Micro Focus Filr - Foire aux questions (FAQ)

La page d'accueil est la page de renvoi par défaut qui s'affiche pour tous les utilisateurs (à l'exception des utilisateurs invités).

La page d'accueil contient les éléments suivants :

Les informations affichées sur votre page d'accueil varient en fonction des éléments activés par votre administrateur Filr.

Par exemple, lorsque vous vous connectez pour la première fois au site Filr, un écran de bienvenue semblable à celui-ci s'affiche.

Figure 1 Page d'accueil

Il s'agit de la liste des fichiers récemment ouverts par l'utilisateur connecté et des fichiers partagés (par l'utilisateur connecté et les autres utilisateurs). Par défaut, cette liste affiche les 10 derniers fichiers ouverts par l'utilisateur au cours des 7 derniers jours. L'administrateur peut configurer le nombre de jours, Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Recent Files List (Liste de fichiers récents) dans le document Filr 5.0: Administrative UI Reference (Filr 5.0 : Référence de l'interface utilisateur d'administration). L'utilisateur peut modifier le nombre de fichiers à afficher dans la liste. Par défaut, le drapeau NetFolders (Dossiers réseau) est activé. Si l'administrateur désactive les dossiers réseau pour les fichiers récents, les fichiers téléchargés, renommés, commentés ou édités dans le dossier réseau par les utilisateurs ne sont pas répertoriés dans la liste des fichiers récents de l'utilisateur connecté. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Recent Files List (Liste de fichiers récents) dans le document Filr 5.0: Administrative UI Reference (Filr 5.0 : Référence de l'interface utilisateur d'administration).

Cette zone contient tous les fichiers que vous-même ou d'autres utilisateurs avez récemment ouverts. Il n'est pas nécessaire de parcourir chaque dossier pour accéder à ces fichiers.

La liste indique les éléments suivants :

Vous pouvez également effectuer des opérations de base sur le fichier directement à partir de la liste :

Figure 7 Liste des fichiers récents

Figure 8 Opérations sur les fichiers récents

La liste des fichiers récents affiche les fichiers récemment ouverts par l'utilisateur connecté. Lorsqu'un fichier est partagé, seuls le propriétaire du fichier et le destinataire peuvent le voir dans la liste des fichiers récents. Par exemple, l'utilisateur A (propriétaire) partage un fichier avec l'utilisateur B. Ce fichier s'affiche alors dans la liste des fichiers récents de l'utilisateur A et de l'utilisateur B. Au bout de quelques jours, si le même fichier est partagé par l'utilisateur A avec l'utilisateur C, ce fichier s'affiche dans la liste des fichiers récents des utilisateurs A et C.

Si les dossiers réseau sont désactivés pour les fichiers récents, toutes les opérations effectuées sur les fichiers partagés par les autres utilisateurs ne sont pas répertoriées dans les fichiers récents.

Il est possible de configurer le nombre de fichiers à afficher dans la liste des fichiers récents. Pour configurer les paramètres, accédez à votre profil utilisateur.

Figure 9 Profil utilisateur

Dans la section Personnalisation, sélectionnez le nombre de fichiers à afficher dans la liste des fichiers récents.

Cette section contient des informations sur le client Filr natif, des liens de téléchargement vers d'autres clients, des instructions d'installation, ainsi qu'un lien vers la documentation. Elle n'est disponible que si l'administrateur Filr a activé l'autorisation de télécharger et d'installer le client Filr.

L'exécutable du client qui peut être téléchargé varie selon le système d'exploitation. Par exemple, l'accès au client Web à partir d'un ordinateur Windows affiche les exécutables Windows.

Pour télécharger un autre client, cliquez sur le lien Autres téléchargements de client.

Figure 10 Téléchargements de client

Au fil du temps, l'utilisation de l'espace disque augmente. Vous pouvez limiter la quantité de données qui peuvent être téléchargées sur le disque de stockage partagé de Filr au niveau du système ou au niveau de chaque utilisateur et groupe. Les fichiers des dossiers réseau (y compris votre répertoire privé) ne sont pas pris en compte dans votre quota. Votre quota ne s'affiche sur votre page d'accueil que s'il est activé par votre administrateur Filr. En cas de dépassement de votre quota de données, une notification par message électronique vous est envoyée à vous et à l'administrateur.

