Micro Focus Filr – Časté otázky

V této části najdete časté otázky k úlohám prováděným v aplikaci Filr.

1.0 Co se zobrazuje na domovské stránce?

Domovská stránka je výchozí vstupní stránkou pro všechny uživatele (s výjimkou hostů a externích uživatelů). Externí uživatel má k systému Filr přístup přes vlastní registraci prostřednictvím e-mailu.

Domovská stránka obsahuje:

POSLEDNÍ SOUBORY: Ve výchozím nastavení se vypíšou soubory, s kterými pracoval přihlášený uživatel.

STAŽENÍ KLIENTA: Informace o nativním klientovi Filr, odkazy na stažení dalších klientů Filr a pluginy Office a Outlook.

KVÓTA: Správce může jednotlivým uživatelům povolit ukládání dat v systému Filr a omezit jejich množství.

Podle toho, co vám správce systému Filr povolil, najdete na domovské stránce různé informace.

Když se například na web Filr přihlásíte poprvé, zobrazí se vám uvítací obrazovka jako na obrázku níže.

Obrázek 1 Domovská stránka

2.0 Co jsou pracovní oblasti v systému Filr?

2.1 Moje soubory (Všechny soubory, Sdíleno mnou a Odstraněné položky)

Oblast Moje soubory zobrazíte kliknutím na ikonu v podokně vlevo. Ve výchozím nastavení vidíte soubory a složky v této oblasti pouze vy. Správce pak určuje, jaká oprávnění máte k jejich sdílení. Všechny své soubory a složky tak máte pohodlně k dispozici na jednom místě.

Oblast Moje soubory zahrnuje:

  • Osobní úložiště: Obsahuje soubory a složky, které jste nahráli na web Filr.

  • Domovský adresář uživatele: Obsahuje soubory a složky ze systému souborů vaší organizace.

Všechny soubory

Všechny své soubory a složky máte pohromadě na jednom místě. V této části najdete položky, které jste nahráli do systému Filr nebo které jste sdíleli.

Sdíleno mnou

Obsahuje soubory a složky, které jste sdíleli s jinými uživateli. V této oblasti můžete spravovat práva ostatních uživatelů k souborům, které s nimi sdílíte. Můžete práva odvolávat, udělovat další práva a podobně.

Odstraněné položky

Obsahuje soubory a složky, které jste odstranili. Systém Filr umožňuje načíst soubory a složky z koše a obnovit je v původním umístění. Obnovením souboru se obnoví i všechny přiřazené komentáře.

POZNÁMKA:Obnovit nelze soubory, které jsou umístěny v síťových složkách nebo ve vašem domovském adresáři.

2.2 Sdíleno se mnou

Oblast Sdíleno se mnou zobrazíte kliknutím na ikonu v podokně vlevo. Obsahuje soubory a složky, které s vámi sdíleli ostatní uživatelé.

2.3 Síťové složky

Oblast Síťové složky zobrazíte kliknutím na ikonu v podokně vlevo. Síťové složky poskytují přístup k systému souborů vaší organizace. Správce systému Filr definuje síťové složky, které se vám mají zobrazovat, a práva ke sdílení, která v nich máte. Pokud správce systému Filr nepřiřadí žádné síťové složky, nebude volba Síťové složky v podokně vlevo dostupná.

3.0 Jaké sloupce jsou dostupné v pracovních oblastech systému Filr?

3.1 Moje soubory a Síťové složky

Oblasti Moje soubory (Všechny soubory a Sdíleno mnou) a Síťové složky obsahují následující sloupce:

  • Název: Názvy souborů nebo složek.

  • Stav: Stav souboru nebo složky – Platnost ukončena nebo Aktivní.

  • Člen: Člen vlastnící soubor nebo složku. Pokud se jedná o sdílenou položku, uvádí se počet uživatelů či skupin.

  • Změněno: Uvádí, kdy byly soubor nebo složka naposledy změněny.

  • Velikost: Zobrazuje velikost souboru.

Obrázek 2 Oblast Moje soubory

Obrázek 3 Oblast Sdíleno mnou

Obrázek 4 Oblast Síťové složky

3.2 Odstraněné položky

Oblast Odstraněné položky obsahuje následující sloupce:

  • Název: Názvy souborů nebo složek uložených v oblasti Odstraněné položky.

  • Odstraněno: Čas, kdy byly soubor nebo složka odstraněny.

  • Odstraněno uživatelem: Informace o uživateli, který položku odstranil.

  • Umístění: Zobrazuje umístění souboru nebo složky.

Obrázek 5 Oblast Odstraněné položky

3.3 Sdíleno se mnou

Oblast Sdíleno se mnou obsahuje následující sloupce:

  • Název: Názvy souborů nebo složek.

