Die schnellste, offene, infrastrukturunabhängige, erweiterte SQL-Analysedatenbank
Unternehmensinterne (und öffentliche) Text-, Audio- und Videodaten sicher abrufen und analysieren
Eine intuitive Such- und Ermittlungslösung, die Sicherheitsvorfälle reduziert
Verhaltensanalysen auf Benutzer- und Entitätenebene, die vorhandene Sicherheitstools ergänzen und Sicherheitsteams ermöglichen, relevante Bedrohungen zu erkennen und auf diese zu reagieren, bevor Daten gestohlen werden
Autonome Prozesse aus Unternehmensperspektive betrachtet
Intelligente Automatisierung für Service Desk, Konfiguration und Asset Management
SQL-Analyselösung für die Auswertung großer Datenmengen für Big Data-Analysen
Hochgradiger Schutz sensibler gespeicherter, übertragener und verwendeter Daten über alle Systeme hinweg
Agile/DevOps-Management für kontinuierliche Qualität und Bereitstellung
Verwalten und Verfolgen von Anforderungen – von der Idee bis zur Bereitstellung
Planung, Verfolgung, Orchestrierung und Freigabe komplexer Anwendungen über alle Umgebungen hinweg
Aktivieren aller Aspekte von SCCM mit Skalierbarkeit, Sicherheit und Compliance der Unternehmensklasse
Automatisierung von kontinuierlichen Bereitstellungen mit Drag-and-Drop-Funktionalität
Regeln Sie Anwendungslebenszyklus-Aktivitäten, um höhere Qualität zu erreichen.
Vereinheitlichung des Test-Managements für eine höhere Wiederverwendbarkeit und Effizienz
Integriertes, komponentenbasiertes Testframework, das die funktionale Testautomatisierung beschleunigt
Schnellere Funktionstestautomatisierung über Web-, Mobil-, API- und Unternehmensanwendungen hinweg
Entdecken, Entwickeln und Simulieren von Services und APIs zum Beseitigen von Abhängigkeiten und Engpässen
Functional Testing mit Linksverschiebung mithilfe von IDEs, Sprach- und Test-Frameworks Ihrer Wahl
Zuverlässige und effiziente Automatisierung von Funktions- und Regressionstests
Zentrales, universell verfügbares Labor zum Entwickeln, Debuggen, Testen, Überwachen und Optimieren mobiler Anwendungen
Erfahren Sie mehr über die Lösungsreihe LoadRunner
Cloudbasierte Lösung zur einfachen Planung, Ausführung und Skalierung von Leistungstests
Projektbasiertes Performance Testing zur Ermittlung von Performance-Problemen
Benutzerfreundliche Performance-Testing-Lösung zur Optimierung der Anwendungs-Performance
Kollaborative Performance-Testing-Plattform für weltweit verteilte Teams
Entdecken, Entwickeln und Simulieren von Services und APIs zum Beseitigen von Abhängigkeiten und Engpässen
Identifiziert Sicherheitsschwachstellen der Software während der Entwicklung
Erhalten Sie wertvolle Einblicke mit einem zentralisierten Management Repository für Analyseergebnisse
Verwalten Sie Ihr gesamtes Anwendungssicherheitsprogramm von einer Schnittstelle aus.
