Micro Focus Filr – Häufig gestellte Fragen

Dieser Abschnitt enthält Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Aufgaben in der Filr-Anwendung.

1.0 Was wird auf der Startseite angezeigt?

Die Startseite ist die standardmäßige Landeseite, die allen Benutzern (außer Gastbenutzern und externen Benutzern) nach der Anmeldung bei Filr angezeigt wird. Ein externer Benutzer ist ein Benutzer, der über eine Selbstregistrierungs-Email auf Filr zugreift.

Die Startseite enthält folgende Bereiche:

ZULETZT VERWENDETE DATEIEN: Hier werden standardmäßig die Dateien aufgelistet, auf die der angemeldete Benutzer zugreift.

CLIENT-DOWNLOADS: Hier werden Informationen zum nativen Filr-Client und Download-Links für andere Filr-Clients und die Office- und Outlook-Plugins angezeigt.

QUOTE: Der Filr-Administrator kann die Datenmenge, die ein einzelner Benutzer in Filr speichern kann, aktivieren und begrenzen.

Die auf der Startseite angezeigten Informationen hängen davon ab, was der Filr-Administrator aktiviert hat.

Bei der ersten Anmeldung bei der Filr-Site wird zum Beispiel eine Begrüßungsseite wie die unten abgebildete angezeigt.

Abbildung 1 Startseite

2.0 Welche Filr-Arbeitsbereiche gibt es?

2.1 Meine Dateien (Alle Dateien, Von mir freigegeben, Gelöschte Elemente)

Um den Bereich Meine Dateien anzuzeigen, klicken Sie im linken Bereich auf . Standardmäßig sind die Dateien und Ordner in diesem Bereich nur für Sie sichtbar und der Administrator legt die Freigaberechte für sie fest. Alle Ihre Dateien und Ordner sind an einem einzigen praktischen Speicherort gespeichert.

Der Bereich Meine Dateien enthält Folgendes:

  • Persönlicher Speicher: Hier werden die Dateien und Ordner aufgelistet, die Sie zur Filr-Site hochgeladen haben.

  • Basisverzeichnis des Benutzers: Hier werden die Dateien und Ordner im Dateisystem Ihrer Organisation aufgelistet.

Alle Dateien

Alle Ihre Dateien und Ordner sind an einem einzigen Ort verfügbar. In diesem Bereich werden die Elemente angezeigt, die Sie zu Filr hochgeladen haben oder die Sie freigegeben haben.

Von mir freigegeben

In diesem Bereich werden die Dateien und Ordner aufgelistet, die Sie für andere Benutzer freigegeben haben. Hier können Sie die Rechte anderer Benutzer für den Zugriff auf die von Ihnen freigegebenen Dateien verwalten. Sie können Rechte widerrufen, zusätzliche Rechte erteilen usw.

Gelöschte Elemente

Hier werden die Dateien und Ordner aufgelistet, die Sie gelöscht haben. Mit Filr können Sie Dateien und Ordner aus dem Papierkorb an ihrem vorigen Speicherplatz wiederherstellen. Beim Wiederherstellen einer Datei werden auch alle verknüpften Kommentare wiederhergestellt.

HINWEIS:Dateien, die sich in Netzwerkordnern oder in Ihrem Benutzer-Basisverzeichnis befinden, können nicht wiederhergestellt werden.

2.2 Für mich freigegeben

Um den Bereich Für mich freigegeben anzuzeigen, klicken Sie im linken Bereich auf . Hier werden alle Dateien und Ordner aufgelistet, die andere Benutzer für Sie freigegeben haben.

2.3 Netzwerkordner

Um den Bereich Netzwerkordner anzuzeigen, klicken Sie im linken Bereich auf . Netzwerkordner bieten Zugriff auf das Dateisystem Ihres Unternehmens. Der Filr-Administrator legt fest, welche Netzwerkordner Sie anzeigen können und über welche Freigaberechte Sie für die Netzwerkordner verfügen. Wenn der Filr-Administrator keine Netzwerkordner zugewiesen hat, ist das Netzwerkordnersymbol im linken Bereich nicht verfügbar.