  • Sdíleno uživatelem: Uživatel, který s vámi položku sdílí. Pokud s vámi sdílelo určitou položku více uživatelů, budou zobrazeni všichni uživatelé.

  • Vyprší: Datum vypršení platnosti sdílené položky. Po tomto datu už nebudete mít ke sdílené položce přístup.

  • Přístup: Úroveň vašeho přístupu ke sdílené položce. Podle přístupových práv, která vám byla k položce udělena, ji můžete zobrazovat, upravovat nebo sdílet. Pokud je položka sdílená s vámi složka, budete pravděpodobně moct spravovat i soubory v ní.

  • Změněno: Uvádí, kdy byly soubor nebo složka naposledy změněny.

  • Velikost: Zobrazuje velikost souboru.

Obrázek 6 Oblast Sdíleno se mnou

4.0 Co je seznam Poslední soubory?

Jedná se o seznam souborů, s kterými přihlášený uživatel nedávno pracoval, a souborů sdílených přihlášeným uživatelem i jinými uživateli. Ve výchozím nastavení se zobrazuje 10 souborů, s kterými uživatel pracoval, z posledních 7 dnů. Správce může nakonfigurovat období ve dnech. Další informace najdete v části Recent Files List (Seznam posledních souborů) v příručce Filr 4.2: Administrative UI Reference (Průvodce uživatelským rozhraním pro správce systému Filr 4.2). Uživatel může změnit počet souborů, které se mají v seznamu zobrazovat. Ve výchozím nastavení je aktivní příznak Síťové složky. Pokud správce deaktivuje síťové složky pro poslední soubory, přihlášený uživatel v oblasti Poslední soubory neuvidí soubory, které v síťových složkách nahrál, přejmenoval, okomentoval nebo upravil kdokoli z uživatelů. Další informace najdete v části Recent Files List (Seznam posledních souborů) v příručce Filr 4.2: Administrative UI Reference (Průvodce uživatelským rozhraním pro správce systému Filr 4.2).

V této oblasti najdete všechny soubory, s nimiž jste vy sami nebo jiní uživatelé nedávno pracovali. Při hledání takového souboru pak není nutné procházet jednotlivé složky.

V seznamu je uvedeno:

  • Kdo soubor upravil.

  • Jaká operace byla se souborem provedena.

Přímo ze seznamu můžete navíc se soubory provádět některé základní operace:

  • Náhled souboru – zobrazí soubory, které lze vykreslit v prohlížeči a v aplikaci Filr, ve formátu HTML.

  • Zobrazit v jeho umístění – přesměruje uživatele do umístění souboru.

  • Stáhnout soubor – stáhne soubor.

  • Upravit online– dovoluje upravit soubor v nástroji Micro Focus Content Editor. Tuto možnost musí povolit správce systému Filr.

  • Upravit v aplikaci– dovoluje upravit soubor v nativní aplikaci, například v některé z aplikací Microsoft Office.

  • Sdílet – otevře dialogové okno, odkud se dá soubor sdílet.

Obrázek 7 Výpis posledních souborů

Obrázek 8 Operace s posledními soubory

5.0 Kdo může zobrazit soubory uvedené v části Poslední soubory?

Přihlášený uživatel vidí v části Poslední soubory ty soubory, s kterými pracoval. Když je soubor sdílen, uvidí jej v části Poslední soubory pouze jeho vlastník a příjemce. Řekněme například, že uživatel A (vlastník) sdílí soubor s uživatelem B. Soubor se tedy zobrazí v seznamech Poslední soubory uživatele A a uživatele B. Po několika dnech sdílí uživatel A stejný soubor s uživatelem C. Soubor se zobrazí v seznamech Poslední soubory uživatele A a uživatele C.

Pokud jsou u posledních souborů deaktivovány síťové složky, nebude v části Poslední soubory zobrazena žádná aktivita, kterou se sdílenými soubory provedli jiní uživatelé.

6.0 Jak nakonfigurovat počet souborů, které mají být uvedeny v seznamu Poslední soubory?

Počet souborů, které mají být zobrazeny v části Poslední soubory, lze konfigurovat. Chcete-li toto nastavení nakonfigurovat, přejděte do svého Profilu uživatele.

Obrázek 9 Profil uživatele

V části Personalizace vyberte počet souborů, které chcete mít zobrazeny v části Poslední soubory.

7.0 Co jsou stažení klienta?

Tato část obsahuje informace o nativním klientovi Filr, odkazy na stažení dalších klientů, pokyny k instalaci a odkazy na dokumentaci. Zobrazuje se jen v případě, že správce systému Filr aktivoval oprávnění ke stahování a instalaci klientů Filr.

