Micro Focus Filr - 常見問答集 (FAQ)

「首頁」頁面是所有使用者的預設抵達頁面 (訪客除外)。

首頁包含：

根據 Filr 管理員所啟用的存取而定，您將在首頁上看到不同的資訊。

例如，當您第一次登入 Filr 網站時，將會看到如下的「歡迎」畫面。

圖 1 首頁

這是登入使用者最近所存取的檔案清單，以及登入使用者和其他使用者所共享的檔案清單。依預設，會列出過去 7 天內使用者所存取的 10 個檔案。管理員可以設定天數。如需詳細資訊，請參閱 Filr 5.0：管理 UI 參考中的最近的檔案清單。使用者可以變更清單中顯示的檔案數目。依預設，會啟用「網路資料夾」旗標。如果管理員對「最近的檔案」停用「網路資料夾」，則「網路資料夾」中任何使用者所上傳、重新命名、備註或編輯的檔案不會列在登入使用者的「最近的檔案」下。如需詳細資訊，請參閱 Filr 5.0：管理 UI 參考中的最近的檔案清單。

此區域會列出您或其他使用者最近存取的所有檔案。不需要瀏覽個別資料夾，即可存取那些檔案。

此清單顯示：

您也可以直接對清單中的檔案執行一些基本操作：

圖 7 最近的檔案清單

圖 8 最近的檔案操作

在「最近的檔案」中，登入使用者可以看到最近存取的檔案。當共享檔案時，只有檔案擁有者和收件者可以看到「最近的清單」中的檔案。例如，使用者 A (擁有者) 和使用者 B 共享一個檔案。該檔案便會顯示在使用者 A 和使用者 B 的「最近的檔案」清單中。數天之後，如果同一檔案又由使用者 A 共享給使用者 C，則該共享的檔案會顯示在使用者 A 和 C 的「最近的檔案」清單中。

如果在「最近的檔案」停用「網路資料夾」，則不會在「最近的檔案」中列出其他使用者對共享檔案所進行的任何動作

可以設定「最近的檔案」上顯示的檔案數目。若要進行設定，請導覽至「使用者設定檔」。

圖 9 使用者設定檔

在「個人化」區段，選取您希望在「最近的檔案」中查看的檔案數目。

本節包括原生 Filr 用戶端、其他用戶端的下載連結、安裝指示以及文件連結的相關資訊。只有在 Filr 管理員已啟用下載和安裝 Filr 用戶端的許可權時，本節才可用。

根據作業系統，有適當的用戶端執行檔可供下載。例如，從 Windows 機器存取 Web 用戶端時會顯示 Windows 執行檔。

若要下載其他用戶端，請按一下連結「其他用戶端下載...」

圖 10 用戶端下載

磁碟空間使用量會隨著時間增加。在系統層級或個別使用者或群組中，您可以限制可上傳至 Filr 共享儲存磁碟的資料量。「網路資料夾」中的檔案 (包括主目錄) 未計入配額。僅當 Filr 管理員已啟用配額時，「首頁」上才會顯示您的配額。當超過您的資料定額時，將傳送電子郵件通知給您，同時通知管理員。

配額會顯示 Filr 上的已使用空間。色彩指示器如下所示：

圖 11 首頁配額

「首頁」頁面上的「配額」會反映已使用的資料定額和可供您帳戶使用的資料定額。

圖 12 已使用的「配額」

耗用資料定額時的情境如下所示：

「首頁」頁面是預設抵達頁面並可自定。您可以將 Filr 工作區域 (公用除外) 或工作區域中的資料夾設定為抵達頁面。設定之後，當您登入 Filr 時，您將抵達該資料夾或設為預設抵達頁面的工作區域。執行下列步驟以設定「抵達頁面優先設定」：

