Les plates-formes de messagerie d’entreprise sont des systèmes de communication sécurisés en temps réel qui permettent aux employés de collaborer efficacement et en toute sécurité au sein de votre organisation. Elles incluent des plates-formes de chat et de messagerie d’entreprise accessibles via des applications de bureau, des périphériques mobiles et des navigateurs Web, et utilisent souvent le chiffrement. Cela signifie que les membres de l’équipe peuvent communiquer indépendamment de leur emplacement physique ou de leur périphérique, créant ainsi une solution efficace et sécurisée pour les entreprises et les équipes travaillant à distance.

La messagerie d’entreprise fonctionne davantage en temps réel et en mode conversationnel que la messagerie électronique. Elle permet une communication et une collaboration plus rapides entre les membres de votre équipe, ce qui leur facilite l’exécution des tâches quotidiennes. La messagerie électronique est généralement utilisée pour les communications officielles, telles que l’envoi de documents officiels, de mémos ou d’annonces.

L’organisation est une autre différence essentielle entre la messagerie d’entreprise et la messagerie électronique. La messagerie d’entreprise organise généralement la communication sur des canaux ou des threads de commentaires spécifiques. Les conversations thématiques peuvent être regroupées, ce qui facilite le suivi et la participation à des sujets, projets et équipes spécifiques. Les conversations par messages électroniques sont généralement organisées en threads qui peuvent devenir longs et difficiles à suivre et complexifier les messages professionnels.

Les avantages des plates-formes de messagerie d’entreprise et de chat professionnel sont les suivants :

• Communication en temps réel : les plates-formes de messagerie et de chat d’entreprise permettent aux membres de votre équipe de communiquer en temps réel, ce qui facilite et accélère la prise de décision et la résolution des problèmes.
• Productivité accrue : les équipes peuvent communiquer rapidement, ce qui réduit le besoin de messages électroniques trop longs ou de réunions chronophages.
• Collaboration améliorée : les plates-formes de messagerie et de chat d’entreprise peuvent aider les membres d’équipe à collaborer plus efficacement en partageant des informations, des mises à jour et des idées en temps réel.
• Meilleure organisation : les plates-formes de messagerie et de chat d’entreprise permettent d’organiser les conversations en canaux ou en threads afin que les membres d’équipe gardent une trace des discussions et des informations importantes.
• Flexibilité et mobilité : les plates-formes de messagerie et de chat d’entreprise sont accessibles partout, à tout moment, quel que soit l’emplacement ou le fuseau horaire. Cela peut s’avérer particulièrement bénéfique pour les équipes distantes ou distribuées.
• Sécurité : de nombreuses plates-formes de messagerie et de chat d’entreprise proposent un chiffrement et d’autres fonctions de sécurité pour protéger les informations métiers sensibles.

Les défis peuvent inclure la formation, le maintien de la sécurité et de la confidentialité, et l’équilibrage de l’utilisation de la messagerie et du chat avec d’autres formes de communication.

Il est essentiel pour vos entreprises d’établir des directives et des stratégies claires pour l’utilisation de la messagerie et du chat d’entreprise, de fournir une formation et une assistance aux employés, ainsi que d’examiner régulièrement l’utilisation afin de garantir la conformité aux normes de l’entreprise.

1. Établir des directives claires : il est essentiel pour les entreprises d’établir des directives claires concernant l’utilisation appropriée des plates-formes de messagerie et de chat d’entreprise. Cela inclut les types de conversations qui sont appropriés, le langage et le ton.
2. Former les employés : les organisations doivent former les employés, y compris les meilleures pratiques de communication et les directives sur les informations les plus appropriées à partager.
3. Surveiller l’utilisation et l’archivage de messages : les organisations doivent surveiller l’utilisation des membres d’équipe pour veiller à un usage de ces plates-formes conforme aux stratégies et directives de l’entreprise. Cela inclut la surveillance de conversations ou de termes inappropriés et la vérification que des informations confidentielles ou sensibles de l’entreprise ne sont pas partagées.
   Il est également important d’archiver toutes les communications métiers, y compris les messages et les chats d’entreprise. OpenText™ Retain Unified archive au même endroit tous les messages électroniques, toutes les collaborations sociales et les données mobiles issus de différentes plates-formes.
4. Proposer des alternatives : bien que les plates-formes de messagerie et de chat d’entreprise puissent être utiles pour une communication rapide et efficace, elles peuvent ne pas convenir à tous les types de conversations. Les entreprises doivent proposer des alternatives, telles que des messages électroniques ou des réunions en face à face, pour des conversations plus formelles ou sensibles.