K dispozici jsou spustitelné soubory klienta ke stažení pro jednotlivé operační systémy. Když například uživatel zobrazí webového klienta z počítače s Windows, zobrazí se spustitelné soubory pro Windows.

Pokud chcete stáhnout jiné klienty, klikněte na odkaz Další klienti ke stažení…

Obrázek 10 Stažení klienta

8.0 Co je kvóta?

Kvóty omezují množství dat, které mohou jednotliví uživatelé přidat na server Filr. Do kvóty se nezapočítávají soubory v síťových složkách (včetně vašeho domovského adresáře). Část Kvóta je k dispozici jen v případě, že ji povolí váš správce systému Filr.

Kvóta ukazuje prostor využitý v systému Filr:

  • Modrá část lišty znázorňuje množství dat ve složce Moje soubory.

  • Červená část lišty znázorňuje prostor, který spotřebovávají odstraněné soubory. Soubory a složky přesunuté do koše jsou uvedeny v části Odstraněné soubory.

  • Zelená část lišty znázorňuje dostupné místo.

Obrázek 11 Část Kvóta na domovské stránce

9.0 Jak se kvóta spravuje?

Část Kvóta na domovské stránce uvádí využitý prostor a dostupný volný prostor v daném účtu. Příklad:

Obrázek 12 Využitá kvóta

Uživatel přejde do části Moje soubory a nahraje soubor o velikosti 17 MB. Údaj v části Kvóta se odpovídajícím způsobem aktualizuje.

  • Před nahráním byla celková velikost složky Moje soubory 291 MB. Nyní se zvýšila na 308 MB.

  • Celkové volné místo je 628 MB a o 17 MB se zmenšilo.

Obrázek 13 Přidané soubory

Při odstraňování souborů vyberte odpovídající možnost podle toho, zda chcete soubory přesunout do koše, nebo odstranit trvale. Po odstranění souborů a složky a jejich přesunutí do koše

  • se celková velikost složky Moje soubory zmenšila z 309 MB na 283 MB.

  • Naopak velikost složky Odstraněné soubory se zvětšila na 106 MB.

10.0 Jak si můžete přizpůsobit cílovou stránku?

Výchozí cílovou stránku představuje domovská stránka, lze si ji však přizpůsobit. Jako cílovou stránku si můžete nastavit některou z pracovních oblastí systému Filr (s výjimkou oblasti Veřejné) nebo konkrétní složku v pracovní oblasti. Když se po nakonfigurování cílové stránky přihlásíte do systému Filr, otevře se vám složka nebo pracovní oblast, kterou jste si nastavili jako výchozí cílovou stránku. Předvolby cílové stránky nastavíte takto:

  1. Přejděte do části Profil uživatele > Personalizace.

  2. Vyberte požadovanou volbu z rozevírací nabídky Cílová stránka v části Vlastnosti cílové stránky na kartě Personalizace.

    • V části Cílová stránka vyberte pracovní oblasti, které se mají zobrazit jako cílová stránka.

      Obrázek 14 Vlastnosti cílové stránky

    • Při výběru možnosti Složka se zobrazí pole Hledat složky. Zadejte název složky, případně první tři písmena z něj. K výběru se nabídnou všechny složky s názvem odpovídajícím řetězci zadanému do vyhledávacího pole. Vypíšou se složky ze všech pracovních oblastí systému Filr, k nimž máte přístup (Moje soubory, Sdíleno se mnou a Síťové složky). Když na název složky umístíte ukazatel myši, zobrazí se přesná cesta ke složce.

      Obrázek 15 Složka jako preferovaná cílová stránka

POZNÁMKA:

  • Vlastnosti cílové stránky nejsou přístupné externím uživatelům ani hostům.

  • Pokud ke složce nastavené jako cílová stránka vyprší přístup nebo je odvolán správcem, nastaví se jako výchozí cílová stránka automaticky domovská stránka.

  • Jestliže se složka nastavená jako cílová stránka přesměruje, změněná hodnota se projeví v části Vlastnosti cílové stránky a nastavení zůstane zachováno.

  • Pokud je složka nastavená jako cílová stránka odstraněna, nastaví se jako výchozí cílová stránka automaticky domovská stránka.

11.0 Jak funguje vyhledávání ve webovém klientovi?

Operace vyhledávání na souborech a složkách můžete provádět na základě seznamů přístupových práv, která máte k jednotlivým položkám. Aby systém Filr začal obsah hledat, musí mít vyhledávaný řetězec nejméně 3 znaky.

Použití možnosti Hledat:

  1. Klikněte na ikonu vyhledávání vpravo nahoře na domovské stránce.

    Obrázek 16 Ikona vyhledávání na domovské stránce

  2. Ze seznamu Všechny kategorie vyberte kategorii a zadejte vyhledávaný řetězec.

    Obrázek 17 Seznam kategorií

  3. Systém Filr zobrazí seznam položek odpovídajících vyhledávanému řetězci. Kliknutím na složku nebo soubor přejdete přímo do jejich umístění.