您可以根據您對每個項目的存取權限，在檔案和資料夾執行搜尋操作。搜尋字串應該最少要包含 3 個字元，以便讓 Filr 開始搜尋內容。

若要使用搜尋選項，請執行下列動作：

搜尋操作的其他資訊：

您可以從「帳戶基本資料」之「使用者設定檔」的「語言」下拉式清單中選取您偏好的語言。選取偏好的語言時，UI 內容會變更為所選取的語言。

圖 19 變更語言

使用者可以修改「使用者設定檔」中的「語言」和「時區」。在整個 Filr Web 用戶端中，日期和時間會按照所選的區域顯示。

圖 20 使用者地區設定

例如，當使用者修改使用者設定檔中的「語言」和「時區」時，「更多詳細資料」中的時間和日期會按照所做的更新顯示。兩個區域的日期和時間格式如下所示：

「追蹤通知設定」存在於「通知」的「使用者設定檔」中。

當您將檔案或資料夾標記為「追蹤」時，則會在對該檔案或資料夾進行任何變更時收到電子郵件通知。

圖 23 追蹤通知

如果停用通知設定，則使用者沒有可追蹤檔案或資料夾的選項。在啟用設定時，您必須指定電子郵件地址來接收通知。

您可以在「使用者設定檔」>「個人資訊」中新增電子郵件。如果「個人資訊」中的詳細資料變成灰色，請聯絡管理員來新增電子郵件地址。

當追蹤檔案或資料夾時，您將會收到對所追蹤檔案或資料夾執行下列動作的通知：

通知設定有兩個選項：

若要停用通知，使用者可以前往「使用者設定檔」 -> 「通知」然後按下「切換」按鈕。系統將會保留先前標記項目的追蹤狀態，但使用者無法在停用通知時追蹤新的項目。

圖 24 通知

根據您所擁有的權限，可以在「我的檔案」、「與我共享」和「網路資料夾」區域中建立資料夾。若要建立資料夾，請按一下「建立資料夾」按鈕。

圖 25

輸入資料夾名稱，然後按一下「建立」。

依預設，上傳檔案沒有檔案大小限制。管理員可以強制限制大小。管理員負責分配每位使用者的儲存空間。根據儲存空間大小限制，使用者可以上傳檔案。管理員可以設定使用者的檔案大小限制，檔案上傳以及群組的檔案上傳大小限制。

使用者可以上傳任何檔案類型/副檔名到 Filr。管理員可以封鎖特定的檔案類型。若是管理員決定封鎖，則將不允許使用者上傳封鎖的檔案類型。

您可以將檔案上傳到「我的檔案」區域、「網路資料夾」中的資料夾，或是「與我共享」區域。只有當您有權限時，才可以將檔案上傳到共享資料夾。若要上傳檔案，請導覽至您要上傳檔案的目標資料夾。按一下 ，從您的電腦瀏覽並選取檔案。使用者也可以將檔案拖放到資料夾。

如果您從 Filr 使用者接收到檔案要求，請在寄給您的檔案要求電子郵件中按一下連結，以上傳要求的檔案。

您可以將資料夾上傳到「我的檔案」區域、「網路資料夾」中的資料夾，或是「與我共享」區域。只有當您有參與者權限時，才可以將資料夾上傳到共享資料夾。

若要上傳資料夾，請導覽至您要上傳資料夾的目標區域。按一下工作區域右上角的 ，從您的電腦瀏覽並選取資料夾。您也可以拖放要上傳的資料夾。

您可以從「我的檔案」區域、「網路資料夾」和「與我共享」區域下載檔案或資料夾。只有在您具有參與者權限時，才能從共享的資料夾下載檔案/資料夾。

若要從 Filr 下載檔案或資料夾，請按一下 所選取檔案或資料夾的下載按鈕。您也可以選取多個檔案或資料夾，然後按一下 頁面右上方的下載。

圖 26 覆寫檔案

如果您按一下「顯示詳細資料」，則會顯示「此位置中已有名稱為 <file name> 的檔案」訊息。

「隱藏的共享」和「取消隱藏的共享」選項位於「與我共享」、「由我共享」區域以及「網路資料夾」的「由我共享」區域中。登入 Filr 之後，請前往「與我共享」或「由我共享」區域。您將會在「與我共享」區域的左上角找到「共享」下拉式功能表。