3.0 Welche Spalten sind in den Filr-Arbeitsbereichen verfügbar?

3.1 Meine Dateien und Netzwerkordner

Im Bereich Meine Dateien (Alle Dateien und Von mir freigegeben) und Netzwerkordner werden die folgenden Spalten angezeigt:

  • Name: Der Name der Dateien bzw. Ordner.

  • Status: Status der Datei oder des Ordners: „Abgelaufen“ oder „Aktiv“.

  • Mitglied: Mitglied der Datei oder des Ordners. Falls freigegeben, die Anzahl der Benutzer oder Gruppen.

  • Geändert: Zeigt an, wann die Datei oder der Ordner zuletzt geändert wurde.

  • Größe: Zeigt die Größe der Datei an.

Abbildung 2 Bereich „Meine Dateien“

Abbildung 3 Bereich „Von mir freigegeben“

Abbildung 4 Bereich „Netzwerkordner“

3.2 Gelöschte Elemente

Der Bereich Gelöschte Elemente enthält die folgenden Spalten:

  • Name: Der Name der in den gelöschten Elementen enthaltenen Dateien bzw. Ordnern.

  • Gelöscht: Zeit, zu der die Datei bzw. der Ordner gelöscht wurde.

  • Gelöscht von: Informationen zum Benutzer, der das Element gelöscht hat.

  • Ort: Zeigt den Speicherort der Datei oder des Ordners an.

Abbildung 5 Bereich „Gelöschte Elemente“

3.3 Für mich freigegeben

Der Bereich Für mich freigegeben enthält die folgenden Spalten:

  • Name: Der Name der Dateien bzw. Ordner.

  • Freigegeben von: Benutzer, der das Element für Sie freigegeben hat. Wenn ein bestimmtes Element von mehr als einem Benutzer für Sie freigegeben wurde, werden alle entsprechenden Benutzer aufgeführt.

  • Ablauf: Das Ablaufdatum der Freigabe. Nach diesem Datum können Sie nicht mehr auf das freigegebene Element zugreifen.

  • Zugriff: Ihre Zugriffsebene für das freigegebene Element. Je nach erteilten Zugriffsrechten können Sie das Element anzeigen, bearbeiten oder für andere Personen freigeben. Wenn ein Ordner für Sie freigegeben wurde, können Sie unter Umständen auch die Dateien im betroffenen Ordner verwalten.

  • Geändert: Zeigt an, wann die Datei oder der Ordner zuletzt geändert wurde.

  • Größe: Zeigt die Größe der Datei an.

Abbildung 6 Bereich „Für mich freigegeben“

4.0 Was ist die Liste „Zuletzt verwendete Dateien“?

Dies ist die Liste der Dateien, auf die der angemeldete Benutzer zuletzt zugegriffen hat bzw. die zuletzt (vom angemeldeten Benutzer oder von anderen Benutzern) freigegeben wurden. Standardmäßig werden die 10 letzten Dateien, auf die der Benutzer in den letzten 7 Tagen zugegriffen hat, angezeigt. Die Anzahl der Tage kann vom Administrator konfiguriert werden. Der Benutzer kann die Anzahl der in dieser Liste anzuzeigenden Dateien ändern. Standardmäßig ist das Netzwerkordner-Flag aktiviert. Wenn der Administrator die Netzwerkordner für „Zuletzt verwendete Dateien“ deaktiviert, werden Dateien, die vom zurzeit angemeldeten Benutzer oder von anderen Benutzern im Netzwerkordner hochgeladen, umbenannt, kommentiert oder bearbeitet werden, für den angemeldeten Benutzer nicht unter Zuletzt verwendete Dateien angezeigt.

In diesem Bereich werden alle Dateien angezeigt, auf die Sie oder andere Benutzer zuletzt zugegriffen haben. Um auf diese Dateien zuzugreifen, ist es nicht nötig, die einzelnen Ordner zu durchsuchen.

