最近的文件”列表中。几天后，如果用户 A 与用户 C 共享同一个文件，则共享的文件将显示在用户 A 和用户 C 的“最近的文件”列表中。

如果禁用“最近的文件”的“网络文件夹”，则“最近的文件”中将不会列出其他用户对共享文件所进行的任何活动。

最近的文件列表中显示的文件数量是可以配置的。要配置此设置，导航到用户简介。

图 9 用户简介

在 Personalization（个性化）部分中，选择想要在“最近的文件”中看到的文件数量。

此部分包括本机 Filr 客户端、其他客户端下载链接、安装说明以及文档链接等信息。此部分仅在 Filr 管理员启用下载和安装 Filr 客户端许可权限的情况下才可用。

有针对不同操作系统的客户端可执行文件供下载。例如，通过 Windows 计算机访问 Web 客户端将显示 Windows 可执行文件。

要下载其他客户端，单击其他客户端下载...链接

图 10 客户端下载

随着时间的推移，磁盘空间用量会增加。您可以在系统级别或通过单个用户和组限制可上载到 Filr 的共享储存磁盘的数据量。网络文件夹（包括用户主目录）中的文件不计入您的定额。仅当 Filr 管理员启用了定额后，您的定额才会显示在 主页上。当超出您的数据定额时，将向您和管理员发送电子邮件通知，以通知您和管理员。

“定额”显示 Filr 中已用空间。以下是颜色表示：

图 11 定额主页

主页中的定额反映了您的帐户使用和可用的数据定额。

图 12 已用定额

以下是使用数据定额的情况：

主页是默认登录页，并可以自定义。您可以将 Filr 工作区（公共区域除外）或工作区中的文件夹设置为登录页。配置后，当您登录 Filr 时，您将登录到设置为默认登录页的文件夹或工作区。执行以下步骤以设置登录页自选设置：

您可以根据您对每个项目的访问权限对文件和文件夹执行搜索操作。“搜索”字符串应至少含 3 个字符，Filr 才能开始搜索内容。

要使用“搜索”选项，

搜索操作的其他信息：

您可以从帐户基本信息下的用户配置文件中的“语言”下拉列表中选择您的首选语言。在选择首选语言时，用户界面内容将更改为所选语言。

图 19 更改语言

用户可以在用户简介中修改语言和时区。在整个 Filr Web 客户端中，日期和时间按所选区域显示。

图 20 用户区域设置

例如，当用户在用户简介中修改“语言”和“时区”时，更多细节中的时间和日期将按更新显示。两个区域的日期和时间格式如下所示：

跟踪通知设置位于用户简介的通知中。

将文件或文件夹标记为跟踪后，该文件或文件夹有任意更改时，您将收到电子邮件通知。

图 23 跟踪通知

如果禁用通知设置，则用户无法跟踪文件或文件夹。启用设置时，必须指定电子邮件地址以接收通知。

您可以在用户简介 > 个人信息下添加电子邮件。如果个人信息中的细节为灰显，请联系您的管理员添加电子邮件地址。

您关注文件或文件夹后，如对您所关注的文件或文件夹执行了下列操作，您将收到相关通知：

通知设置有两个选项：

要禁用通知，用户可以转到用户简介 -> 通知并单击转换按钮。禁用通知后，将保留之前标记项目的“跟踪”状态，但用户将不再能够跟踪新项目。

图 24 通知

您可以根据拥有的许可权限在 My Files（我的文件）、Shared with me（与我共享）和 Net Folder（网络文件夹）区域创建文件夹。要创建文件夹，单击创建文件夹按钮 。

图 25 创建新文件夹

输入文件夹名称并单击创建。

默认情况下，上载没有文件大小限制。管理员可以实施大小限制。管理员向每个用户分配储存空间。用户可以根据储存空间限制上载文件。管理员可以为用户配置文件大小限制，可以为组配置文件上载和文件上载大小。

用户可以向 Filr 上载任意类型的文件。管理员可以阻止特定文件类型。因此，用户将无法上载这些类型的文件。

您可以将文件上载到 My Files（我的文件）区域、Net Folder（网络文件夹）区域的文件夹内 Shared With Me（与我共享）区域。您只能在具备许可权限的情况下将文件上载到共享文件夹。要上载文件，导航到要上载文件的文件夹。单击 ，从计算机中浏览并选择文件。用户也可以将文件拖放到文件夹。

如果收到 Filr 用户的文件请求，请单击发送给您的文件请求电子邮件中的链接并上载请求的文件。

您可以将文件夹上载到 My Files（我的文件）区域，上载到 Net Folder（网络文件夹）中的文件夹内，以及上载到 Shared With Me（与我共享）区域。您只能在具备贡献者许可权限的情况下将文件夹上载到共享文件夹。