    Obrázek 18 Vyhledávaný řetězec

Další informace k operacím vyhledávání:

  • Stránka Výsledky vyhledávání obsahuje konsolidovaný pohled na vyhledané položky v konkrétním vybraném umístění.

    Obrázek 19 Výsledky vyhledávání

  • Ve sloupci Umístění se zobrazuje umístění jednotlivých položek.

  • Veškeré operace na souborech a složkách můžete provádět na základě práv, která máte k jednotlivým položkám.

12.0 Co je místní nastavení uživatele a jak k němu lze získat přístup?

Místní nastavení uživatele (jazyk) je volba rozevíracího seznamu dostupná v nabídce Profil uživatele u možnosti Základní údaje o účtu. Umožňuje vám změnit jazyk webového klienta podle vlastních preferencí.

Uživatelé mají ke svému profilu přístup, když kliknou na své uživatelské jméno v pravém horním rohu a poté na Zobrazit profil.

Obrázek 20 Změna jazyka

13.0 Jak nastavit formát zobrazení data a času?

Jazyk a časové pásmo mohou uživatelé změnit v části Profil uživatele. V celém webovém klientovi Filr se datum a čas zobrazují podle vybrané oblasti.

Obrázek 21 Místní nastavení uživatele

Když například uživatel změní jazyk a časové pásmo ve svém profilu, datum a čas v části Další podrobnosti se zobrazí v souladu s provedenou úpravou. Níže se zobrazuje formát data a času pro dvě oblasti:

  • angličtina (Spojené království): dd/mm/rrrr HH:MM ve 24hodinovém formátu.

    Obrázek 22 angličtina (Spojené království)

  • angličtina (USA): mm/dd/rr hh:mm AM/PM.

    Obrázek 23 angličtina (USA)

14.0 Co je nastavení oznámení o sledování a jak k němu lze získat přístup?

Nastavení oznámení o sledování je dostupné v nabídce Profil uživatele v části Oznámení.

Když soubor nebo složku označíte příznakem sledovat, budete dostávat e-mailová oznámení vždy, když dojde ke změně daného souboru či složky.

Obrázek 24 Oznámení o sledování

Pokud je nastavení oznámení deaktivováno, uživatel nemá možnost soubory a složky sledovat. Když nastavení zapnete, je třeba zadat e-mailovou adresu pro příjem oznámení.

E-mail můžete přidat v části Profil uživatele > Osobní informace. Pokud jsou údaje v části Osobní informace neaktivní, požádejte o přidání e-mailové adresy správce.

Oznámení vyvolají následující aktivační události:

  • Nahrání souboru

  • Přidání komentáře k souboru

  • Úprava souboru

  • Přejmenování souboru

U nastavení oznámení jsou k dispozici dvě možnosti:

Pouze e-mail:

  • Oznámení odesílaná e-mailem se týkají souborů i složek.

  • Systém Filr odesílá jednu e-mailovou zprávu pro každý nový nebo změněný soubor. E-mailová zpráva neobsahuje přílohu s daným souborem, ale obsahuje informace o souboru a provedené činnosti.

  • Oznámení se e-mailem odešle vždy, když někdo provede danou činnost.

Výtah e-mailem:

  • Toto souhrnné oznámení se týká jen složek, nikoli souborů.

  • Ve výchozím nastavení se při zapnutí oznámení aktivuje tato možnost.

  • Systém Filr rozesílá souhrnná oznámení v plánovaný čas nastavený správcem.

  • Uživatel obdrží jeden e-mail shrnující veškerou činnost ve složce a jejích podsložkách v zadaném období.

15.0 Co se stane, pokud jsou oznámení deaktivována?

Oznámení mohou uživatelé deaktivovat kliknutím na přepínač v části Profil uživatele -> Oznámení. U dříve označených položek bude zachován stav sledování, uživatel však nebude po deaktivaci oznámení moci sledovat nové položky.

Obrázek 25 Oznámení

16.0 Jak lze vytvořit složku v pracovní oblasti systému Filr?

Podle práv, kterými disponujete, můžete vytvářet složky v oblastech Moje soubory, Sdíleno se mnou a Síťové složky. Složku vytvoříte kliknutím na tlačítko Vytvořit složku.

Obrázek 26

Zadejte název složky a klikněte na Vytvořit.

17.0 Existuje při nahrávání souborů nějaké omezení velikosti?

Ve výchozím nastavení není velikost nahrávaných souborů nijak omezena. Správce však může limit velikosti vynutit. Správce také přiděluje úložný prostor jednotlivým uživatelům. Ti pak mohou nahrávat soubory do limitu svého úložiště. Správce může nakonfigurovat limit velikosti souboru pro uživatele a nahrávání souborů a velikosti nahrávaného souboru pro skupinu.