Bietet umfassende dynamische Analysen der komplexen Webanwendungen und Internetservices
Erstellt Pakete mit Änderungsartefakten zur Beschleunigung der Entwicklung von Mainframe-Anwendungen
Schnellere, effiziente, skalierbare parallele Entwicklung
Eine Entwicklungsumgebung, die COBOL- und PL/I-Aktivitäten für Mainframe-Computer optimiert
Intelligence- und Analyse-Technologie, die Einblicke in Kernprozesse bietet
Antrieb für mobile Anwendungen, Cloud-Initiativen, Prozessautomatisierung und mehr
Zukunftssichere COBOL-Geschäftsanwendungen
Wartung und Erweiterung von ACUCOBOL-basierten Anwendungen
Zugriff auf Anwendungen – von überall
Wartung und Verbesserung der COBOL-Systeme
Wartung und Verbesserung der RM/COBOL-Anwendungen
Verbindung von COBOL-Anwendungen mit relationalen Datenbankverwaltungssystemen
Ableiten von zusätzlichem Nutzen durch relationalen Zugriff auf COBOL-Daten in Echtzeit
Erschließen von geschäftlichem Nutzen durch relationalen Zugriff auf COBOL-Daten in Echtzeit
Verbinden von ACUCOBOL-Anwendungen mit relationalen Datenbank-Verwaltungssystemen
Micro Focus COBOL-Anwendungen automatisch verstehen und analysieren
Erstellen Sie COBOL-Anwendungen mithilfe von Agile & DevOps-Maßnahmen
Bereitstellung von COBOL-Anwendungen über verteilte, Container- oder Cloud-Plattformen
Modernisierung zentraler Geschäftssysteminfrastruktur als Grundstein für zukünftige Innovationen
Verwaltung agiler Projekte mit einer flexiblen und kollaborativen Anforderungs- und Bereitstellungsplattform
Verwaltung von Anforderungen mit vollständiger End-to-End-Rückverfolgbarkeit der Prozesse
Automatisches Verstehen und Analysieren von IBM-Mainframe-Anwendungen
Wert, Kosten und Risiken von Anwendungsportfolios erfassen, analysieren und messen
Erstellung von Paketen mit Änderungsartefakten zur Beschleunigung der Entwicklung von Mainframe-Anwendungen
Erstellung und Verwaltung von Paketen mit Änderungsartefakten zur Beschleunigung der Entwicklung von Mainframe-Anwendungen
Bietet verschiedene Change-Management-Schnittstellen für die Verwaltung von Mainframe-Anwendungen
Erstellung und Modernisierung von COBOL- und PL/I-Anwendungen für IBM Mainframes
Schnellere, effiziente, skalierbare parallele Entwicklung
Antrieb für mobile Anwendungen, Cloud-Initiativen, Prozessautomatisierung und mehr
Verwaltung von Mainframe-Dateien zur schnelleren Problemlösung
Einfaches Testen von Änderungen an Mainframe-Anwendungen durch eine flexible Infrastruktur
Vergleich und Verwaltung von Mainframe-Daten, Text und Verzeichnisdateien
Verbinden Sie die Bereiche Entwicklung und Betrieb (Dev und Ops) durch die Automatisierung der Bereitstellungspipeline und reduzieren Sie die Feedbackzeit
Zentralisierte Planung und Kontrolle für den gesamten Lebenszyklus der Softwareversionen
Koordinierung und Integration von Prozessen für schnellere Softwareentwicklung und -bereitstellung
Erkennung von Änderungen, Synchronisierung mehrerer Umgebungen und Wiederherstellung von ausgefallenen Systemen
Führen Sie IBM Mainframe COBOL- und PL/I-Workload auf Windows, Linux und in der Cloud aus
Ausführung von modernisierten IBM Mainframe-Workloads mit Microsoft .NET und Azure
Modernisierung des Anwendungszugriffs auf IBM-, HP- und Unix-Anwendungen über Desktop-Computer und Mobilgeräte
Webfähiger Zugriff auf IBM- und VT-Anwendungen auf dem Desktop, ohne Java
Modernisierung des Desktop-Zugriffs auf Unisys-Mainframe-Anwendungen
Modernisierung des Anwendungszugriffs auf IBM-, HP- und Unix-Anwendungen auf dem Desktop
Automatisierung des Zugriffs auf IBM-, HP- und Unix-Anwendungen auf dem Desktop
Erstellen Sie neue Anwendungen und Workflows mit Web-Services und APIs für IBM-, HP- und UNIX-Anwendungen
Versorgung von Analyse-Plattformen und BI-Anwendungen mit Unisys MCP DMSII-Daten in Echtzeit
Zentralisierung von Host Access Management durch identitätsbasierte Zugriffskontrolle und Datenschutz
Modernisieren Sie die Dateiübertragung mit Funktionen für die Sicherheit, Verschlüsselung und Automatisierung innerhalb der Firewall und darüber hinaus
Erfahren Sie, wie Advanced Authentication Connector for z/OS eine Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Ihre IBM-z/OS-Endpunkte ermöglicht.