Le quota affiche l'espace utilisé dans Filr. Les indicateurs de couleur sont les suivants :

Figure 11 Quota sur la page d'accueil

Le quota sur la page d’accueil reflète le quota de données utilisé et disponible pour votre compte.

Figure 12 Quota utilisé

Les scénarios suivants sont d'application lorsque votre quota de données est utilisé :

La page d'accueil est la page de renvoi par défaut ; elle est personnalisable. Vous pouvez définir les zones de travail Filr (à l'exception de Public) ou le dossier dans les zones de travail en tant que page de renvoi. Une fois la configuration terminée, lorsque vous vous connectez à Filr, vous accédez au dossier ou à la zone de travail définie comme page de renvoi par défaut. Pour définir les préférences de la page de renvoi, procédez comme suit :

Vous pouvez effectuer des opérations de recherche sur les fichiers et les dossiers en fonction des droits d'accès dont vous disposez sur chaque élément. La chaîne de recherche doit contenir au moins 3 caractères pour que Filr puisse commencer la recherche dans le contenu.

Pour utiliser la fonction de recherche, procédez comme suit :

Informations supplémentaires sur les opérations de recherche :

Vous pouvez sélectionner votre langue de préférence dans la liste déroulante Langue située dans le profil utilisateur sous Informations de base sur le compte. Lorsque vous sélectionnez la langue de préférence, le contenu de l'interface utilisateur change en conséquence.

Figure 19 Modifier la langue

Les utilisateurs peuvent modifier la langue et le fuseau horaire dans le profil utilisateur. Dans le client Web Filr, la date et l'heure sont affichées en fonction de la région sélectionnée.

Figure 20 Paramètres régionaux de l'utilisateur

Par exemple, lorsqu'un utilisateur modifie la langue et le fuseau horaire dans le profil utilisateur, l'heure et la date affichées dans le panneau Plus de détails sont conformes aux modifications apportées. Voici le format de date et d'heure correspondant à deux régions différentes :

Les paramètres de notification de suivi se trouvent dans le profil utilisateur sous Notifications.

Lorsque vous marquez un fichier ou un dossier pour suivi, vous recevez des notifications par message électronique en cas de modifications apportées au fichier ou au dossier concerné.

Figure 23 Notifications de suivi

Si le paramètre de notification est désactivé, l'utilisateur ne peut pas suivre un fichier ou un dossier. Lorsque vous activez ce paramètre, vous devez indiquer votre adresse électronique pour recevoir les notifications.

Vous pouvez ajouter votre adresse électronique dans le profil utilisateur > Informations personnelles. Si les renseignements dans les informations personnelles sont grisés, demandez à votre administrateur d'ajouter l'adresse électronique.

Lorsque vous suivez un fichier ou un dossier, vous êtes informé des opérations suivantes effectuées sur l'élément correspondant :

Le paramètre Notifications propose les deux options suivantes :

Pour désactiver les notifications, l'utilisateur peut sélectionner Profil utilisateur > Notifications, puis cliquer sur le bouton bascule. L'état de suivi est conservé pour les éléments déjà marqués, mais l'utilisateur ne peut pas suivre les nouveaux éléments lorsque les notifications sont désactivées.

Figure 24 Notifications

Vous pouvez créer des dossiers dans les zones Mes fichiers, Partagé avec moi et Netfolders (Dossiers réseau) en fonction des autorisations dont vous disposez. Pour créer un dossier, cliquez sur le bouton Créer un dossier.

Figure 25

Entrez le nom du dossier, puis cliquez sur Créer.

