Micro Focus Filr – Vanliga frågor och svar (FAQ)

Sidan Start är som standard landningssida för alla användare (förutom gästanvändare).

Sidan Start består av:

Du ser olika information på sidan Start beroende på vad som har aktiverats av din Filr-administratör.

När du till exempel loggar in på Filr-webbplatsen för första gången visas en välkomstskärm enligt det som visas nedan.

Figur 1 Sidan Start

Det här är listan över de senaste filer som använts av den inloggade användaren samt de filer som delats (av den inloggade användaren och andra användare). Som standard visas 10 filer som använts av användaren under de senaste 7 dagarna. Administratören kan konfigurera antalet dagar. Mer information finns i listan med senaste filer i referensen till det administrativa användargränssnittet i Filr 5.0. Användaren kan ändra det antal filer som ska visas i listan. Som standard är flaggan för Nätmappar aktiverad. Om administratören inaktiverar Nätmappar för de senaste filerna kommer de filer som överförts, bytt namn, kommenterats eller i nätmapparna av användare inte att visas i den inloggade användarens Senaste filer. Mer information finns i listan med senaste filer i referensen till det administrativa användargränssnittet i Filr 5.0.

Alla filer som du eller andra användare har använt nyligen visas i det här området. Användare behöver inte bläddra i de enskilda mapparna för att komma åt dessa filer.

I listan visas:

Du kan även utföra vissa grundläggande åtgärder på filen direkt från listan:

Figur 7 Lista över senaste filer

Figur 8 Åtgärder för senaste filer

I Senaste filer kan den inloggade användaren se de filer som har använts nyligen. När filer delas kan bara filens ägare samt mottagaren se dem i listan med senaste filer. Användare A (ägaren) delar till exempel en fil med användare B. Filen visas i listan med senaste filer för användare A och användare B. Om samma fil delas av användare A till användare C efter några dagar visas den delade filen i listan med senaste filer för användare A och användare C.

Om Nätmappar är inaktiverade för Senaste filer visas inte aktivitet som utförs på de delade filerna av andra användare

Det antal filer som ska visas i listan över senaste kan konfigureras. Du konfigurerar inställningarna genom att gå till din Användarprofil.

Figur 9 Användarprofil

I avsnittet Anpassning väljer du det antal filer som du vill se i Senaste filer.

Det här avsnittet innehåller information om den inbyggda Filr-klienten, hämtningslänkar till andra klienter, installationsanvisningar samt en länk till dokumentationen. Det här avsnittet är endast tillgängligt om Filr-administratören har aktiverat behörighet att hämta och installera Filr-klienten.

Beroende på operativsystemet går det att hämta tillämplig körbar klientfil. Om webbklienten till exempel öppnas på en Windows-dator visas körbara Windows-filer.

Om du vill hämta andra klienter klickar du på länken Andra klienthämtningar …

Figur 10 Klienthämtningar

Över tid ökar användningen av diskutrymme. Du kan begränsa den mängd data som överförs till den delade lagringsdisken i Filr på systemnivå eller på nivån för enskilda användare och grupper. Filer i Nätmappar (inklusive din egen hemkatalog) räknas inte mot din kvot. Din kvot visas på sidan Start först när kvoten har aktiverats av din Filr-administratör. När din datakvot har överskridits skickas en e-postavisering till dig och administratören för att meddela om detta.

Kvot visar det utrymme som används i Filr. Följande är färgindikatorerna:

Figur 11 Hemkvot

Kvoten på sidan Start speglar den datakvot som används och är tillgänglig för ditt konto.

Figur 12 Använd kvot

Följande är scenarierna när din datakvot förbrukas:

Som standard är sidan Start landningssida, men du kan anpassa den. Du kan använda Filr-arbetsområden (förutom Offentligt) eller mappar i arbetsområdena som landningssida. När du loggar in i Filr efter konfiguration kommer du till den mapp eller det arbetsområde som har angetts som landningssida. Så här ställer du in en annan landningssida:

Du kan utföra sökåtgärder på filer och mappar baserat på de åtkomstbehörigheter som du har för varje objekt. Söksträngen bör innehålla minst 3 tecken så att Filr kan börja söka innehållet.

Så här använder du sökalternativet:

Ytterligare information om sökåtgärder:

Du kan välja önskat språk i listrutan Språk som finns i användarprofilen under Account Basics (Grundläggande kontoinställningar). När du väljer ett språk uppdateras gränssnittet med det valda språket.