In der Liste wird Folgendes angezeigt:

  • Wer die Datei geändert hat.

  • Welche Aktion für die Datei ausgeführt wurde.

Über die Liste können Sie außerdem direkt bestimmte einfache Aktionen für die Datei ausführen:

  • Dateivorschau – Eine HTML-Ansicht der Dateien anzeigen, die im Browser und in der Filr-Anwendung gerendert werden können.

  • Am Standort anzeigen – Die Datei am Dateispeicherort anzeigen.

  • Datei herunterladen – Die Datei herunterladen.

  • Online bearbeiten– Datei mit Micro Focus Content Editor bearbeiten. Diese Option muss vom Filr-Administrator aktiviert werden.

  • Mit Anwendung bearbeiten – Datei mit einer nativen Anwendung wie Microsoft Office bearbeiten.

  • Freigeben – Öffnet das Dialogfeld zum Freigeben der Datei.

Abbildung 7 Liste der zuletzt verwendeten Dateien

Abbildung 8 Aktionen im Bereich „Zuletzt verwendete Dateien“

5.0 Wer kann die Dateien in der Liste „Zuletzt verwendete Dateien“ sehen?

In der Liste „Zuletzt verwendete Dateien“ kann der angemeldete Benutzer die Dateien sehen, auf die zuletzt zugegriffen wurde. Wenn die Datei freigegeben ist, können nur der Dateieigentümer und der Empfänger die Datei in der Liste „Zuletzt verwendete Dateien“ sehen. Wenn zum Beispiel Benutzer A (Eigentümer) eine Datei für Benutzer B freigibt, wird diese Datei für Benutzer A und für Benutzer B in der Liste „Zuletzt verwendete Dateien“ angezeigt. Wenn Benutzer A einige Tage später die Datei für Benutzer C freigibt, wird die Datei für Benutzer A und Benutzer C in der Liste „Zuletzt verwendete Dateien“ angezeigt.

Wenn Netzwerkordner für „Zuletzt verwendete Dateien“ deaktiviert sind, werden Aktivitäten, die von anderen Benutzern für die freigegebenen Dateien ausgeführt werden, nicht in der Liste „Zuletzt verwendete Dateien“ aufgeführt.

6.0 Wie kann ich die Anzahl der in der Liste „Zuletzt verwendete Dateien“ anzuzeigenden Dateien konfigurieren?

Die Anzahl der in der Liste Zuletzt verwendete Dateien angezeigten Dateien ist konfigurierbar. Wechseln Sie zum Konfigurieren der Einstellungen zu Ihrem Benutzerprofil.

Abbildung 9 Benutzerprofil

Wählen Sie im Bereich Personalisierung die Anzahl der Dateien aus, die in der Liste „Zuletzt verwendete Dateien“ angezeigt werden sollen.

7.0 Was ist der Bereich „Client-Downloads“?

Dieser Bereich enthält Informationen über den nativen Filr-Client, Download-Links für andere Clients, Installationsanleitungen und einen Link zur Dokumentation. Dieser Bereich ist nur verfügbar, wenn der Filr-Administrator die Berechtigung zum Herunterladen und Installieren des Filr-Clients aktiviert hat.

Je nach verwendetem Betriebssystem steht das geeignete ausführbare Programm des Clients zum Herunterladen zur Verfügung. Wenn beispielsweise auf einem Windows-Computer auf den Webclient zugegriffen wird, werden die ausführbaren Programme für Windows angezeigt.

Um andere Clients herunterzuladen, klicken Sie auf den Link Other Client Downloads... (Downloads für andere Clients...).

Abbildung 10 Client-Downloads

8.0 Was bedeutet „Quote“?

Die Quote beschränkt die Datenmenge, die ein einzelner Benutzer zur Filr-Site hinzufügen kann. Dateien in Netzwerkordnern (einschließlich Basisverzeichnis) werden nicht in der Quote berücksichtigt. Der Bereich „Quote“ ist nur verfügbar, wenn er vom Filr-Administrator aktiviert wurde.