Par défaut, aucune limite n'est fixée pour la taille des fichiers à télécharger. L'administrateur peut toutefois imposer une limite de taille. Il alloue de l'espace de stockage à chaque utilisateur, qui peut télécharger les fichiers en fonction de la limite définie pour l'espace de stockage. L'administrateur peut configurer la limite de taille des fichiers pour un utilisateur, le téléchargement de fichiers et la taille de téléchargement de fichiers pour un groupe.

Il est possible de télécharger n'importe quel type/extension de fichier vers Filr. L'administrateur peut toutefois bloquer certains types de fichiers, que l'utilisateur n'est alors pas autorisé à télécharger.

Vous pouvez télécharger des fichiers vers la zone Mes fichiers, vers les dossiers de la zone NetFolders (Dossiers réseau) et vers la zone Partagé avec moi. Vous ne pouvez télécharger des fichiers vers des dossiers partagés que si vous y êtes autorisé. Pour télécharger un fichier, accédez au dossier dans lequel vous souhaitez le télécharger. Cliquez sur , puis recherchez et sélectionnez le fichier sur votre ordinateur. Vous pouvez également glisser-déplacer le fichier vers un dossier.

Si vous recevez une requête de fichier d'un utilisateur Filr, cliquez sur le lien figurant dans le message électronique de la requête de fichier pour télécharger le fichier demandé.

Vous pouvez télécharger des dossiers vers la zone Mes fichiers, vers les dossiers de la zone NetFolders (Dossiers réseau) et vers la zone Partagé avec moi. Vous ne pouvez télécharger des fichiers vers des dossiers partagés que si vous disposez de l'autorisation Contributeur.

Pour télécharger un dossier, accédez à la zone dans laquelle vous souhaitez le télécharger. Cliquez sur dans le coin supérieur droit de votre zone de travail, puis recherchez et sélectionnez le dossier sur votre ordinateur. Vous pouvez également glisser-déplacer les dossiers à télécharger.

Vous pouvez télécharger des fichiers ou des dossiers à partir des zones Mes fichiers, NetFolders (Dossiers réseau) et Partagé avec moi. Vous ne pouvez télécharger des fichiers/dossiers à partir de dossiers partagés que si vous disposez de l'autorisation Contributeur.

Pour télécharger un fichier ou un dossier à partir de Filr, cliquez sur le bouton Télécharger correspondant au fichier ou au dossier sélectionné. Vous pouvez également sélectionner plusieurs fichiers ou dossiers, puis cliquer sur le bouton Télécharger situé dans le coin supérieur droit de la page.

Figure 26 Écraser un fichier

Si vous cliquez sur Afficher les détails, le message « Il existe déjà un fichier nommé <nom_fichier> à cet emplacement » s'affiche.

Les options Partages masqués et Partages non masqués sont disponibles dans les zones Partagé avec moi et Partagé par moi, ainsi que dans la zone Partagé par moi d'un dossier réseau. Après vous être connecter à Filr, accédez à la zone Partagé avec moiou Partager par moi. Le menu déroulant Partages se trouve dans le coin supérieur gauche de la zone Partagé avec moi.

Figure 27 Masquer des partages/Annuler le masquage de partages

Les options suivantes sont disponibles :

Pour masquer des fichiers, sélectionnez-les dans la zone Partages non masqués, puis cliquez sur le bouton Masquer les partages sélectionnés situé dans le coin supérieur droit de la zone Partagé avec moi. Les fichiers sélectionnés sont alors répertoriés dans les fichiers masqués. De même, pour annuler le masquage d'un fichier, sélectionnez-le parmi les fichiers répertoriés sous Partages masqués, puis sélectionnez le bouton Annuler le masquage des partages sélectionnés situé dans le coin supérieur droit de la zone Partagé avec moi. Les fichiers sélectionnés sont alors répertoriés sous Partages non masqués. Si vous souhaitez masquer un seul fichier ou dossier ou annuler le masquage d'un seul élément, cliquez sur le menu Autres actions de l'élément concerné, puis sélectionnez respectivement l'option Masquer le partage ou Annuler le masquage du partage.

Figure 28 Menu Autres actions

Vous pouvez demander à un utilisateur interne ou externe de télécharger un fichier dans un dossier spécifique. Cette fonction n'est disponible que dans les zones Mes fichiers et NetFolders (Dossiers réseau).