18.0 Jaké typy souborů lze do systému Filr nahrávat?

Uživatelé mohou systému Filr nahrávat všechny typy a formáty souborů. Správce však může některé typy souborů blokovat. V takovém případě uživatelé tyto typy souborů nahrávat nemohou.

19.0 Jaký je postup nahrání souboru?

Soubory můžete nahrávat do oblasti Moje soubory, do složek v oblasti Síťové složky a do oblasti Sdíleno se mnou. Do sdílených složek můžete nahrávat soubory jen v případě, že k tomu máte oprávnění. Při nahrávání souboru přejděte do složky, kam jej chcete umístit. Klikněte na ikonu a vyhledejte soubor v počítači. Soubory se dají do složek také přetáhnout.

Když dostanete od uživatele systému Filr požadavek na soubor, klikněte v e-mailu se žádostí na odkaz a nahrajte požadovaný soubor.

20.0 Jaký je postup nahrání složky?

Složky můžete nahrávat do oblasti Moje soubory, do složek v oblasti Síťové složky a do oblasti Sdíleno se mnou. Do sdílených složek můžete nahrávat soubory jen v případě, že k nim máte oprávnění přispěvatele.

Při nahrávání složky přejděte do oblasti, kam ji chcete umístit. Klikněte na ikonu v pravém horním rohu pracovní oblasti a vyhledejte požadovanou složku v počítači. Složky, které chcete nahrát, můžete také přetáhnout do požadovaného umístění.

DŮLEŽITÉ:

  • Když nahrajete složku, nahrají se také všechny soubory v ní obsažené. V okně s oznámením o nahrání se zobrazí názvy souborů. Když nad názvem souboru podržíte ukazatel myši, zobrazí se relativní cesta ke složce v systému Filr.

  • Funkce nahrávání složek není podporována v prohlížeči Internet Explorer.

  • Při nahrávání složek se složitou strukturou buďte opatrní, protože jejich chování závisí na prohlížeči.

  • Systém Filr nedovoluje nahrát prázdnou složku.

  • Když se nahrání složky v systému Filr nezdaří, nenahraje se žádný ze souborů ve složce.

21.0 Jak si lze vyžádat soubor?

Interní i externí uživatele můžete požádat, aby vám nahráli soubor do konkrétní složky. Tato funkce je dostupná pouze ve složkách Moje soubory a Síťové složky.

Přejděte do složky, kam vám má daný uživatel soubor nahrát. Klikněte na tlačítko . Zadejte uživatelské jméno nebo ID e-mailu, přidejte poznámku k souboru, o který žádáte, a klikněte na Vyžádat.

Obrázek 27 Vyžádání souborů

22.0 Jak lze zobrazit náhled souboru?

Systém Filr umožňuje zobrazovat náhledy souborů. Možnost Náhled je k dispozici jen u podporovaných typů souborů.

Soubory Microsoft Office: doc, docx, docm, dotm, lwp, odg, odp, ods, odt, ppt, pptx, pptm, rtf, csv, xls, xlsx, xlsm

Textové soubory: txt, c, cc, cpp, cs, diff, java, less, out, patch, php, pl, properties, py, rb, scala, script, scm, scss, sh, sml, sql, swift, vb, vi, vim, xsd, yaml, yml, pdf

Soubory obrázků: jpg, jpeg, png, svg, bmp, webp, ico, gif

Pokud chcete zobrazit náhled souboru na domovské stránce v seznamu Poslední, vyberte možnost Náhled souboru z nabídky Další akce.

Obrázek 28 Zobrazení náhledu souborů

K zobrazení náhledu souborů v oblastech Moje soubory, Sdíleno se mnou a Síťové složky vyberte soubor a klikněte na ikonu Náhled .

23.0 Jak lze přesunout soubor?

Soubory a složky můžete přesouvat v oblastech Moje soubory a Síťové složky a mezi nimi. Není povoleno přesouvat soubory z jedné síťové složky do jiné. K přesunutí položek potřebujete práva ke zdrojové i cílové složce.

Soubor nebo složku (případně více položek najednou) přesunete tak, že vyberete požadovanou položku a z nabídky Další akce zvolíte příkaz Přesunout do.

Chcete-li přesunout více položek, vyberte požadované soubory či složky a z nabídky Další akce v pravém horním rohu hlavní nabídky vyberete příkaz Přesunout.

Obrázek 29 Přesouvání souborů

Přejděte do cílového umístění a klikněte na Move Here (Přesunout sem). Můžete také vytvořit novou složku tak, že kliknete na ikonu složky v levém dolním rohu okna, zadáte název složky a kliknete na Move Here (Přesunout sem).