Die Quote zeigt den belegten Speicherplatz in Filr:

  • Der blaue Balken entspricht der Datenmenge in Meine Dateien.

  • Der rote Balken zeigt den von den gelöschten Dateien belegten Speicherplatz. In den Papierkorb verschobene Dateien und Ordner werden unter Gelöschte Dateien aufgelistet.

  • Der grüne Balken zeigt den verfügbaren Speicherplatz.

Abbildung 11 Startseite „Quote“

9.0 Wie kann die Quote verwaltet werden?

Unter Quote auf der Seite Start werden der verwendete und freie Speicherplatz für ein Konto angezeigt. Beispiel:

Abbildung 12 Verwendete Quote

Ein Benutzer wechselt zum Abschnitt Meine Dateien und lädt eine Datei mit einer Größe von 17 MB hoch. Die Quote wird aktualisiert.

  • Zuvor war die Gesamtgröße von „Meine Dateien“ 291 MB. Sie beträgt nun 308 MB.

  • Der insgesamt freie Speicherplatz von 628 MB wird um 17 MB reduziert.

Abbildung 13 Hinzugefügte Dateien

Wählen Sie beim Löschen von Dateien aus, ob die Dateien in den Papierkorb verschoben oder dauerhaft gelöscht werden sollen. Das Verschieben der Dateien und des Ordners in den Papierkorb hat folgende Auswirkungen:

  • Die Gesamtgröße von „Meine Dateien“ ist von 309 MB auf 283 MB gesunken.

  • Die Größe von „Gelöschte Dateien“ ist auf 106 MB gestiegen.

10.0 Wie funktioniert die Suche im Webclient?

Je nach den Zugriffsrechten, über die Sie für jedes Element verfügen, können Sie Suchoperationen für Dateien und Ordner ausführen. Die Suchzeichenkette muss mindestens drei Zeichen enthalten, damit Filr mit dem Durchsuchen des Inhalts beginnt.

So verwenden Sie die Suchoption:

  1. Klicken Sie oben rechts auf der Startseite auf das Suchsymbol.

    Abbildung 14 Suchsymbol auf der Startseite

  2. Wählen Sie in der Liste Alle Kategorien eine Kategorie aus und geben Sie eine Suchzeichenkette an.

    Abbildung 15 Kategorieliste

  3. Filr füllt die Liste mit allen Elementen, die mit der Suchzeichenkette übereinstimmen. Durch Klicken auf die Datei oder den Ordner wechseln Sie direkt zum Speicherort, an dem das Element vorhanden ist.

    Abbildung 16 Suchzeichenkette

Zusätzliche Informationen zu Suchoperationen:

  • Die Seite Suchergebnisse zeigt eine konsolidierte Ansicht aller Suchelemente an einem bestimmten, von Ihnen ausgewählten Speicherort.

    Abbildung 17 Suchergebnisse

  • In der Spalte Ort wird der Speicherort jedes Elements angezeigt.

  • Je nach den Rechten, über die Sie für jedes Element verfügen, können Sie verschiedene Operationen für die Dateien und Ordner ausführen.

11.0 Was ist das Gebietsschema des Benutzers und wie kann ich auf diese Einstellung zugreifen?

Das Gebietsschema wird über eine Dropdown-Liste (Sprache) im Benutzerprofil unter Grundlegendes zum Konto ausgewählt. Hier können Sie die Sprache des Webclients in die von Ihnen bevorzugte Sprache ändern.

Zum Zugreifen auf das Benutzerprofil muss der Benutzer auf seinen Benutzernamen oben rechts und dann auf Profil anzeigen klicken.

Abbildung 18 Sprache ändern

12.0 Was sind die Einstellungen für Benachrichtigungen zu verfolgten Elementen und wie kann ich darauf zugreifen?

Die Einstellungen für Benachrichtigungen zu verfolgten Elementen befinden sich im Benutzerprofil unter Benachrichtigungen.

Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner mit folgen kennzeichnen, erhalten Sie bei jeder Änderung der Datei bzw. des Ordners eine entsprechende Email-Benachrichtigung.

Abbildung 19 Benachrichtigungen für verfolgte Elemente

Wenn die Benachrichtigungseinstellung deaktiviert ist, verfügt der Benutzer nicht über die Möglichkeit, eine Datei oder einen Ordner zu verfolgen. Nach der Aktivierung der Einstellung müssen Sie Ihre Email-Adresse angeben, um Benachrichtigungen zu erhalten.

Sie können Ihre Email-Adresse unter Benutzerprofil > Persönliche Informationen hinzufügen. Wenn die Details unter Persönliche Informationen ausgegraut sind, wenden Sie sich zum Hinzufügen der Email-Adresse an den Administrator.

Die folgenden Aktionen können eine Benachrichtigung auslösen:

  • Hochladen einer Datei

  • Hinzufügen eines Kommentars zu einer Datei

  • Bearbeiten einer Datei

  • Umbenennen einer Datei

Die Benachrichtigungseinstellung bietet zwei Optionen:

Nur Email:

  • Die Email-Benachrichtigung gilt für Ordner und Dateien.

  • Filr sendet für jede neue oder geänderte Datei eine Email-Nachricht. Die Email-Nachricht enthält keinen Anhang mit der eigentlichen Datei, sondern lediglich Informationen zur Datei und der aufgetretenen Aktivität.

  • Eine Email-Benachrichtigung wird bei jedem Ausführen der Aktivität gesendet.

Email-Digest:

  • Die Digest-Benachrichtigung gilt nur für Ordner, nicht für Dateien.

  • Standardmäßig ist die Email-Digest-Benachrichtigung aktiviert, wenn der Benutzer die Benachrichtigung aktiviert.

  • Filr sendet Digest-Benachrichtigungen zu der vom Filr-Administrator festgelegten Zeit.

  • Filr sendet eine Email mit der Zusammenfassung aller Aktivitäten, die im festgelegten Intervall im Ordner und in dessen Unterordner ausgeführt wurden.

13.0 Was passiert, wenn die Benachrichtigungen deaktiviert werden?

Zum Deaktivieren der Benachrichtigungen kann der Benutzer unter Benutzerprofil -> Benachrichtigungen auf die Umschaltfläche klicken. Beim Deaktivieren der Benachrichtigungen wird der Verfolgungsstatus für die zuvor gekennzeichneten Elemente beibehalten, aber der Benutzer kann neue Elemente nicht verfolgen.

Abbildung 20 Benachrichtigungen

14.0 Wie erstelle ich einen Ordner im Filr-Arbeitsbereich?

Je nach den Berechtigungen, über die Sie verfügen, können Sie Ordner in den Bereichen Meine Dateien, Für mich freigegeben und Netzwerkordner erstellen. Klicken Sie zum Erstellen eines Ordners auf die Schaltfläche „Ordner erstellen“ .

Abbildung 21

Geben Sie den Ordnernamen ein und klicken Sie auf Erstellen.

15.0 Ist die Dateigröße beim Hochladen von Dateien beschränkt?

Standardmäßig gibt es für das Hochladen von Dateien keine Beschränkung in Bezug auf die Dateigröße. Der Administrator kann eine Beschränkung der Dateigröße erzwingen. Jedem Benutzer wird vom Administrator Speicherplatz zugewiesen. Der Benutzer kann je nach Beschränkung seines Speicherplatzes Dateien hochladen. Der Administrator kann die Dateigröße für das Hochladen von Dateien nach Benutzer und nach Gruppe beschränken.

16.0 Welche Arten von Dateien können zu Filr hochgeladen werden?

Zu Filr können Dateien eines beliebigen Typs bzw. einer beliebigen Erweiterung hochgeladen werden. Der Administrator kann jedoch auch bestimmte Dateitypen sperren. Solche gesperrten Dateitypen können von den Benutzern dann nicht hochgeladen werden.