Messen und Verwalten der Bereitstellung und Nutzung terminalbasierter Software
Zentralisierung von Host Access Management durch identitätsbasierte Zugriffskontrolle und Datenschutz
Entwicklung und Bereitstellung von Anwendungen mit einer umfassenden Suite von CORBA-Produkten
Verteilte Anwendungen für Unternehmen
Entwicklung, Bereitstellung und Unterstützung einer mit CORBA 2.6 kompatiblen Middleware in C++ oder Java
Vernetzen von Anwendungen in unterschiedlichen Betriebsumgebungen
E-Mail, IM, chatbasierte Teamarbeit, Virenschutz, Spamschutz, Disaster Recovery und vieles mehr
Sicherer Zugriff und gemeinsame Nutzung von Dateien von jedem Gerät aus.
Sichere Verwaltung von E-Mail, Kalendern und Aufgaben für die moderne mobile Welt
Backup- und Notfallwiederherstellungslösung, die dafür sorgt, dass wichtige E-Mail jederzeit verfügbar ist.
Sieben wesentliche Tools zur Erstellung von IT-Infrastrukturen, einschließlich sicherer Dateifreigabe
Sichere Zusammenarbeit im Team mit Dokumentenverwaltung und Workflow-Funktionen
Protect your network and messaging system from malware, viruses, and harmful content
Bietet Single-Sign-On für Unternehmen und Föderierung von Cloud-Anwendungen
Mit Multi-Factor-Authentifizierung können Sie sensible Daten besser schützen
File Reporter- und Storage Manager-Lösungssuite
File Reporter for OES examines OES network file systems and delivers intelligent file insights so you can make the most intelligent business decisions.
Sicherer Zugriff und gemeinsame Nutzung von Dateien von jedem Gerät aus.
Schützt wichtige Unternehmenssysteme vor Ausfallzeiten und Notfällen
Vereinfacht die Ressourcenverwaltung auf einem Storage Area Network (SAN) und erhöht die Verfügbarkeit
Datei-, Druck- und Speicherservices, die sich perfekt für gemischte IT-Umgebungen eignen
Cloud-basierte Endpoint-Backup-Lösung mit Dateisynchronisierung und -freigabe sowie Analysefunktionen
Schnelles und einfaches Verpacken, Testen und Bereitstellen von Windows-Container-Apps
Sieben integrierte Produkte für die Verfolgung, Verwaltung und den Schutz von Endpunktgeräten
Erstellt Berichte, welche die Lizenzierung, Installation und Nutzung der Daten integrieren
Bietet automatisiertes Endpunktmanagement, Software-Verteilung, Support und mehr
Bietet identitätsbasierten Schutz für Geräte sowie vollständigen Datenschutz
Proaktiver Datenschutz für Laptops und Desktops, der Bedrohungen automatisch blockiert
Automatisiert die Patch-Analyse und überwacht Patch-Compliance in Bezug auf Sicherheitsschwachstellen
Optimiert und automatisiert die Art und Weise, wie Sie Ihrem Geschäft IT-Services bereitstellen
Cloudbasierte, skalierbare Archivierung für regulatorische, rechtliche und investigative Anforderungen
Archivieren Sie die gesamte geschäftliche Kommunikation für Fallbeurteilung, Suche und eDiscovery.
Automatisierung von Mitarbeiterdaten und Überwachung der Kommunikation zur Einhaltung von Richtlinien und Umsetzung interner Initiativen.
Risikominimierung über Social Media-Kanäle hinweg, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten
Protect your network and messaging system from malware, viruses, and harmful content
Wir unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien durch Verwaltung und Löschung von Daten.