Figur 19 Byt språk

Användare kan ändra Språk och Tidszon i Användarprofil. Datum och tid visas i Filr-webbklienten enligt vald region.

Figur 20 Användarspråk

När användare till exempel ändrar språk och tidszon i användarprofilen visas datum och tid i Mer information enligt de uppdateringar som gjorts. Datum- och tidsformat för två regioner visas nedan:

Inställningar för följmeddelanden finns i Användarprofil under Aviseringar.

När du markerar en fil eller mapp som följ får du en e-postavisering när filen eller mappen ändras.

Figur 23 Följaviseringar

Om aviseringsinställningen är inaktiverad har användaren inte alternativet att följa en fil eller mapp. När du aktiverar inställningen måste du ange den e-postadress där du vill få aviseringarna.

Du kan lägga till e-postadressen i Användarprofil > Personlig information. Om uppgifterna i Personlig information är gråmarkerade kontaktar du din administratör för att lägga till e-postadressen.

När du följer en fil eller en mapp meddelas du om följande åtgärder som utförs på en fil eller en mapp som du följer:

Det finns två alternativ för aviseringsinställningen:

Användare kan inaktivera aviseringar genom att gå till Användarprofil -> Aviseringar och klicka på växlingsknappen. Följningstillstånd bevaras för de tidigare markerade objekten, men användaren kan inte följa nya objekt när aviseringarna har inaktiverats.

Figur 24 Aviseringar

Du kan skapa mappar i området för Mina filer, Delad med mig och Nätmappar baserat på de behörigheter du har. Du skapar en mapp genom att klicka på knappen Skapa mapp.

Figur 25

Ange mappnamnet och klicka på Skapa.

Som standard finns det ingen begränsning för filstorleken för överföring. Administratören kan kräva storleksgräns. Administratören tilldelar varje användare lagringsutrymme. Användaren kan överföra filerna baserat på gränsen för lagringsutrymme. Administratören kan konfigurera filstorleksgränsen för en användare, filöverföring samt filstorleksöverföring för en grupp.

Användare kan överföra alla filtyper/filnamnstillägg till Filr. Administratören kan blockera vissa filtyper. Baserat på detta tillåts inte användaren att överföra sådana typer av filer.

Du kan överföra filer till området för Mina filer, till mappar i området för Nätmappar samt till området för Delad med mig. Du kan endast överföra filer till delade mappar när du har behörighet. Om du vill överföra en fil går du till den mapp där du vill överföra filen. Klicka på samt bläddra till och välj filen på datorn. Användare kan även dra och släppa filerna till mapparna.

Om du får en filbegäran från en Filr-användare klickar du på länken i det e-postmeddelande med filbegäran som skickats till dig och överför den begärda filen.

Du kan överföra mappar till området för Mina filer, till mappar i Nätmappar samt till området för Delad med mig. Du kan endast överföra mappar till delade mappar när du har behörighet som deltagare.

Om du vill överföra en mapp går du till det område där du vill överföra mappen. Klicka på i det övre högra hörnet i arbetsområdet. Bläddra till och välj filen på datorn. Du kan även överföra genom att dra och släppa mapparna.

Du kan hämta filer och mappar från området Mina filer, Nätmappar och Delad med mig. Du kan bara hämta filer och mappar från delade mappar när du har behörighet som deltagare.

När du ska hämta en fil eller mapp från Filr klickar du på knappen Hämta för den valda filen eller mappen. Du kan markera flera filer och mappar och sedan klicka på Hämta uppe till höger på sidan.

Figur 26 Skriva över en fil

Om du klickar på Show details (Visa information) visas meddelandet ”There is already a file with the name <file name> in this location” (Det finns redan en fil med namnet <filnamn> på den här platsen).

Alternativen Hidden Shares (Dolda delningar) och Unhidden Shares (Ej dolda delningar) är tillgängliga i områdena Delad med mig, Delad av mig och området Delad av mig i nätmappar. Gå till Delad med mig eller Delad med mig när du har loggat in i Filr. Du ser listrutan Delningar uppe till vänster i området Delad med mig.

Figur 27 Dölja – visa delningar

Följande alternativ är tillgängliga:

Om du vill dölja filer markerar du dem i Unhidden Shares (Ej dolda filer) och klickar på knappen Hide Selected Shares (Dölj valda delningar) uppe till höger i området Delad med mig. När du gör det visas filerna bland de dolda filerna. Om du vill visa en fil markerar du den under Hidden Shares (Dolda delningar) och väljer knappen Unhide Selected Shares (Visa dolda delningar) uppe till höger i området Delad med mig. När du gör det visas filerna bland de visade filerna. Om du vill dölja eller visa en enskild fil eller mapp klickar du på Fler alternativ för filen och väljer Hide Share (Dölj delning) eller Unhide Shares (Visa delning).