圖 27 隱藏 - 取消隱藏共享

下列選項可供使用：

若要隱藏檔案，請從「取消隱藏的共享」中選取檔案，然後按一下「與我共享」 區域右上角的「隱藏所選共享」 按鈕。如果這麼做，則會在隱藏的檔案下方列出選取的檔案。同樣地，若要取消隱藏檔案，請從「隱藏的共享」下列出的檔案中選取檔案，然後選取「與我共享」 區域右上角的「取消隱藏所選共享」 按鈕。如果這麼做，則會在「取消隱藏的共享」下方列出選取的檔案。如果您想要對單一檔案或資料夾執行隱藏和取消隱藏，則請按一下檔案的「更多」選項，然後分別選取「隱藏共享」和「取消隱藏共享」選項。

圖 28 更多動作功能表

您可以要求內部使用者或外部使用者將檔案上傳到特定資料夾。此功能只適用於「我的檔案」和「網路資料夾」。

導覽至您希望其他使用者上傳檔案的資料夾。按一下 。輸入使用者名稱或電子郵件 ID，接著為您要求的檔案新增備註，然後按一下「要求」。

圖 29 要求檔案

Filr 允許您預覽檔案。「預覽」選項只適用於支援的檔案類型。

若要預覽「首頁」>「最近的清單」中的檔案，請選取「更多動作」功能表中的「預覽檔案」選項。

圖 30 預覽檔案

若要從「我的檔案」、「與我共享」和「網路資料夾」預覽檔案，請選取該檔案，然後按一下「預覽 」圖示。

您可以在「我的檔案」和「網路資料夾」兩者之間或其內部移動檔案和資料夾。您無法將檔案從一個網路資料夾移動到另一個網路資料夾。若要移動項目，您需要擁有來源和目標資料夾兩者的權限。

若要移動檔案/資料夾 (您也可以移動多個項目)，請選取您要移動的項目，然後從「更多動作」功能表選擇「移動至」選項。

如果您想要移動多個項目，則請選取多個檔案/資料夾，然後從主要功能表右上角的「更多動作」功能表中選取「移動」選項。

圖 31 移動檔案

請導覽至目的地位置，然後按一下「移動至此」。或者您也可以按一下視窗左下角的資料夾圖示，輸入資料夾名稱，然後按一下「移動至此」以建立新資料夾。

圖 32 建立資料夾並移動

您可以在 Filr 的「我的檔案」區域和「網路資料夾」區域兩者之間或其內部建立檔案或資料夾的複本。若要複製檔案，請導覽至來源位置，選取要複製的檔案或資料夾，然後從「更多動作」功能表選擇「複製」。若要複製多個檔案，請選取多個檔案/資料夾，然後按下「功能表」列右上角的「複製」圖示。

圖 33 複製檔案

導覽到目的地位置，然後按一下「複製至此」。或者您也可以按一下視窗左下角的資料夾圖示，輸入資料夾名稱，然後按一下「複製至此」以建立新資料夾。

圖 34 建立資料夾並複製

只有當您有「編輯」權限時，才可以編輯您上傳的檔案或與您共享的檔案。「其他動作」功能表中的檔案可使用「編輯」選項。您可以編輯「我的檔案」、「網路資料夾」和「與我共享」中的檔案。

「內容編輯器」裝置是 Filr Advanced 的一部分，可提供共同編輯的能力。若設定「內容編輯器」，則使用者便可以在線上編輯檔案。可以直接在網頁瀏覽器上開啟檔案並加以編輯。

此選項讓您能夠使用桌面的應用程式編輯檔案。支援所有 MS-office/Libreoffice 的基本檔案類型。例如，如果您想要使用 MS Word 檢視或編輯 .doc 檔案，便可使用此選項在桌面應用程式開啟檔案，而無須在 Web 用戶端開啟。所有使用者皆可使用「使用應用程式編輯」。

