Le piattaforme di Enterprise Messaging sono sistemi di comunicazione sicuri e in tempo reale che consentono ai dipendenti di collaborare in modo efficiente e sicuro all’interno dell’organizzazione. Includono piattaforme di chat e messaggistica aziendale accessibili tramite applicazioni desktop, dispositivi mobili e browser Web e spesso utilizzano la crittografia. Ciò significa che i membri del team possono comunicare indipendentemente dalla posizione fisica o dal dispositivo, creando una soluzione efficace e sicura per le aziende e i team con dipendenti remoti.

L’Enterprise Messaging consente di conversare in tempo reale a differenza della posta elettronica. Inoltre, permette di comunicare e collaborare più rapidamente tra i membri del team, aumentandone l’efficienza per le attività quotidiane. La posta elettronica viene in genere utilizzata per comunicazioni formali come l’invio di documenti ufficiali, promemoria o annunci.

L’organizzazione rappresenta un’altra differenza fondamentale tra l’Enterprise Messaging e la posta elettronica. L’Enterprise Messaging in genere organizza le comunicazioni in canali specifici o thread di commenti. Le conversazioni possono essere raggruppate per argomenti, il che rende più facile seguire e partecipare ad argomenti, progetti e team specifici. Le conversazioni via e-mail sono generalmente organizzate come thread che possono diventare lunghi e difficili da seguire e rendere complicata la comunicazione aziendale.

I vantaggi delle piattaforme di Enterprise Messaging e chat aziendali includono:

• Comunicazioni in tempo reale: le piattaforme di chat ed Enterprise Messaging consentono ai membri del team di comunicare in tempo reale, semplificando il processo decisionale e la risoluzione dei problemi.
• Maggiore produttività: i team possono comunicare rapidamente, riducendo la necessità di e-mail lunghe o riunioni dispendiose in termini di tempo.
• Migliore collaborazione: le piattaforme di chat ed Enterprise Messaging possono aiutare i membri del team a collaborare in modo più efficace condividendo informazioni, aggiornamenti e idee in tempo reale.
• Migliore organizzazione: le piattaforme di chat ed Enterprise Messaging consentono di organizzare le conversazioni in canali o thread in modo che i membri del team tengano traccia di discussioni e informazioni importanti.
• Flessibilità e mobilità: è possibile accedere alle piattaforme di Enterprise Messaging e chat aziendali ovunque e in qualsiasi momento, indipendentemente dal luogo o dal fuso orario in cui ci si trova. Ciò può risultare particolarmente vantaggioso per i team remoti o distribuiti in zone geografiche diverse.
• Sicurezza: molte piattaforme di Enterprise Messaging e chat aziendali offrono crittografia e altre funzioni di sicurezza per proteggere le informazioni aziendali riservate.

Le sfide possono includere la formazione, il mantenimento della sicurezza e della riservatezza e il bilanciamento dell’uso della messaggistica e della chat con altre forme di comunicazione.

È importante che le aziende stabiliscano linee guida e criteri chiari per l’utilizzo di chat ed Enterprise Messaging, forniscano formazione e supporto ai dipendenti, oltre a rivedere regolarmente l’utilizzo per garantire la conformità agli standard aziendali.

1. Stabilire linee guida chiare: è importante che le aziende stabiliscano linee guida chiare sull’uso appropriato delle piattaforme di chat ed Enterprise Messaging. Ciò include tipi di conversazioni appropriati, la lingua e il tono.
2. Formare i dipendenti: le organizzazioni devono formare adeguatamente i dipendenti, fornendo loro le best practice per la comunicazione e le linee guida sulle informazioni da condividere.
3. Monitorare l’uso e l’archiviazione dei messaggi: le organizzazioni devono monitorare l’utilizzo di tali piattaforme per assicurarsi che i membri del team le utilizzino nel rispetto delle politiche e delle linee guida aziendali. Ciò include il monitoraggio della lingua o delle conversazioni inappropriate e la garanzia che le informazioni riservate o aziendali sensibili non vengano condivise.
   È anche importante archiviare tutte le comunicazioni aziendali, compresi i messaggi su chat ed Enterprise Messaging. OpenText™ Retain Unified archivia tutti i dati mobili, e-mail e social collaboration da più piattaforme in un’unica ubicazione.
4. Fornire alternative: sebbene le piattaforme di chat ed Enterprise Messaging possano essere utili per una comunicazione rapida ed efficiente, potrebbero non essere adatte a tutti i tipi di conversazione. Le aziende dovrebbero fornire alternative, come e-mail o riunioni in presenza, per conversazioni più formali o sensibili.