Figur 28 Menyn Fler åtgärder

Du kan begära att en intern eller extern användare överför en fil till en specifik mapp. Den här funktionen är bara tillgänglig i Mina filer och Nätmappar.

Gå till den mapp där du vill att den andra användaren överför en fil. Klicka på . Ange användarnamn eller e-post-ID, lägg till en kommentar om den fil som du begär och klicka på Begär.

Figur 29 Begära filer

Med Filr kan du förhandsgranska filer. Alternativet Förhandsgranska är endast tillgängligt för filtyper som stöds.

Om du vill förhandsgranska en fil på sidan Start > listan med senaste väljer du alternativet Förhandsgranska fil i menyn Fler åtgärder.

Figur 30 Förhandsgranska filer

Om du vill förhandsgranska filer från Mina filer, Delad med mig och Nätmappar markerar du filen och klickar på ikonen Förhandsgranska .

Du kan flytta filer och mappar mellan och inom Mina filer och Nätmappar. Du kan inte flytta filer från en nätmapp till en annan nätmapp. För att flytta objekt behöver du har behörigheter för både källmappen och målmappen.

Du flyttar en fil/mapp (du kan även flytta flera objekt) genom att markera det objekt du vill flytta och välja alternativet Flytta till från menyn Fler åtgärder.

Om du vill flytta flera objekt markerar du dem och väljer Flytta i menyn Fler åtgärder uppe till höger på huvudmenyn.

Figur 31 Flytta filer

Gå till målplatsen och klicka på Flytta hit. Alternativt kan du skapa en ny mapp genom att klicka på mappikonen i fönstrets nedre vänstra hörn, ange mappnamnet och sedan klicka på Flytta hit.

Figur 32 Skapa mapp och flytta

Du kan kopiera filer eller mappar som finns i eller mellan områdena Mina filer och Nätmappar i Filr. Du kopierar objekten genom att gå till källplatsen, markera de filer eller mappar som ska kopieras och välja alternativet Kopiera i menyn Fler åtgärder. Om du vill kopiera flera filer markerar du flera filer eller mappar och klickar på ikonen Kopiera uppe till höger i menyfältet.

Figur 33 Kopiera filer

Gå till målplatsen och klicka på Kopiera hit. Du kan också skapa en ny mapp genom att klicka på mappikonen nere till vänster i fönstret, ange mappnamnet och sedan klicka på Kopiera hit.

Figur 34 Skapa mapp och kopiera

Du kan redigera filer som överförs eller delas av dig om du har redigeringsbehörighet. Alternativet Redigera är tillgängligt för filerna i menyn Fler åtgärder. Du kan redigera filerna i Mina Filer, Nätmappar och Delad med mig.

Verktyget Innehållsredigeraren är en del av Filr Advanced som ger funktioner för samredigering. Om Innehållsredigeraren konfigureras kan användaren redigera filerna online. En fil kan öppnas direkt i en webb och kan redigeras.

Med det här alternativet kan du redigera filen med programmet på skrivbordet. Alla grundläggande filtyper från MS-office/Libreoffice stöds. Om du till exempel vill visa eller redigera en .doc-fil med hjälp av MS Word kan du använda det här alternativet för att öppna filen i skrivbordsprogrammet i stället för att öppna den i webbklienten. Redigera med programmet är tillgängligt för alla användare.

Alla användare som har åtkomst till filen och har minst läsbehörighet kan visa kommentarerna. Om du vill visa kommentarerna

Lägga till en kommentar

Om du vill lägga till kommentarer går du till fliken Kommentarer, anger kommentarerna i textrutan Lägg till dina kommentarer och klickar på . Det totala antalet kommentarer visas intill kommentarsikonen för en fil.

Redigera en kommentar

Om du vill redigera kommentaren går du till fliken Kommentarer, hovrar musen över kommentaren, klickar på Redigera, gör ändringar och klickar på .

Figur 36 Redigera kommentarer

Svara på en kommentar

Du kan skicka ett svar genom att på fliken Kommentarer ange kommentarerna i textrutan Svara och klicka på .

Ta bort en kommentar

Du kan ta bort en kommentar genom att markera kommentaren och klicka på Ta bort.

Du kan skapa och upprätthålla flera versioner av en fil. När en redan befintlig fil överförs till Filr igen, eller när du utför en onlineredigering av en fil och sparar den, sparas filen som den senaste versionen av en fil.