Erfüllen Sie die sich ständig ändernden Anforderungen an die Netzwerkdatenverwaltung
Analyse von Dateien, um Richtlinien auf unstrukturierten Daten erkennen, klassifizieren und automatisieren zu können
Erfahren Sie, was gespeichert wird und wer Zugriff darauf hat
Archivierung strukturierter Daten, um veraltete Anwendungen außer Betrieb zu nehmen und den Daten-Footprint zu reduzieren
Identitätsgesteuerte Daten- und Zugriffs-Governance
SaaS-basierte Dateianalyse für alle unstrukturierten Daten
Reagieren Sie schnell, zuverlässig und kostengünstig auf Rechtsstreitigkeiten und Untersuchungen
Unternehmensinterne (und öffentliche) Text-, Audio- und Videodaten sicher abrufen und analysieren
Backup and disaster recovery for diverse, dynamic, and distributed enterprise
Automatisierung von Bereitstellung, Patching und Compliance im Rechenzentrum
Erkennung und Verwaltung von Konfigurationselementen (CIs) in hybriden IT-Umgebungen.
Vereinfachung der Fulfillment-Automatisierung und Durchsetzung von Governance
Automatisierung und Verwaltung von traditionellen, virtuellen und softwaredefinierten Netzwerken
Die erste vorkonfigurierte autonome Überwachungslösung für hybride IT
Durchgängige Automatisierung von IT-Prozessen
Erstellung, Sicherung und Skalierung automatisierter Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen
Ansprechende Endnutzererfahrung mit auf maschinellem Lernen basiertem, effizientem Service Desk
Manage IT assets for improved costs
Umfassende SIEM-Lösung für die Erkennung, Analyse und das Compliance-Management von Bedrohungen
Eine intelligente Protokollmanagement-Lösung, die die Compliance vereinfacht und forensische Untersuchungen durch Sicherheitsprofis beschleunigt
Eine umfassende Protokollmanagement-Lösung für eine einfachere Compliance, effiziente Protokollsuche und sichere, kostengünstige Speicherung.
Herunterladen und Bereitstellen von vorkonfigurierten Inhalten mit bedeutend geringerem Zeit- und Managementaufwand
Eine zukunftsorientierte, offene Plattform, die Datenchaos in Sicherheitserkenntnisse verwandelt.
Verhaltensanalysen auf Benutzer- und Entitätenebene, die vorhandene Sicherheitstools ergänzen und Sicherheitsteams ermöglichen, relevante Bedrohungen zu erkennen und auf diese zu reagieren, bevor Daten gestohlen werden
Eine vollfunktionale anpassbare Lösung, welche die alltägliche Verwendung von SIEM vereinfacht
Eine umfangreiche Security Orchestration Automation Response-Plattform mit kognitiver Automatisierung, Untersuchungs-Servicedesk, Prozess-Orchestrierung und SOC-Analysen.
SaaS-based file analysis on all of your unstructured data
Identify, analyze, and manage your data; then establish policies to protect your data properly and efficiently, in use and throughout its lifecycle, and ensure data preservation.
Permanente Dateiverschlüsselung, vollständige Kontrolle und Transparenz für den einfacheren Schutz unstrukturierter Daten.
Formaterhaltende Verschlüsselung (Format Preserving Encryption, FPE), Tokenisierung, Datenmaskierung und Schlüsselverwaltung
Multikanal-PCI-Compliance und Datenschutz für durchgängige Zahlungssicherheit
Schutz von personenbezogenen Daten, geschützten Patientendaten und geistigem Eigentum in E-Mails, Dateien und Office 365
SaaS-E-Mail-Verschlüsselung in der Cloud zum Schutz von Informationen in Office 365
Identifiziert Sicherheitsschwachstellen im Quellcode frühzeitig in der Softwareentwicklung
Bietet umfassende dynamische Analysen der komplexen Webanwendungen und Internetservices
Erhalten Sie wertvolle Einblicke mit einem zentralisierten Management Repository für Analyseergebnisse
Verwalten Sie Ihr gesamtes Anwendungssicherheitsprogramm von einer Schnittstelle aus.