Accédez au dossier dans lequel vous voulez que l'autre utilisateur télécharge le fichier. Cliquez sur . Entrez le nom d'utilisateur ou l'ID d'adresse électronique correspondant, ajoutez une note sur le fichier demandé, puis cliquez sur Requête.

Figure 29 Requête d'un fichier

Filr vous permet d'afficher l'aperçu des fichiers. L'option d'aperçu n'est disponible que pour les types de fichiers pris en charge.

Pour afficher l'aperçu d'un fichier dans la page d'accueil > Fichiers récents, sélectionnez Afficher un aperçu du fichier dans le menu Autres actions.

Figure 30 Afficher l'aperçu d'un fichier

Pour afficher l'aperçu d'un fichier dans la zone Mes fichiers, Partagé avec moi ou NetFolders (Dossiers réseau), sélectionnez le fichier en question, puis cliquez sur l'icône d'aperçu .

Vous pouvez déplacer des fichiers et des dossiers dans et entre les zones Mes fichiers et NetFolders (Dossiers réseau). Vous ne pouvez toutefois pas déplacer de fichiers d'un dossier réseau vers un autre. Pour déplacer des éléments, vous devez disposer d'autorisations sur les dossiers source et de destination.

Pour déplacer un fichier/dossier (vous pouvez également déplacer plusieurs éléments), sélectionnez l'élément en question, puis sélectionnez l'option Déplacer vers dans le menu Autres actions.

Si vous souhaitez déplacer plusieurs fichiers/dossiers, sélectionnez-les, puis cliquez sur l'option Déplacer dans le menu Autres actions situé dans le coin supérieur droit du menu principal.

Figure 31 Déplacer des fichiers

Accédez à l'emplacement de destination, puis cliquez sur Déplacer ici. Vous pouvez également créer un dossier en cliquant sur l'icône de nouveau dossier située dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. Entrez ensuite le nom du dossier, puis cliquez sur Déplacer ici.

Figure 32 Créer un dossier et effectuer le déplacement

Vous pouvez créer une copie de fichiers ou de dossiers dans ou entre les zones Mes fichiers et Netfolders (Dossiers réseau) de Filr. Pour copier un élément, accédez à l'emplacement source, sélectionnez le fichier ou le dossier à copier, puis choisissez l'option Copier dans le menu Autres actions. Si vous souhaitez copier plusieurs fichiers ou dossiers, sélectionnez-les, puis cliquez sur l'icône Copier située dans le coin supérieur droit de la barre de menus.

Figure 33 Copier des fichiers

Accédez à l'emplacement de destination, puis cliquez sur Copier ici. Vous pouvez également créer un dossier en cliquant sur l'icône de nouveau dossier située dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. Entrez ensuite le nom du dossier, puis cliquez sur Copier ici.

Figure 34 Créer un dossier et effectuer la copie

Vous pouvez éditer les fichiers que vous téléchargez ou ceux qui sont partagés avec vous uniquement si vous disposez de l'autorisation d'édition. L'option d'édition est disponible pour les fichiers dans le menu Autres actions. Vous pouvez éditer les fichiers situés dans les zones Mes fichiers, NetFolders (Dossiers réseau) et Partagé avec moi.

L'applicatif Content Editor fait partie de l'édition avancée de Filr, qui offre des fonctionnalités de co-édition. Si Content Editor est configuré, l'utilisateur peut éditer les fichiers en ligne. Il est alors possible d'ouvrir un fichier directement dans un navigateur Web pour l'éditer.

Grâce à cette fonction, vous pouvez éditer le fichier à l'aide de l'application sur votre bureau. Tous les types de fichiers de base de MS-Office/LibreOffice sont pris en charge. Par exemple, si vous souhaitez afficher ou éditer un fichier .doc en utilisant MS Word, utilisez cette option pour ouvrir le fichier dans votre application de bureau au lieu de l'ouvrir sur le client Web. La fonction Éditer avec l'application est disponible pour tous les utilisateurs.