要上载文件夹，导航到要上载文件夹的区域。单击工作区右上角的 ，从计算机中浏览并选择文件夹。您还可以拖放要上载的文件夹。

您可以从 My Files（我的文件）区域、Net Folder（网络文件夹）和 Shared With Me（与我共享）区域下载文件或文件夹。您只能在具备贡献者许可权限的情况下从共享文件夹下载文件/文件夹。

要从 Filr 下载文件或文件夹，请单击选定文件或文件夹的下载按钮 。您还可以选择多个文件或文件夹，然后单击页面右上角的“下载”按钮 。

图 26 重写文件

如果单击显示细节，则会显示讯息“There is already a file with the name <file name> in this location”（此位置已有一个名为<文件名>的文件）。

Shared With Me（与我共享）、Shared By Me（由我共享）区域和“Net Folder”（网络文件夹）的 Shared By Me（由我共享）区域中提供隐藏的共享和未隐藏的共享选项。登录 Filr 后，请转到 Shared With Me（与我共享）或 Shared By Me（由我共享）区域。您将在 Shared With Me（与我共享）区域的左上角找到共享下拉菜单。

图 27 隐藏 - 取消隐藏共享

下列选项可用：

要隐藏文件，请从未隐藏的共享中选择文件，然后单击 Shared With Me（与我共享）区域右上角的隐藏选定共享 按钮。执行此操作后，所选文件将列在隐藏文件下。同样，要取消隐藏文件，请从隐藏的共享下列出的文件中选择一个文件，然后选择 Shared With Me（与我共享）区域右上角的取消隐藏选定共享 按钮。执行此操作时，所选文件将列在未隐藏的共享下。如果您想对单个文件或文件夹执行隐藏和取消隐藏操作，请单击文件的“更多”选项，然后分别选择隐藏共享和取消隐藏共享选项。

图 28 更多操作菜单

您可以请求内部或外部用户将文件上载到特定文件夹。仅 My Files（我的文件）和 Net Folder（网络文件夹）中可使用此功能。

导航到您希望其他用户上载文件的文件夹。单击右上角菜单栏上的请求文件图标 。 输入用户名或电子邮件 ID，添加有关所请求文件的备注，然后单击请求。

图 29 请求文件

Filr 允许您预览文件。“预览”选项仅对支持的文件类型可用。

要预览主页面 > Recent List（最近列表）中的文件，选择更多操作菜单中的预览文件选项。

图 30 预览文件

要预览 My Files（我的文件）、Shared with me（与我共享）、Net Folder（网络文件夹）中的文件，选择文件并单击预览 图标。

您可以在 My Files（我的文件）和 Net Folder（网络文件夹）之间或在其内部移动文件和文件夹。不允许将文件从一个网络文件夹移动到另一个网络文件夹。要移动项目，您需要具备源文件夹和目标文件夹的许可权限。

要移动某一文件/文件夹（也可以移动多个项目），选择要移动的项目并选择更多操作菜单中的移至选项。

如果要移动多个项目，选择多个文件/文件夹，然后选择主菜单右上角更多操作菜单中的移动选项。

图 31 移动文件

导航到目标位置，单击 Move Here（移到这里）。您也可以通过单击窗口左下角的文件夹图标创建一个新的文件夹，输入文件夹名称，然后单击移到此处。

图 32 创建文件夹和移动

您可以复制 Filr 中“My Files”（我的文件）和“Net Folder”（网络文件夹）区域内外的文件或文件夹。要复制项目，导航到要复制的文件或文件夹的位置，然后从更多操作菜单中选择复制选项。如果想要复制多个文件，选择多个文件/文件夹并单击菜单栏右上角的复制图标。选择“复制”选项后，将显示一个窗口，其中列出您有权访问的 Filr 工作空间。

图 33 复制文件

导航到目标位置，单击复制到此处。您也可以通过单击窗口左下角的文件夹图标创建一个新的文件夹，输入文件夹名称，然后单击复制到此处。

图 34 创建文件夹和复制

只有在您具备编辑许可权限的情况下，您才可以编辑自己上载的文件或与您共享的文件。编辑选项位于文件的更多操作菜单中。您可以编辑“My Files”（我的文件）、“Net Folder”（网络文件夹）和“Shared With Me”（与我共享）中的文件。

Content Editor Appliance 是 Filr 高级版的一部分，提供共同编辑功能。如果配置了 Content Editor，用户即可联机编辑文件。可以直接用 Web 浏览器打开并编辑文件。