Bereitstellung und Steuerung des Zugriffs auf unstrukturierte Daten
LDAP-Verzeichnis mit herausragender Skalierbarkeit und einer agilen Plattform
Automatische Überprüfung und Rezertifizierung des Benutzerzugriffs, um die Richtlinien einzuhalten
Bietet ein intelligentes Identity Management-Framework für Ihr Unternehmen
Bietet Single-Sign-On für Unternehmen und Föderierung von Cloud-Anwendungen
Sicherer Daten- und Anwendungsschutz über Benutzernamen und Passwörter hinaus
Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Ihre IBM-z/OS-Endpunkte
Integrieren Sie das Host-System in Ihr modernes Sicherheits-Framework.
Passen Sie die Authentifizierungs- und Zugriffsmethoden an das vorliegende Risiko an.
Ermöglicht Benutzern das Zurücksetzen ihrer Kennwörter, ohne die Hilfe der IT
Optimiert die Authentifizierung für Unternehmensanwendungen durch eine einmalige Anmeldung
Schutz und Management für den Zugriff auf Ihre APIs.
Ermöglicht es IT-Administratoren, an Systemen zu arbeiten, ohne dass Anmeldedaten offengelegt werden
Begrenzt administrative Berechtigungen und schränkt Verzeichnisansichten auf bestimmte Benutzer ein
Änderungen an Gruppenrichtlinien vor der Implementierung bearbeiten, testen und überprüfen
Schutz kritischer Daten, Risikominderung und Änderungsmanagement mit Change Guardian
Erweiterung von Active Directory auf Linux-Ressourcen
Vereinheitlichung und zentrale Verwaltung von Richtlinien auf mehreren Plattformen
Schutz kritischer Daten, Risikominderung und Änderungsmanagement mit Change Guardian
Findet und repariert Konfigurationsfehler, die zu Sicherheitsverletzungen oder Ausfallzeiten führen.
Problemlose Überprüfung der Compliance und Schutz in Echtzeit für IBM iSeries Systeme
Unterstützt Sie bei der Einbindung der Sicherheit in die IT-Wertschöpfungskette und fördert die Zusammenarbeit zwischen den Teams für IT-Betrieb, Anwendungen und Sicherheit.
Sorgt für Unternehmensagilität, sodass Sie schneller reagieren und sich Wettbewerbsvorteile sichern können.
Schnellere Ergebnisse aus der Cloud mit Beratungs-, Transformations- und Implementierungsservices.
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Vollfunktionales Use-Case-Modeling mit vorgefertigten Integrationen über das gesamte Micro Focus Software Portfolio hinweg, inklusive praktischer Anwendungsbeispiele
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Der Service Integration and Management Service optimiert Bereitstellung, Assurance und Governance in Umgebungen mit mehreren Anbietern.
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Camden is one of London’s most prominent boroughs, with a population of 235,000 people living in a 22-square-kilometer area north of the city center. It is home to famous locations such as Camden Town, Hampstead Heath, Highgate Cemetery, and London Zoo.
London is famous for its sense of history but in 2012, the city’s borough of Camden realized it was storing too many old paper records. It held thousands of boxes of documents, ranging from tenancy agreements to town planning diagrams, contracts, and even a collection of 35,000 historic illustrations – across eight offices. Lined up side by side on a shelf, these records would have extended for 22,000 meters.
More records were held at off site storage locations managed through contracts with four suppliers, each with their own rates and service agreements.
“This was a staggering amount, far higher than initial estimates and meant the task ahead would be huge,” says Richard O’Brien, the manager appointed to lead the Council’s Paper Reduction Project. A range of systems were used to manage the Council’s records, making it hard for staff to quickly locate or search records when needed. The amount of paper, related costs and risks were rising each year because not all areas of the Council were following the retention policies and disposing of unnecessary records. In addition, the Council held a wide range of information electronically in multiple databases across its different departments.