Tout utilisateur disposant d'un accès à un fichier et d'au moins l'autorisation de lecture pour ce fichier peut afficher les commentaires. Pour afficher les commentaires :

Ajout d'un commentaire

Pour ajouter un commentaire, dans l'onglet Commentaires, entrez le commentaire dans la zone de texte Ajouter votre commentaire, puis cliquez sur . Le nombre total de commentaires s'affiche en regard de l'icône de commentaire d'un fichier.

Édition d'un commentaire

Pour éditer un commentaire, dans l'onglet Commentaires, placez le pointeur de la souris sur le commentaire, cliquez sur Éditer, apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur .

Figure 36 Éditer un commentaire

Ajout d'une réponse à un commentaire

Pour ajouter une réponse, dans l'onglet Commentaires, entrez le commentaire dans la zone de texte Réponse, puis cliquez sur .

Suppression d'un commentaire

Pour supprimer un commentaire, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer.

Il est possible de créer et de conserver plusieurs versions d'un fichier. Lorsque vous téléchargez à nouveau un fichier existant vers Filr ou lorsque vous modifiez un fichier en ligne avant de l'enregistrer, ce fichier est enregistré en tant que dernière version.

Le fichier est téléchargé ou enregistré en tant que dernière version.

Si la fonction Gestion des versions de fichier est activée pour votre zone, l'option Historique des versions du menu Autres actions est disponible. Lorsque vous sélectionnez cette option, l'onglet Historique des versions de la fenêtre Plus de détails s'affiche. Il indique les différentes versions existantes des fichiers.

Figure 37 Historique des versions

Il est possible de conserver un maximum de dix versions par fichier. Lorsqu'il existe plus de dix versions, les fichiers les plus anciens sont supprimés automatiquement.

Dans l'application Filr, lorsqu'une version de fichier est créée, de l'espace disque supplémentaire est utilisé en fonction de la taille du fichier.

Lorsque cette fonction est activée, il est recommandé d'augmenter la taille de vastorage/vashare pour qu'elle soit au moins égale au double de la quantité d'espace disque actuellement utilisée (jusqu'à 10 fois). Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Expanding Storage (Extension de l'espace de stockage). Gérez l'utilisation de l'espace disque en appliquant un quota de données. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Managing and Restricting Filr Based Storage (Gestion et restriction de l'espace de stockage Filr).

Les autres options disponibles dans la fenêtre de gestion des versions de fichier sont les suivantes :

Filr facilite la collaboration grâce au partage des fichiers.

Un lien permanent permet d'accéder facilement à un fichier ou à un dossier enregistré dans un niveau imbriqué. Il s'agit d'un lien authentifié vers un fichier ou un dossier. Chaque fichier ou dossier de l'application Filr possède un lien permanent. Lorsqu'un lien permanent est partagé avec un utilisateur authentifié, l'utilisateur doit au moins disposer des droits d'affichage pour pouvoir accéder au fichier ou au dossier. L'utilisateur peut afficher directement les fichiers prévisualisables. Si le fichier n'est pas prévisualisable, l'utilisateur accède à l'emplacement du fichier une fois qu'il est connecté à l'application Filr. La case à cocher du fichier est sélectionnée dans la liste des fichiers de cet emplacement.

Cliquez avec le bouton droit sur un fichier ou un dossier, puis sélectionnez Lien permanent dans le menu contextuel. Un lien s'affiche pour le fichier ou le dossier.

Figure 38 Afficher un lien permanent

Vous pouvez cliquer sur l'option Copier le lien et partager le lien.

Accès aux fichiers et aux dossiers à l'aide de liens permanents

Vous pouvez partager un fichier avec un utilisateur externe ou interne. Pour cela, vous devez disposer d'autorisations de partage au niveau du dossier. Pour partager un fichier :

Cliquez sur le bouton Plus de détails d'un fichier.