Obrázek 30 Vytvoření a přesunutí složky

24.0 Jak lze vytvořit kopii souboru nebo složky?

V systému Filr můžete vytvářet kopie souborů nebo složek v oblastech Moje soubory a Síťové složky a mezi nimi. Pokud chcete položky zkopírovat, přejděte do zdrojového umístění, vyberte požadované soubory či složky a z nabídky Další akce zvolte možnost Kopírovat. Chcete-li zkopírovat více souborů, vyberte požadované soubory či složky a v pravém horním rohu panelu nabídek klikněte na ikonu Kopírovat.

Obrázek 31 Kopírování souborů

Přejděte do cílového umístění a klikněte na Kopírovat sem. Můžete také vytvořit novou složku tak, že kliknete na ikonu složky v levém dolním rohu okna, zadáte název složky a kliknete na Kopírovat sem.

Obrázek 32 Vytvoření a zkopírování složky

25.0 Jak lze upravit soubor?

Můžete upravovat soubory, které jste nahráli, a dále soubory, které s vámi někdo sdílel, za předpokladu, že máte oprávnění k jejich úpravám. Volba Upravit je pro soubory dostupná v nabídce Další akce. Soubory můžete upravovat v oblastech Moje soubory, Síťové složky a Sdíleno se mnou.

26.0 Jak se využívá funkce online úprav?

Ve verzi Filr Advanced je k dispozici zařízení Content Editor, které poskytuje možnost společných úprav. Pokud je zařízení Content Editor nakonfigurováno, může uživatel upravovat soubory online. Soubor lze otevřít a upravovat přímo ve webovém prohlížeči.

27.0 Jak se využívá funkce Upravit v aplikaci?

Tato možnost vám dovoluje upravit soubor v aplikaci v počítači. Podporovány jsou všechny základní typy souborů ze sad Microsoft Office a Libreoffice. Pokud si například chcete prohlédnout nebo upravit dokument v aplikaci Microsoft Word, můžete pomocí této možnosti soubor otevřít v aplikaci v počítači a neotevírat ho ve webovém klientovi. Možnost Upravit v aplikaci je dostupná všem uživatelům.

28.0 Jak zobrazit komentáře?

Komentáře může zobrazit každý uživatel, který má přístup k souboru a oprávnění nejméně ke čtení. Zobrazení komentářů:

  1. Vyberte soubor a klikněte na Další podrobnosti .

    Obrázek 33 Zobrazení komentářů

  2. Klikněte na kartu Komentáře.

Přidání komentáře

Pokud chcete přidat komentář, zadejte jej na kartě Komentáře do textového pole Add your comments (Přidejte svůj komentář) a klikněte na tlačítko . Vedle ikony komentářů u souboru se zobrazí celkový počet komentářů.

Úprava komentáře

Potřebujete-li komentář upravit, přesuňte na něj kurzor na kartě Komentáře, klikněte na Upravit, proveďte požadované změny a klikněte na tlačítko .

Obrázek 34 Úpravy komentářů

Odpověď na komentář

Pokud chcete přidat odpověď, zadejte ji do textového pole Odpovědět na kartě Komentáře a klikněte na tlačítko .

Odstranění komentáře

Pokud chcete některý komentář odstranit, vyberte jej a klikněte na Odstranit.

29.0 Jaké jsou různé možnosti sdílení souborů a složek?

Systém Filr vám usnadňuje spolupráci tím, že umožňuje sdílení souborů.

SDÍLENÍ S JEDNOTLIVÝMI UŽIVATELI A SKUPINAMI: Soubory a složky můžete sdílet s konkrétními uživateli a skupinami v rámci vaší organizace.

SDÍLENÍ ODKAZŮ: Můžete vygenerovat odkaz na soubor a sdílet jej. Každý uživatel, který má odkaz, si může soubor zobrazit nebo stáhnout (podle typu odkazu).

VEŘEJNÉ SDÍLENÍ: Soubory a složky se sdílejí jako veřejné. Každý, kdo má adresu URL souboru nebo složky, se může přihlásit jako host a zobrazit položky ve veřejných složkách.

SDÍLENÍ S JEDNOTLIVÝMI UŽIVATELI MIMO VAŠI ORGANIZACI: Soubor se sdílí s externími uživateli, kteří obdrží odkaz na registrační formulář k systému Filr. Uživatel se přes něj může zaregistrovat a podle typu odkazu soubor zobrazit nebo stáhnout.