Filen överförs eller sparas som den senaste versionen av filen.

Om funktionen för filversionshantering är aktiverad för din zon är alternativet Versionshistorik i menyn Fler åtgärder tillgängligt. Om du väljer det här alternativet visas fliken Versionshistorik i fönstret Mer information. Alla befintliga versioner av filerna visas på denna flik.

Figur 37 Versionshistorik

Du kan upprätthålla högst tio versioner per fil. När det finns fler än tio versioner tas de äldre filerna bort automatiskt.

När en filversion skapas i Filr-programmet förbrukas en ytterligare diskutrymmesplats beroende på filstorleken.

När den här funktionen är aktiverad rekommenderas det att storleken på vastorage/vashare ökas till minst dubbelt av det diskutrymme som för närvarande används (maximalt tio gånger). Mer information finns i Utöka lagring. Hantera användningen av diskutrymme med hjälp av datakvoten. Mer information finns i Hantera och begränsa Filr-baserad lagring.

Följande är det övriga alternativ som finns i fönstret för filversionshantering:

Filr gör samarbete enkelt eftersom du kan dela filer.

Det är enkelt att komma åt filer och mappar som sparas på kapslade nivåer via permalänkar. Permalänkar är permanenta, autentiserade länkar till filer eller mappar. Alla filer och mappar i Filr-appen har en permalänk. När du delar en permalänk med en autentiserad användare måste användaren minst ha visningsbehörighet för att komma åt filen eller mappen. Filer som går att förhandsgranska kan visas direkt. Om filen inte går att förhandsgranska dirigeras användaren till filens sökväg efter att ha loggat in i Filr-appen. Filens kryssruta markeras i listan över filer för den platsen.

Högerklicka på en fil eller mapp och välj Permalänk från menyn. Du ser en länk till filen eller mappen.

Figur 38 Visa permalänk

Du kan klicka på alternativet Kopiera länk och sedan dela länken.

Komma åt filer och mappar via en permalänk

Du kan dela en fil med en extern eller intern användare. Du behöver ha delningsbehörighet på mappnivå. Så här delar du en fil:

Klicka på knappen Mer information för en fil.

Figur 41 DELAS AV ANDRA

Om filen är delad till andra användare visas de användarnas namn på fliken DELAD AV ANDRA i fönstret Mer information.

När du delar en fil kan du ställa in hur länge personen du delar med ska ha tillgång till den delade filen.

Gå till fliken Invite Members (Bjud in medlemmar) och klicka på menyn Expire (Giltighet).

Figur 42

Här är alternativen som visas på menyn:

Ja, det går att dela om en fil när filens ägare har gett behörighet till det. Se figuren Delningsbehörigheter Följande är alternativen under Tillåt omdelning med:

Vid delning av en fil uppdateras kolumnen Medlemmar i området för Mina filer med det antal medlemmar eller grupper som filen delas med. Alla filer som du delar visas dessutom i DELAD AV MIG i respektive områden. Om det finns filer som delas med dig visas de filerna i området för DELAD MED MIG. Du kan även klicka på knappen om du vill få mer information.

Figur 43 Visa mer information

Information om användare och grupper visas samt statusen för upphörande av delning.

I rapporten om delningsåtkomst hittar du information om en fil, till exempel vem som har använt filen och när samt om kommentarer har lagts till i filen. Rapporten om delningsåtkomst är endast tillgänglig i Filr Advanced. När en mottagare använder den delade filen får du en e-postavisering från Filr. Du kan även visa åtkomstrapporten genom att klicka på den länk som finns i e-postmeddelandet. Då kommer du till mottagarens information. Om mottagaren har använt den delade filen visas alternativet Åtkomstrapport är tillgänglig i menyn Fler åtgärder.

Figur 44 Avisering om delningsåtkomst

Rapporten innehåller åtkomstinformation för mottagarna, däribland vem som har använt filen, IP-adressen för den dator som filen användes med samt datum och tid för filåtkomsten. Du kan hämta en PDF-version av rapporten genom att klicka på Hämta rapport.

Figur 45 Åtkomstrapport

Delningslänkar används till att skapa en länk för att dela en fil eller mapp. En användare med delningslänken kan komma åt filen utan autentisering. Användaren kan visa eller hämta filen, men kan inte flytta, redigera eller ta bort den. Du kan skapa en länk för att:

Du skapar en länk genom att högerklicka på filen eller mappen och välja Delningslänk eller genom att välja alternativet från menyn Fler åtgärder för en fil.