Figure 41 PARTAGÉ PAR D'AUTRES

Si le fichier est partagé avec d'autres utilisateurs, les noms de ces utilisateurs sont répertoriés sous l'onglet PARTAGÉ PAR D'AUTRES dans la fenêtre Plus de détails.

Lorsqu'un fichier est partagé, vous pouvez définir les paramètres d'expiration pour déterminer le délai jusqu'auquel l'utilisateur peut y accéder.

Dans l'onglet Inviter des membres, cliquez sur le menu déroulant Expire.

Figure 42

Les options disponibles dans le menu sont les suivantes :

Oui, un fichier peut être repartagé lorsque son propriétaire a accordé à l'utilisateur l'autorisation de le repartager. Reportez-vous à la figure Autorisations de partage. Voici les options disponibles dans la section Autoriser le repartage avec :

Lorsqu'un fichier est partagé, la colonne Membres de la zone Mes fichiers est actualisée en fonction du nombre de membres ou de groupes avec lesquels le fichier est partagé. Tous les fichiers que vous partagez sont également répertoriés sous PARTAGÉ PAR MOI dans les zones correspondantes. Si des fichiers sont partagés avec vous, ils sont répertoriés dans la zone PARTAGÉ AVEC MOI. Vous pouvez également cliquer sur le bouton pour afficher plus de détails.

Figure 43 Afficher plus de détails

Les détails des utilisateurs et des groupes sont affichés, ainsi que l'état d'expiration du partage.

Le rapport d'accès au partage contient des informations détaillées sur un fichier, comme le nom de l'utilisateur qui y a accédé, l'heure de l'accès et les commentaires éventuellement ajoutés au fichier. Le rapport d'accès au partage n'est disponible que dans l'édition avancée de Filr. Lorsqu'un destinataire accède au fichier partagé, vous recevez un message électronique de notification de Filr. Vous pouvez également afficher le rapport d'accès en cliquant sur le lien figurant dans le message électronique, qui vous permet de consulter les détails du destinataire. Si le destinataire a accédé au fichier partagé, l'option Access Report is Available (Rapport d'accès disponible) est affichée dans le menu Autres actions.

Figure 44 Notification d'accès au partage

Le rapport contient les informations d'accès des destinataires, comme l'identité de l'utilisateur qui a accédé au fichier, l'adresse IP de la machine avec laquelle le fichier a été consulté, ainsi que la date et l'heure d'accès au fichier. Vous pouvez télécharger une version PDF du rapport en cliquant sur Télécharger le rapport.

Figure 45 Rapport d'accès

Un lien de partage permet de créer un lien pour partager un fichier/dossier. Un utilisateur disposant du lien de partage peut accéder au fichier concerné sans authentification. Il peut afficher ou télécharger un fichier, mais ne peut pas le déplacer, l'éditer ou le supprimer. Vous pouvez créer un lien pour :

Pour créer un lien, cliquez avec le bouton droit sur un fichier/dossier, puis sélectionnez Partager le lien ou sélectionnez l'option correspondante du menu Autres actions du fichier.

Figure 46 Partager un lien

Sélectionnez le type de lien à créer, puis définissez les paramètres d'expiration du lien. Cliquez sur GÉNÉRER.

Le lien est généré et automatiquement copié dans le Presse-papiers. Vous pouvez alors partager directement le lien au moyen d'un message électronique, d'un SMS, des réseaux sociaux ou d'un forum de collaboration. Tout utilisateur qui clique sur le lien bénéficie d'un accès direct au fichier. En fonction du type de lien, l'utilisateur peut afficher ou télécharger le fichier.

Figure 47 Lien généré

Pour annuler le partage d'un fichier, vous pouvez sélectionner l'option Arrêter le partage du menu Autres actions.

Si le fichier est partagé avec plusieurs utilisateurs et que vous souhaitez annuler le partage du fichier avec un utilisateur spécifique, utilisez l'option Gérer le partage du menu Autres actions du fichier. Dans la boîte de dialogue Gérer le partage, sous l'onglet Gérer les partages, sélectionnez le nom d'utilisateur souhaité, puis cliquez sur .