此选项允许您通过桌面应用程序编辑文件。支持 MS Office/Libre Office 的所有基本文件类型。 例如，如果想要使用 MS Word 查看或编辑一个 .doc 文件，则可以使用此选项在 Desktop 应用程序中打开文件，而不用在 Web 客户端中打开。Edit with the Application（通过应用程序编辑）对所有用户可用。

能够访问文件并且至少具备读取许可权限的所有用户都可以查看注释。要查看注释，

添加注释

要添加注释，在注释选项卡中的添加注释文本框中输入注释并单击 。文件的注释图标旁将显示注释总数量。

编辑注释

要编辑注释，在注释选项卡中，将鼠标悬停在注释上，单击编辑，进行所需修改后单击 。

图 36 编辑注释

答复注释

要添加答复，在注释选项卡中的答复文本框中输入注释并单击 。

删除注释

要删除注释，选择注释并单击删除。

您可以创建和维护文件的多个版本。当已存在的文件再次上载到 Filr 时，或者当您对文件执行联机编辑并保存该文件时，该文件将另存为文件的最新版本。

文件将上载或另存为文件的最新版本。

如果为区域启用了文件版本控制功能，更多操作菜单中才会显示版本历史记录选项。选择此选项后，更多细节窗口中显示版本历史记录选项卡。所有现有的多个文件版本都列在此选项卡下。

图 37 版本历史记录

每个文件最多可以有 10 个版本。当有十个以上的版本时，旧文件将自动删除。

在 Filr 应用程序中，创建文件版本时，根据文件大小，将占用额外的磁盘空间。

启用此功能后，建议将 vastorage/vashare 大小扩展至少为当前已用磁盘空间量的两倍（最多 10 倍）。有关更多信息，请参阅扩展储存。通过使用数据定额来管理磁盘空间的使用。有关更多信息，请参阅 Managing and Restricting Filr Based Storage（管理和限制基于 Filr 的储存）。

以下是文件版本控制窗口中的其他选项：

Filr 通过允许您共享文件，让协作变得更加轻松。

使用永久链接可以轻松访问保存在嵌套级别的文件或文件夹。永久链接是永久的、经过鉴定的文件或文件夹的链接。Filr 应用程序中的每个文件或文件夹都有永久链接。当永久链接与经过鉴定的用户共享时，用户至少应具有访问文件或文件夹的查看权限。用户可以直接查看可预览的文件。如果文件不可预览，则登录到 Filr 应用程序后，用户会进入文件的位置。该文件的复选框在该位置的文件列表中处于选中状态。

右键单击文件或文件夹，从菜单中选择永久链接。随即将显示文件或文件夹的链接。

图 38 查看永久链接

您可以单击复制链接选项并共享链接。

使用永久链接访问文件和文件夹

您可以与内部用户或外部用户共享文件。仅当您在文件夹级别具有共享权限时，才能共享文件。 要共享文件或文件夹：

单击文件的 更多细节按钮。

图 41 由其他人共享

如果将文件共享给其他人，则接受共享者的名称将列在更多细节窗口中的由其他人共享选项卡下。

共享文件时，可以为共享设置失效日期。 要执行这一操作：

在邀请成员选项卡中，单击失效下拉菜单。

图 42 邀请成员

菜单中包含以下选项：

之后：选择此选项后，您可以设置从当前日期到共享过期的天数。

可以，当文件拥有者向被共享者/接收者提供了重新共享权限时，就可以对共享给您的文件进行重新共享。 请参阅图共享权限。 以下是允许重新共享给下的选项：

共享文件时，My Files（我的文件）区域中的成员列中将更新文件的共享接受成员或组的计数。Shared By Me（由我共享）下各区域也将列出您共享的所有文件。如果与您共享了任何文件，则 Shared With Me（与我共享）区域内将列出那些文件。您也可以单击 按钮查看更多细节。

图 43 查看更多细节

用户和组细节与共享失效状态一同显示。

“共享访问报告”为您提供文件细节，例如谁在什么时间访问了文件，以及是否向文件添加了注释。仅 Filr 高级版中有共享访问报告。接收方访问共享文件时，您将收到来自 Filr 的通知电子邮件。您还可以单击电子邮件中提供的链接，链接会将您路由到接收方的细节，以查看访问报告。如果接收方已访问共享文件，则访问报告选项将显示在文件的细节窗格中。

