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La gestión de contenido empresarial (ECM) es un conjunto de estrategias, tecnologías y prácticas que se utilizan para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos empresariales de una organización. Es más completa que los sistemas de gestión de contenido tradicionales, ya que incorpora gestión de documentos, gestión de registros, automatización del flujo de trabajo y funciones de colaboración en un solo sistema.

La implantación de un sistema de ECM ofrece varias ventajas, entre las que se incluyen:

• Mayor productividad: optimiza los procesos empresariales y reduce las tareas manuales, lo que permite a los empleados centrarse en actividades de mayor importancia y mejorar la productividad general.
• Colaboración mejorada: las funciones de colaboración permiten a los equipos trabajar de forma conjunta en documentos y contenido en tiempo real, independientemente de su ubicación.
• Mejora de la eficiencia: automatización de muchas tareas relacionadas con documentación, como la distribución, la aprobación y el archivo, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para llevarlas a cabo.
• Mejor cumplimiento: la gestión de registros y la garantía el cumplimiento de los requisitos normativos reducen el riesgo de sanciones legales y económicas.
• Servicio al cliente mejorado: responde a las peticiones de los clientes de manera más rápida y precisa, lo que mejora la satisfacción y fidelidad del cliente.

Los sistemas de ECM ayudan a las organizaciones a cumplir los requisitos normativos al proporcionar funciones como la gestión de registros, el control de versiones y el seguimiento de auditoría. Estas funciones ayudan a garantizar que los documentos se gestionen correctamente, se conserven durante el período requerido y se eliminen de conformidad con la normativa. Los sistemas de ECM también proporcionan controles de seguridad y de acceso para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a información confidencial.

Las funciones clave que se deben buscar en una solución de ECM incluyen:

• Gestión de documentos: sólidas capacidades de gestión de documentos, como control de versiones, control de entrada/control de salida y control de acceso.
• Gestión de registros: gestión de registros a lo largo de su ciclo de vida, incluidos los programas de retención, las retenciones jurídicas y las políticas de eliminación.
• Automatización de flujos de trabajo: automatización de tareas relacionadas con documentos, como la distribución, la aprobación y el archivo.
• Colaboración: funciones de colaboración para que los equipos puedan trabajar de forma conjunta en documentos y contenido en tiempo real.
• Búsqueda y recuperación: potentes funciones de búsqueda y recuperación, para que los usuarios puedan encontrar rápidamente la información que necesitan.

Los sistemas de ECM pueden mejorar la colaboración y la productividad al proporcionar una ubicación centralizada para almacenar y gestionar documentos y contenido. Esto facilita a los equipos trabajar juntos en proyectos y compartir información. Los sistemas de ECM también proporcionan funciones de colaboración, como control de versiones, comentarios y automatización del flujo de trabajo, que ayudan a los equipos a trabajar de manera más eficiente y a reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar las tareas. Por último, los sistemas de ECM proporcionan funciones sólidas de búsqueda y recuperación, lo que permite a los usuarios encontrar rápidamente la información que necesitan para mejorar aún más la productividad.

Las soluciones de ECM de OpenText, como Content Manager y Content Manager Cloud, ofrecen estas funciones y características clave que ayudan a las organizaciones a mejorar la colaboración y la productividad, al tiempo que gestionan el contenido y los documentos de manera eficaz.