“Lack of processes created inefficiencies, with files going missing either because they had been placed on the wrong shelf, or someone had taken them and there was no booking out system,” says O’Brien. “There were also mountains of paper stored all over people’s desks, and these records were stored both as paper and electronically, so which one was the official Council record?” At the same time, the Council was planning to move into a new administrative and community leisure center in July 2014.
The move became the catalyst to identify what records it held and draw up a plan for managing its future storage requirements in a way that would reduce costs and enhance staff productivity.
Camden Council moved from storing records in boxes, filing cabinets and disparate databases to one comprehensive electronic document management system (EDMS) based on Content Manager for managing its physical and electronic records. As of late 2016, this system held or tracked 6.15 million digital and physical records. It was actively used by 820 of the Council’s 5,000 staff. The Council also migrated its day-to-day office data to Microsoft SharePoint. This allowed it to move away from shared drives and create organization-wide structures and procedures for teams, which in turn supported better internal collaboration. The Council is also considering how it can use Micro Focus Content Manager to govern its SharePoint content. In addition, the organization provided laptops with Skype to all staff members who moved as part of its relocation to new premises. This has allowed more flexible work practices – including staff members being able to work from home – and has made it possible for teams to access digitized records from any location with internet connectivity.
“These tools have proved to be invaluable in getting teams to ‘let go’ of their paper and start working in a new way,” says O’Brien. “Everyone has a laptop and those teams that are using Content Manager can access their information from wherever they’re logging on. So, they’re not just from working from home – they’re fully agile.”
The cornerstone of the Paper Reduction Project was a campaign called ‘Bin Scan Store’. Over 18 months until mid-2014, a project team that at times grew to 13 people, worked with the Council’s departments to identify what documents they held, decide whether they should be retained, and if so, how to manage them. Records that weren’t needed were destroyed.
“I came across general enquiries that only needed to be kept for three years dating back to the 1930s,” says O’Brien. “There were also boxes that were labeled as one subject matter that had been reused for another, and records marked up as being owned by teams that had ceased to exist 30 years earlier.”
After reviewing all its paper records, the Council decided to keep only 4,000 meters of its original 22,000 meters’ worth of documents. These were indexed and moved to a single off site storage location, to be kept with other existing paper records. To ensure the Council’s staff had ready access to their key documents, the project team scanned about 550,000 commonly used items (with anywhere from one to 500 pages) into the system. Other documents were retrieved as a scan-on-demand service, and an electronic copy was made available via an FTP site and stored in Content Manager, where used. This has allowed the Council to progressively populate its EDMS with those documents required by staff, and avoid the cost and risk associated with moving physical records around London.
The Council piloted its approach with its Human Resources (HR) department. This process amounted to scanning 14,500 HR files in batches of up to 3,000 files each. To ensure that the records were accessible while they were being scanned off site, O’Brien’s team created a list of all the files. It held a duplicate of a barcode number that was placed on each file, which was placed in a numbered box.
“If a file was required urgently, the box in which it sat was moved to the front of the scanning queue, and scanned within 24 hours of request and sent across securely via encrypted email,” says O’Brien. The team followed a similar approach for other departments during the full project, ensuring all teams retained access to their documents during the digitization and storage process. They were also able to provide each department with a complete index of all their records.
One of the most important features of the new solution is the ability to provide tailored views of metadata and search fields for each business unit. It has also been important to use record naming and management conventions that are meaningful and familiar to each team. However, groups like the Council’s content managers and auditors can see all data.
“In the past when an EDMS was rolled out, the records manager told the users how to work,” explains O’Brien. “What we’ve done is tailored the system to the way people work and hidden all the records management stuff in the background in the file plan and metadata. “They all think they’re the only people on this instance of Content Manager, when in fact there are 30 or 40 teams using it. They also don’t get to the situation where they can’t see the wood for the trees because there’s too much information out there.”
While the Council created the Paper Reduction Project to work through its pile of paper records, O’Brien’s team needed extensive support from the departments that owned the material. This input was essential in identifying and classifying records, confirming whether they should be kept or destroyed, and helping to physically move records.