Figur 46 Delningslänk

Välj den typ av länk du vill skapa och ange inställningarna för länkens upphörande. Klicka på SKAPA.

Länken skapas och kopieras automatiskt till Urklipp. Nu kan du dela länken direkt med valfria mottagare via e-post, SMS, sociala medier eller andra samarbetsplattformar. Användare som klickar på länken får direkt åtkomst till filen. Beroende på typen av länken kan användare visa eller hämta filen.

Figur 47 Skapad länk

Om du vill sluta dela en fil kan du välja alternativet Sluta dela i menyn Fler åtgärder.

Om filen delas med flera användare och du vill sluta dela filen för en specifik användare använder du alternativet Hantera delning i menyn Fler åtgärder för en fil. I dialogrutan Hantera delning går du till fliken Hantera delningar, markerar användarnamnet och klickar på .

Du kan gå till området DELAD AV MIG, markera flera filer och välja alternativet Sluta dela i menyn Fler åtgärder uppe till höger på sidan.

När du delar flera filer eller mappar och en fil har behörigheten läsare och en mapp har behörigheten deltagare så gäller behörigheten läsare. Du kan redigera delningsbehörigheterna med hjälp av alternativet Hantera delningar i menyn Fler åtgärder för en fil. I dialogrutan Hantera delning går du till fliken Hantera delningar, markerar namnet på användaren/gruppen och klickar på .

Figur 48 Redigera delningar

Här kan du ändra delningsbehörigheter och upphörande av delning. Om du klickar på alternativet Återställ återställs de ändringar som gjorts av de gamla behörighetsinställningarna.

Nu kan du redigera de anpassade mallarna eller skapa en ny fil i Filr. Alternativet Skapa ny fil är endast tillgängligt för Advanced Filr Edition, och Innehållsredigeraren måste vara aktiverad av administratören. I området Mina filer och Nätmappar finns det här alternativet på rotnivå och mappnivå. I områdena Delad med mig och Delad av mig finns alternativet bara på mappnivå.

Du skapar en ny fil genom att utföra följande steg:

Med funktionen dataläckageskydd kan du kontrollera viktiga organisationsfiler. Den hjälper dig att följa dataskyddsprinciper samtidigt som du får fjärråtkomst till externa partner och användare som arbetar på distans.

Dataläckageskydd hanteras med en principbaserad preventionsmekanism. När en princip tillämpas på en fil följer filen den konfiguration som angetts i principen. En uppsättning filåtgärdsrestriktioner tilldelas till en princip. När en princip tillämpas på en fil följs filåtgärdsrestriktionerna.

Exempel: En princip med ”Dela externt” som filåtgärdsrestriktion tillämpas på en fil. Delning av den här filen med externa användare är begränsad (Dela med externa användare, Dela offentligt och Dela med fillänkar).

När DLP aktiveras för nätmappen och principen inte tillämpas på nätmappsnivå, och om du görs till moderator för nätmappen, kan du tillämpa eller ta bort en DLP-princip från filer på arbetsytan.

För en fil utför du följande:

För en fil i en nätmapp kan du se något av följande:

När en DLP-princip aktiveras för en nätmapp och en princip inte är tillämpad på nätmappsnivå utför moderatorn följande steg för att tillämpa en princip på en fil:

Principen tillämpas på filen.

Om du är moderator för en nätmapp kan du tillämpa DLP-principer på filer i den nätmappen.

När en DLP-princip aktiveras för en nätmapp och en princip tillämpas på en fil i nätmappen kan en moderator ta bort principen. Ta bort principen genom att göra följande:

Principen tas bort.

När en fil delas med en extern användare måste användaren logga in på Filr-programmet för att komma åt filen. När filen delas skickas ett e-postmeddelande till den externa användaren med länken till ett självregistreringsformulär. Användaren måste registrera detaljerna i formuläret och slutföra självregistreringsprocessen för att kunna logga in till Filr-programmet. Formuläret ser ut så här:

Figur 59 Självregistrering

© Copyright 2022 Micro Focus eller ett av dess närstående bolag.

De enda garantierna för produkter och tjänster från Micro Focus och dess närstående bolag och licensgivare ("Micro Focus") är sådana som kan anges i de uttryckliga garantier som bifogas sådana produkter och tjänster. Ingenting häri borde tolkas som en ytterligare garanti. Micro Focus ansvarar inte för tekniska eller redaktionella fel eller utelämnanden som finns här. Informationen i detta dokument kan ändras utan föregående meddelande.