Vous pouvez accéder à la zone PARTAGÉ PAR MOI, sélectionner plusieurs fichiers et sélectionner l'option Arrêter le partage dans le menu Autres actions situé dans le coin supérieur droit de la page.

En cas de partage de plusieurs fichiers ou dossiers, si un fichier dispose de l'autorisation d'affichage et un dossier dispose de l'autorisation Contributeur, ce sont les droits d'affichage qui sont pris en compte. Vous pouvez éditer les autorisations de partage à l'aide de l'option Gérer le partage du menu Autres actions d'un fichier. Dans la boîte de dialogue Gérer le partage, sous l'onglet Gérer les partages, sélectionnez le nom d'utilisateur ou du groupe souhaité, puis cliquez sur .

Figure 48 Éditer les partages

Cette fenêtre vous permet de modifier les autorisations de partage et l'expiration du partage. Cliquez sur l'option Réinitialiser pour réinitialiser les modifications apportées aux anciens paramètres d'autorisation.

Il est désormais possible d'éditer les modèles personnalisés ou de créer un fichier dans Filr. L'option Créer un fichier n'est disponible que dans l'édition avancée de Filr, et Content Editor doit être activé par l'administrateur. Dans les zones Mes fichiers et NetFolders (Dossiers réseau), cette option est située au niveau de la racine et des dossiers. Dans les zones Partagé avec moi et Partagé par moi, elle se trouve uniquement au niveau des dossiers.

Pour créer un fichier, procédez comme suit :

Grâce à la fonction de prévention contre la fuite de données, vous pouvez maîtriser les fichiers importants de votre organisation et respecter les stratégies de protection des données tout en bénéficiant d'un accès distant aux partenaires et utilisateurs externes travaillant à distance.

La prévention contre la fuite de données est gérée par un mécanisme de prévention basé sur des stratégies. Lorsqu'une stratégie est appliquée à un fichier, celui-ci respecte la configuration définie dans la stratégie. Un ensemble de restrictions d'opération sur les fichiers est assigné à une stratégie. Lorsqu'une stratégie est appliquée à un fichier, les restrictions d'opération sur les fichiers sont appliquées.

Par exemple, une stratégie dont la restriction d'opération sur les fichiers « Partager en externe » est appliquée à un fichier. Le partage de ce fichier avec un utilisateur externe est alors restreint (Partager avec des utilisateurs externes, Partager avec le public et Partager à l'aide d'un lien de fichier).

Lorsque la fonction DLP est activée pour le dossier réseau et que la stratégie n'est pas appliquée au niveau du dossier réseau, si vous êtes modérateur du dossier réseau, vous pouvez appliquer ou supprimer une stratégie DLP pour les fichiers de l'espace de travail.

S'il s'agit d'un fichier, procédez comme suit :

S'il s'agit d'un fichier dans un dossier réseau, vous pouvez rencontrer l'une des situations suivantes :

Lorsqu'une stratégie DLP est activée pour un dossier réseau et qu'une stratégie n'est pas appliquée au niveau du dossier réseau, en tant que modérateur, procédez comme suit pour appliquer la stratégie à un fichier :

La stratégie est appliquée au fichier.

Si vous êtes modérateur d'un dossier réseau, vous pouvez appliquer une stratégie DLP aux fichiers de ce dossier réseau.

Lorsqu'une stratégie DLP est activée pour un dossier réseau et qu'une stratégie est appliquée à un fichier du dossier réseau, un modérateur peut supprimer la stratégie. Pour supprimer la stratégie, procédez comme suit :

La stratégie est supprimée.

Lorsqu'un fichier est partagé avec un utilisateur externe, celui-ci doit se connecter à l'application Filr pour y accéder. Une fois le fichier partagé, un message électronique contenant un lien vers un formulaire d'enregistrement automatique est envoyé à l'utilisateur externe. L'utilisateur doit alors enregistrer les détails dans le formulaire et effectuer la procédure d'enregistrement automatique pour pouvoir se connecter à l'application Filr. Le formulaire se présente comme suit :

Figure 59 Enregistrement automatique

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