To secure this support and keep the project on track, O’Brien’s team worked with the Council’s Communications team to promote its Bin Scan Store campaign. This included putting up posters around its sites, discussing the program in team meetings, creating a short video and holding events such as Friday afternoon paper clear-out sessions to engage teams. O’Brien believes that the video was a particularly effective way to reach staff.
Camden Council has enjoyed several operational and financial benefits from moving to its streamlined and powerful new records management and technology environment. By removing rather than relocating most of its paper records, the Council could use space in its new premises for offices and community facilities rather than document storage.
“What we know is that building another two floors on our building would have cost in the region of £11 million if we had had to take the paper with us,” says O’Brien. The process allowed the Council to reduce its paper-based records by close to 80% and keep 7% of those records on site. The remaining records are held with one off site storage provider under a competitive 15-year storage contract that includes scan-on-demand services.
The Council has also reduced costs by retiring legacy business systems, and databases and associated servers, as many departments have moved to Content Manager. “Within Housing, Building Control and Planning, for instance, we’ve managed to get rid of all their legacy systems by exporting all the records to Content Manager,” says O’Brien. “We’re just managing everything in one system now.”
Digitizing records has also allowed the Council’s teams to work more quickly, reducing internal costs and increasing service levels for residents. For example, the invoice payment team estimates that they spend 20% less time handling enquiries after moving from storing physical invoices to scanning them. The team can pull invoices up on screen rather than finding them in physical filing cabinets or even the basement, if they are from an earlier year.
“Now, someone says what’s the invoice number and they punch in the invoice number and it’s there instantly. They can also email the person a copy,” he says. “It’s an efficiency of 20% – that is huge when you’re talking about £20,000 to £30,000 a year salaries.” The ability to search for information in PDFs and scanned documents using OCR is also greatly accelerating staff members’ ability to find information.
The process of digitizing the Council’s records has enabled it to improve security around sensitive documents such as those about children with special needs. Digitizing those records and holding them in an encrypted format has reduced the risk of staff losing physical files during external visits with children. It has also made it possible to know who has accessed files and when, and to delete records should they ever be released accidentally.
“While we didn’t have any instances of loss, there was a big question mark over risk there,” says O’Brien. “On the flip side, we also get a complete audit trail of who’s accessed everything, which is a huge improvement to the paper files.” Another feature of the solution is that records can’t be modified once they are stored. Further, the Council has been able to place more than 100,000 documents in a protected legal ‘hold’ status in case they are ever needed for legal purposes.
Content Manager can be used to store very large files, including 3,000 dots per inch scans of A0 documents used by Camden for town planning purposes. “Even using laptops out in the field, they’re still able to zoom right in on these images without them becoming illegible and pixelated,” says O’Brien.
Two years after implementation, Camden Council staff are heavy users of the new records management solution. The system is also proving very popular. “The last time we did a survey, 83% of users stated that they liked Content Manager. They either gave it a good, very good, or an excellent,” O’Brien reports. “We’ve given them a filing system and people are ticking the excellent box – that’s incredible!”
Staff are actively accessing records and adding about 50,000 new documents to the system each month. Other records are being added automatically through processes such as scanning all mail and distributing it electronically. “It’s a well-used system with 65,000 records viewed per month,” says O’Brien. “It’s easy just to throw everything into a system, but the views tell you if that information is actually being referred to or not.”
Most importantly, the Council has gained a high level of confidence in the system. Content Manager has proved essential to enabling it to successfully complete its Paper Reduction Project and transform its internal working processes.
According to O’Brien, “We wouldn’t have been able to get rid of the paper without having a secure EDMS – a bona fide system we could rely on in court that gave us that risk reduction. We wouldn’t have been able to provide this tailored solution to every team and gain the high user buy-in that has been achieved.
What we know is that building another two floors on our building would have cost in the region of £11 million if we had had to take the paper with us.
The last time we did a survey, 83% of users stated that they liked Content Manager. They either gave it a good, very good, or an excellent. We’ve given them a filing system and people are ticking the excellent box, that’s incredible.