30.0 Jak lze sdílet soubor?

Sdílení souboru: Soubor lze sdílet dvěma způsoby:

  • Odeslání pozvánky

  • Odkaz pro sdílení

Soubor můžete sdílet s externími i interními uživateli. Potřebujete oprávnění ke sdílení na úrovni složky. Sdílení souboru:

  1. Vyberte soubor, který chcete sdílet. Můžete vybrat i více souborů a složek.

  2. Vyberte možnost Sdílet.

    1. Pravým tlačítkem klikněte na vybraný soubor.

    2. Z nabídky Další akce vyberte Sdílet.

    3. U vybraného souboru klikněte na ikonu . Chcete-li sdílet více položek, vyberte požadované soubory či složky a v pravém horním rohu panelu nabídek klikněte na ikonu sdílení.

    Obrázek 35 Pozvánka ke sdílení

  3. Zadejte ID e-mailu uživatele, s kterým chcete soubor sdílet. Adresář se automaticky naplní seznamem interních uživatelů.

  4. Nastavte oprávnění:

    • Čtenář: Uživatelé s tímto oprávněním mohou dokument zobrazit.

    • Editor: Uživatelé s tímto oprávněním mohou dokument zobrazit a upravovat.

    • Přispěvatel: Uživatelé s tímto oprávněním mohou soubory zobrazit, upravovat, odstranit a přesouvat je mezi složkami. Tato možnost není dostupná na úrovni souboru, ale na úrovni složky.

    Obrázek 36 Oprávnění při sdílení

  5. Uživateli, s kterým soubor sdílíte, můžete udělit oprávnění sdílet jej dál.

  6. Klikněte na možnost Pozvat.

Odkaz pro sdílení: Tato možnost dovoluje vygenerovat odkaz na soubor a ten sdílet s uživateli.

31.0 Může se sdílený soubor sdílet dál?

Ano, pokud vlastník souboru udělil uživateli oprávnění sdílet ho dál. Informace najdete na obrázku Oprávnění při sdílení. V části Povolit opakované sdílení s jsou dostupné následující možnosti:

  • Interní uživatelé: Soubor lze opakovaně sdílet s interními uživateli.

  • Externí uživatelé: Soubor lze opakovaně sdílet s externími uživateli.

  • Veřejné: Soubor lze publikovat jako veřejný.

  • Odkaz pro sdílení: Soubor lze opakovaně sdílet pomocí odkazu pro sdílení.

32.0 Jak zjistím, zda byl soubor už sdílen a jakým způsobem?

Při sdílení souboru se sloupec Členové v oblasti Moje soubory aktualizuje podle počtu členů nebo skupin, s kterými se soubor sdílí. Všechny soubory, které sdílíte, jsou také v příslušných oblastech uvedeny v části SDÍLENO MNOU. Pokud s vámi někdo sdílel nějaké soubory, budou uvedeny v oblasti SDÍLENO SE MNOU. Kliknutím na tlačítko zobrazíte další podrobnosti.

Obrázek 37 Zobrazení dalších podrobností

Zobrazí se podrobnosti o uživatelích a skupinách a o stavu vypršení platnosti sdílení.

33.0 Jaké role a oprávnění mohou uživatelé mít?

Tabulka 1 Typy rolí

Role

Práva v systému Filr

Čtenář

  • Zobrazení existujících souborů ve složce

  • Čtení obsahu

Editor

  • Zobrazení obsahu složky

  • Čtení existujících souborů a zápis do nich

Přispěvatel

  • Zobrazení, vytváření, odstraňování a přesouvání souborů a kopírování sdílené složky a jejího obsahu

  • Čtení existujících souborů a zápis do nich

34.0 Co je Sestava přístupu ke sdílenému úložišti?

Sestava přístupu ke sdílenému úložišti obsahuje podrobnosti o souborech, například kdo využil přístup k souboru a kdy nebo zda byly do souboru přidány komentáře. Tato sestava je k dispozici pouze ve verzi Filr Advanced. Když příjemce využije přístup ke sdílenému souboru, dostanete ze systému Filr e-mailové oznámení. Můžete si také zobrazit sestavu přístupu tak, že kliknete na odkaz v e-mailu, kterým přejdete na podrobnosti o příjemci. Pokud příjemce využil přístup ke sdílenému souboru, zobrazí se v nabídce Další akce možnost Access Report is Available (K dispozici je sestava přístupu).

Obrázek 38 Oznámení o přístupu ke sdíleným položkám

Sestava obsahuje informace o přístupu ze strany příjemců, například kdo přístup k souboru využil, adresu IP počítače, který k tomu použil, a datum a čas přístupu k souboru. Kliknutím na Stáhnout sestavu si sestavu můžete stáhnout ve formátu PDF.