任何可存取檔案，且至少有檔案讀取權限的使用者皆可檢視備註。若要檢視備註，

新增備註

若要新增備註，請在「備註」索引標籤中，在「新增您的備註」文字方塊輸入備註，然後按一下 。備註總數將會顯示在檔案的備註圖示旁。

編輯備註

若要編輯備註，請在「備註」索引標籤中，將游標停在備註上方，按一下「編輯」以進行需要的變更，然後按一下 。

圖 36 編輯備註

回覆備註

若要新增回覆，請在「備註」索引標籤中的「回覆」文字方塊輸入備註，然後按一下 。

刪除備註

若要刪除備註，請選取備註然後按一下「刪除」。

您可以建立並維護檔案的多個版本。當已將現有檔案再次上傳至 Filr 或對檔案執行線上編輯並儲存檔案時，則會將檔案儲存為最新版本的檔案。

檔案已上傳或儲存為最新版本的檔案。

如果已為您的區域啟用「檔案版本設定」功能，「更多動作」功能表將提供「版本歷程」選項。選擇此選項時，「更多詳細資料」視窗中會顯示「版本歷程」索引標籤。此索引標籤底下會列出所有現有的多個版本。

圖 37 版本歷程

您最多可以維護每個檔案 10 個版本。當大於 10 個版本時，將自動刪除舊的檔案。

在 Filr 應用程式中，根據檔案大小建立檔案版本時，將耗用額外的磁碟空間。

啟用此功能後，建議將 vastorage/vashare 的大小擴大為目前已使用磁碟空間量的至少兩倍 (最大為 10 倍)。如需詳細資訊，請參閱擴大儲存空間。使用資料定額，管理磁碟空間的使用量。如需詳細資訊，請參閱管理和限制 Filr 型儲存。

檔案版本設定視窗中的其他選項如下所示：

Filr 讓您能夠共享檔案，進行協同作業更輕鬆。

使用永久連結可以輕鬆存取巢狀層級儲存的檔案或資料夾。永久連結是永久且經過驗證的檔案或資料夾連結。Filr 應用程式中的每個檔案或資料夾都會有永久連結。永久連結與已驗證的使用者共享時，使用者至少應該有權存取檔案或資料夾。使用者可以直接檢視可預覽檔案。如果檔案不可預覽，則登入 Filr 應用程式之後，會將使用者帶到檔案的位置。在該位置的檔案清單中已選取檔案的核取方塊。

以滑鼠右鍵按一下檔案或資料夾，然後從功能表中選取「永久連結」。顯示檔案或資料夾的連結。

圖 38 檢視永久連結

您可以按一下「複製連結」選項，並共享連結。

使用永久連結存取檔案和資料夾

您可以和外部使用者或內部使用者共享檔案。您應具有在資料夾層級共享的權限。若要共享檔案：

按一下檔案的 「更多詳細資料」按鈕。

圖 41 由他人共享

如果將檔案與其他人共享，則共享的名稱會列在「更多詳細資料」視窗的「由其他人共享」索引標籤下方。

共享檔案時，您可以將過期設定設為指出共享者有權存取所共享檔案的時間。

在「邀請成員」索引標籤中，按一下「過期」下拉式功能表。

圖 42

下列是功能表中可用的選項：

可以，若是檔案的擁有者提供重新共享權限，便可重新共享檔案。請參閱圖「共享權限」下列為「允許與以下對象重新共享」下的選項：

在共享檔案時，「我的檔案」區域中的「成員」欄會更新共享檔案的成員或群組數目。您所共享的所有檔案也會分別列在其對應區域中的「由我共享」下。如果有和您共享的檔案，則會列在「與我共享」區域中。您也可以按一下 按鈕檢視更多詳細資料。

圖 43 檢視更多詳細資料

使用者和群組的詳細資料會和共享到期狀態一同顯示。

「共享存取權限報告」向您提供檔案的詳細資料，例如是誰在什麼時候存取檔案，以及是否將備註新增到檔案。「共享存取權限報告」僅在 Filr Advanced 中可用。當收件人存取共享的檔案，您便會收到來自 Filr 的通知電子郵件。您也可以透過按一下電子郵件中提供的連結檢視存取權限報告，這會將您路由到收件人的詳細資料。如果收件人已存取共享的檔案，則「更多動作」功能表中會顯示「存取權限報告可用」選項。

