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O Gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) é um conjunto de estratégias, tecnologias e práticas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo e documentos relacionados aos processos de negócios de uma organização. Ele é mais abrangente que os sistemas tradicionais de gerenciamento de conteúdo, incorporando gerenciamento de documentos, gerenciamento de registros, automação de workflow e recursos de colaboração em um único sistema.

Há vários benefícios em implementar um sistema ECM, que incluem:

• Aumento da produtividade: Simplifique os processos de negócios e reduza as tarefas manuais, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor e melhorem a produtividade geral.
• Colaboração aprimorada: Os recursos de colaboração permitem que as equipes trabalhem juntas em documentos e conteúdo em tempo real, independentemente de sua localização.
• Mais eficiência: Automação de muitas tarefas relacionadas a documentos, como roteamento, aprovação e arquivamento, reduzindo o tempo e o esforço necessários para concluí-las.
• Melhor conformidade: O gerenciamento de registros e a garantia da conformidade com os requisitos regulatórios reduzem o risco de penalidades legais e financeiras.
• Melhor atendimento ao cliente: Responda às solicitações dos clientes de forma mais rápida e precisa, melhorando a satisfação e a fidelidade dos clientes.

Os sistemas de ECM ajudam as organizações a cumprir os requisitos regulatórios fornecendo recursos como gerenciamento de registros, controle de versão e trilhas de auditoria. Esses recursos ajudam a garantir que os documentos sejam gerenciados de forma adequada, mantidos pelo período necessário e descartados dentro da conformidade. Os sistemas de ECM também fornecem controles de segurança e de acesso para garantir que somente usuários autorizados possam acessar informações confidenciais.

Os principais recursos a serem procurados em uma solução de ECM incluem:

• Gerenciamento de documentos: Recursos robustos de gerenciamento de documentos, como controle de versão, check-in/check-out e controle de acesso.
• Gerenciamento de registros: Gerenciamento de registros durante todo o ciclo de vida, incluindo agendamentos de retenção, sigilos legais e políticas de descarte.
• Automação de workflows: Automação de tarefas relacionadas a documentos, como roteamento, aprovação e arquivamento.
• Colaboração: Recursos de colaboração para que as equipes possam trabalhar juntas em documentos e conteúdo em tempo real.
• Pesquisa e recuperação: Recursos avançados de pesquisa e de recuperação para que os usuários possam encontrar rapidamente as informações que precisam.

Os sistemas de ECM podem melhorar a colaboração e a produtividade fornecendo um local centralizado para armazenar e gerenciar documentos e conteúdo. Isso torna mais fácil para as equipes trabalharem juntas em projetos e compartilharem informações. Os sistemas de ECM também oferecem recursos de colaboração, como controle de versão, comentários e automação de workflow, que ajudam as equipes a trabalhar com mais eficiência e a reduzir o tempo e o esforço necessários para concluir tarefas. Por fim, os sistemas de ECM oferecem recursos robustos de pesquisa e de recuperação, permitindo que os usuários encontrem rapidamente as informações que precisam, melhorando ainda mais a produtividade.

As soluções de ECM da OpenText, como o Content Manager e o Content Manager Cloud, oferecem esses recursos e capacidades principais para ajudar as organizações a melhorar a colaboração e a produtividade ao mesmo tempo que gerenciam seu conteúdo e seus documentos com eficiência.