Obrázek 39 Sestava přístupu

35.0 Co je odkaz pro sdílení?

Funkce Odkaz pro sdílení slouží k vygenerování odkazu ke sdílení souboru. Uživatel, který odkaz pro sdílení má, může k danému souboru získat přístup bez ověřování. Uživatel může soubor zobrazit nebo si jej stáhnout, nemůže jej ale přesunout. Můžete vygenerovat odkaz ke:

  • Zobrazení souboru – Soubor se převede do formátu HTML a vykreslí v prohlížeči.

  • Stažení souboru – Soubor se stáhne.

Pokud chcete vygenerovat odkaz, klikněte pravým tlačítkem na soubor a vyberte Odkaz pro sdílení. Tuto možnost můžete také vybrat z nabídky Další akce u souboru.

Obrázek 40 Odkaz pro sdílení

Vyberte typ odkazu, který chcete vygenerovat, a nastavte pro něj vypršení platnosti. Klikněte na GENEROVAT.

Odkaz se vygeneruje a automaticky se zkopíruje do schránky. Teď můžete odkaz s kýmkoli přímo sdílet prostřednictvím e-mailu, textových zpráv, sociálních sítí nebo jiného fóra pro spolupráci. Uživatelé získají kliknutím na odkaz přímý přístup k souboru. Podle typu odkazu si jej budou moct zobrazit nebo stáhnout.

Obrázek 41 Vygenerovaný odkaz

36.0 Jak lze zrušit sdílení souboru?

Pokud chcete zrušit sdílení souboru, vyberte v nabídce Další akce možnost Zastavit sdílení.

Jestliže se soubor sdílel s více uživateli a vy chcete zrušit sdílení s konkrétním uživatelem, použijte možnost Spravovat sdílení v nabídce Další akce daného souboru. V dialogovém okně Spravovat sdílení na kartě Spravovat sdílené položky vyberte uživatelské jméno a klikněte na tlačítko .

Můžete přejít do oblasti SDÍLENO MNOU, vybrat několik souborů a v nabídce Další akce v pravém horním rohu stránky zvolit možnost Zastavit sdílení.

37.0 Jak lze upravit oprávnění ke sdíleným položkám?

Pokud má uživatel při sdílení více souborů nebo složek k jednomu ze souborů oprávnění k zobrazení a k jedné ze složek oprávnění přispěvatele, bude platit oprávnění k zobrazení. Oprávnění ke sdíleným položkám můžete upravit volbou Spravovat sdílené položky v nabídce Další akce daného souboru. V dialogovém okně Spravovat sdílení na kartě Spravovat sdílené položky vyberte uživatelské jméno a klikněte na tlačítko .

Obrázek 42 Úprava oprávnění ke sdíleným položkám

Na tomto místě můžete změnit oprávnění ke sdíleným položkám a vypršení jejich platnosti. Kliknutím na možnost Obnovit vrátíte zpět změny provedené ve starých nastaveních oprávnění.

38.0 Jak můžu použít vlastní šablonu nebo vytvořit nový soubor?

Nyní můžete upravovat vlastní šablony nebo vytvořit nový soubor přímo v systému Filr. Možnost Vytvořit nový soubor je dostupná jen v edici Advanced Filr Edition za předpokladu, že správce povolí nástroj Content Editor. V oblastech Moje soubory a Síťové složky tuto možnost najdete na kořenové úrovni a na úrovni složky, v oblasti Sdíleno se mnou pouze na úrovni složky. Chcete-li vytvořit nový soubor, postupujte takto:

  1. V rohu pracovní oblasti v systému Filr klikněte na ikonu .

    V seznamu šablon souborů jsou uvedeny výchozí šablony dodávané se systémem Filr a šablony, které byly přidány správcem. Zobrazí se okno Vytvořit nový dokument typu <typ dokumentu>.

    Obrázek 43 Vytvoření nového souboru

  2. Vyberte šablonu souboru ze seznamu.

    Obrázek 44 Vytvoření nového dokumentu

  3. Zadejte název souboru a klikněte na Vytvořit. Soubor se uloží do systému Filr a poté ho můžete podle potřeby upravit.

POZNÁMKA:Tato možnost se zobrazí v případě, že máte ke složce nebo k pracovním oblastem systému Filr oprávnění přispěvatele.

39.0 Právní vyrozumění

Copyright 2017–2020 Micro Focus nebo jedna z přidružených společností.

Jediné záruky na produkty a služby společnosti Micro Focus a jejích přidružených společností a poskytovatelů licencí („Micro Focus“) jsou ty, které jsou výslovně uvedeny v prohlášení o záruce dodávaném s těmito produkty a službami. Nic zde uvedeného nelze vykládat jako další záruku. Společnost Micro Focus nenese odpovědnost za technické či redakční chyby či opomenutí v tomto dokumentu. Zde uváděné informace se mohou změnit bez předchozího upozornění.