圖 44 共享存取權限通知

報告包含收件人的存取資訊，例如誰存取了檔案、存取檔案機器的 IP 位址、檔案存取的日期和時間。您可以按一下「下載報告」下載報告的 PDF 版本。

圖 45 存取報告

共享連結用於產生共享檔案/資料夾的連結。擁有共享連結的使用者無須驗證便可存取檔案。使用者可以檢視或下載檔案，但無法移動、編輯或刪除檔案。您可以將連結產生至：

若要產生檔案，請以滑鼠右鍵按一下檔案/資料夾，然後選取「共享連結」，或從檔案的「更多動作」功能表中選取選項。

圖 46 共享連結

選取您要產生的連結類型，並進行連結的到期設定。按一下「產生」。

便會產生連結，並自動複製到您的剪貼簿。您現在可以和任何人直接共享連結，而無須透過電子郵件、文字訊息、社交媒體或其他協同作業討論區。任何使用者只須按一下連結，便可直接存取檔案。依連結類型而定，使用者將可以檢視或下載檔案。

圖 47 已產生連結

若要取消共享檔案，您可以從「更多動作」功能表選取「停止共享」選項。

如果檔案已和多名使用者共享，而您只要對特定的一名使用者取消共享，請使用檔案「更多動作」功能表中的「管理共享」選項。在「管理共享」對話方塊的「管理共享」索引標籤下，選取使用者名稱，然後按一下 。

您可以前往「由我共享」區域，選取多個檔案，然後在頁面右上角的「更多動作」功能表按下「停止共享」選項。

共享多個檔案或資料夾時，如果一個檔案具有「檢視」權限，而一個資料夾具有「參與者」權限，則會考慮使用「檢視」權限。您可以使用檔案「更多動作」功能表中的「管理共享」選項編輯共享權限。在「管理共享」對話方塊的「管理共享」索引標籤下，選取使用者/群組名稱，然後按一下 。

圖 48 編輯共享

您可在此變更共享權限和共享到期時間。按一下「重設」選項便可重設對原本權限設定所做的變更。

您現在可以編輯自定範本或在 Filr 內建立新檔案。「建立新檔案」選項僅適用於「進階 Filr 版本」，而管理員必須啟用內容編輯器。在「我的檔案」和「網路資料夾」區域中，您可以在根層級和資料夾層級找到此選項，而在「與我共享」和「由我共享」區域中，您只會在資料夾層級找到此選項。

若要建立新檔案，請執行下列步驟：

「資料外洩防護」功能可讓您充分控制重要的組織檔案並協助您遵守資料保護原則，同時將遠端存取權遠端提供給外部合作夥伴和使用者。

資料外洩防護是透過以原則為基礎的防護機制來處理。將原則套用至檔案時，檔案將遵守原則中設定的組態。一組檔案作業限制會指派給原則。將原則套用至檔案時，檔案作業限制會加以遵守。

例如：「外部共享」作為檔案操作限制的原則會套用至檔案。與其他外部使用者共享此檔案將受到限制 (與外部使用者共享、公開共享和使用檔案連結共享)。

當已為網路資料夾啟用 DLP 但未在網路資料夾層級套用原則時，且如果您已建立網路資料夾的仲裁者，則您可以移除 DLP 原則或將其套用至工作空間中的檔案。

針對檔案，請執行下列其一動作：

針對網路資料夾中的檔案，您可以看到下列內容：

當已為網路資料夾啟用 DLP 原則但未在網路資料夾層級套用原則時，仲裁者接著可以執行下列步驟以將原則套用至檔案：

原則已套用至檔案。

如果已建立網路資料夾的仲裁者，您可以將 DLP 原則套用至網路資料夾中的檔案。

當已為網路資料夾啟用 DLP 原則但未在網路資料夾套用原則，仲裁者接著可移除原則。若要刪除原則，請執行下列動作：

隨即移除原則。

當與外部使用者共享檔案時，使用者必須登入 Filr 應用程式以存取檔案。共享檔案時，系統會將附有自助登錄表單連結的電子郵件傳送給外部使用者。使用者必須在表單中登錄詳細資料並完成自助登錄程序，才能登入 Filr 應用程式。表單如下所示：

圖 59 自助登錄

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