图 44 共享访问通知

报告包含接收人的访问信息，例如谁访问了文件、访问文件的计算机的 IP 地址、访问文件的日期和时间。您可以通过单击下载报告来下载 PDF 版的报告。

共享链接是一种 URL，用于提供对文件的只读访问权限。 从版本 24.2 开始，用户可以在创建共享链接时或创建共享链接后设置口令。 如果共享链接受口令保护，则接收人必须输入共享文件的用户提供的口令。

要生成共享链接或受口令保护的共享链接，请右键单击要共享的文件，然后从文件的“环境”菜单中选择“共享链接”选项。

图 45 共享链接

您可以使用以下权限生成共享链接：

您可以选择以下选项之一来设置链接的失效时间：

图 46 受口令保护的共享链接

图 47 口令策略

单击“生成”以生成唯一的共享链接。

您现在可以通过电子邮件、文本讯息、社交媒体或任意其他协作论坛直接与任何人共享链接。单击链接的任何用户都可以直接访问文件。根据链接类型，用户将能够查看或下载文件。

图 48 生成的链接

任何受口令保护的共享链接均可以修改。 您可以更改已为链接设置的口令。

要修改共享链接或修改现有受口令保护的共享链接的口令，请右键单击已为其生成共享链接的文件，然后从该文件的“更多操作”菜单中选择“修改链接”选项。随即显示“共享链接”对话框。

图 49 修改链接

单击“口令”字段旁的 “编辑”按钮。此操作将清除口令字段，以便您输入新口令。 编辑口令时，您可以通过单击 “显示/隐藏口令”按钮来转换所输入口令的可见性。 输入符合 Filr 口令策略的新口令后，单击 右勾按钮，然后单击“保存”。 如果您不想编辑口令，可以单击 叉号按钮。

图 50 修改口令

要取消共享文件，可以从更多操作菜单中选择停止共享选项。

如果文件已与多个用户共享，但您想要取消与特定用户共享，则可以使用文件更多操作菜单中的管理共享选项。在管理共享对话框的管理共享选项卡下，选择用户名并单击 。

您可以前往 Shared By Me（由我共享）区域，选择多个文件并从页面右上角更多操作菜单中选择停止共享选项。

共享多个文件或文件夹时，如果一个文件具有“查看”权限，而一个文件夹具有“贡献者”权限，则将考虑“查看”权限。您可以使用文件更多操作菜单中的管理共享选项编辑共享许可权限。在“管理共享”对话框的管理共享选项卡下，选择用户/组名并单击 。

图 51 编辑共享

这里您可以更改共享许可权限和共享失效时间。单击重设置选项将重设置对旧许可权限设置所作的更改。

您现在可以编辑自定义模板或在 Filr 中创建新文件。创建新文件选项仅适用于高级 Filr 版本，并且管理员需要启用 Content Editor。在 My Files（我的文件）和 Net Folder（网络文件夹）区域中，您可以在根级别和文件夹级别找到此选项，在 Shared With Me（与我共享）和 Shared By Me（由我共享）区域中，您将仅在文件夹级别找到此选项。

要创建新文件，请执行下列步骤：

数据泄漏保护功能允许您控制重要的组织文件，帮助您遵守数据保护策略，同时仍为远程工作的外部合作伙伴和用户提供远程访问。

数据泄漏保护通过基于策略的预防机制进行处理。将策略应用于文件时，该文件将遵循策略中设置的配置。为策略指派了一组文件操作限制。策略应用于文件时，将遵守文件操作限制。

例如：向文件应用了将“外部共享”作为文件操作限制的策略。将限制与任何外部用户共享此文件（“与外部用户共享”、“与公众共享”和“通过文件链接共享”）。

如果为网络文件夹启用了 DLP，并且未在网络文件夹级别应用策略，如果您被任命为网络文件夹的主持人，则可以将 DLP 策略应用于工作空间中的文件或去除 DLP 策略。

对于文件，请执行下列操作之一：

对于网络文件夹中的文件，您可以看到以下任一内容：

如果为网络文件夹启用了 DLP 策略，并且未在网络文件夹级别应用策略，则作为主持人执行以下步骤将策略应用于文件：

该策略将应用于该文件。

如果您成为网络文件夹的主持人，则可以将 DLP 策略应用于该网络文件夹中的文件。

为网络文件夹启用 DLP 策略并将策略应用于网络文件夹的文件后，主持人可以去除策略。要去除策略，请执行以下操作：

该策略即被去除。

当文件与组织外部的用户共享时，用户必须登录 Filr 应用程序才能访问该文件。共享文件后，会向外部用户发送一封电子邮件，其中包含指向自行注册表单的链接。用户必须在表单中注册细节并完成自行注册过程才能登录 Filr 应用程序。表单如下所示：

图 62 自行注册

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