17.0 Wie lade ich eine Dateien hoch?

Sie können Dateien zum Bereich Meine Dateien, zu einem Ordner unter Netzwerkordner oder zum Bereich Für mich freigegeben hochladen. Zum Hochladen von Dateien zu freigegebenen Ordnern benötigen Sie die entsprechende Berechtigung. Um eine Datei hochzuladen, wechseln Sie zum Ordner, in den die Datei hochgeladen werden soll. Klicken Sie auf und suchen Sie die hochzuladende Datei auf Ihrem Computer. Sie können Dateien auch ziehen und in einem Ordner ablegen.

Wenn Sie eine Dateianforderung von einem Filr-Benutzer erhalten, klicken Sie auf den Link in der Dateianforderungs-Email und laden Sie die angeforderte Datei hoch.

18.0 Wie fordere ich eine Dateien an?

Sie können einem internen oder externen Benutzer eine Anforderung zum Hochladen einer Datei in einen bestimmten Ordner senden. Diese Funktion ist nur in Meine Dateien und Netzwerkordner verfügbar.

Wechseln Sie zum Ordner, in den der Benutzer eine Datei hochladen soll. Klicken Sie auf . Geben Sie den Benutzernamen und die Email-Adresse ein, fügen Sie einen Hinweis zur angeforderten Datei hinzu und klicken Sie auf Anfordern.

Abbildung 22 Dateien anfordern

19.0 Wie zeige ich eine Vorschau einer Datei an?

In Filr können Sie eine Vorschau der Dateien anzeigen. Die Vorschaufunktion ist nur für die unterstützten Dateitypen verfügbar.

MS Office-Dateien: .doc,.docx,.docm,.dotm,.lwp,.odg,.odp,.ods,.odt,.ppt,.pptx,.pptm,.rtf,.csv,.xls,.xlsx,.xlsm

Textdateien: .'txt', 'c', 'cc', 'cpp', 'cs', 'diff', 'java', 'less', 'out', 'patch', 'php', 'pl', 'properties', 'py', 'rb', 'scala', 'script', 'scm', 'scss', 'sh', 'sml', 'sql', 'swift', 'vb', 'vi', 'vim', 'xsd', 'yaml', 'yml',.pdf

Grafikdateien: 'jpg', 'jpeg', 'png', 'svg', 'bmp', 'webp', 'ico', 'gif'.

Um die Vorschau einer Datei in Start > Zuletzt verwendete Dateien anzuzeigen, wählen Sie die Option Dateivorschau im Menü Weitere Aktionen aus.

Abbildung 23 Vorschau einer Datei anzeigen

Um die Vorschau einer Datei in Meine Dateien, Für mich freigegeben oder Netzwerkordner anzuzeigen, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf das Vorschausymbol .

20.0 Wie verschiebe ich eine Datei?

Sie können Dateien und Ordner zwischen und in den Bereichen Meine Dateien und Netzwerkordner verschieben. Es ist nicht möglich, Dateien von einem Netzwerkordner zu einem anderen Netzwerkordner zu verschieben. Zum Verschieben von Elementen müssen Sie über die Berechtigungen für den Quell- und den Zielordner verfügen.

Um eine Datei oder einen Ordner (oder mehrere Elemente gleichzeitig) zu verschieben, wählen Sie das zu verschiebende Element aus und wählen Sie dann die Option Verschieben zu im Menü Weitere Aktionen.

Wenn Sie mehrere Elemente verschieben möchten, wählen Sie mehrere Dateien/Ordner aus und wählen Sie dann die Option zum Verschieben aus dem Menü Weitere Aktionen oben rechts im Hauptmenü aus.

Abbildung 24 Dateien verschieben

Wechseln Sie zum Zielspeicherort und klicken Sie auf Move Here (Hierher verschieben). Sie können auch einen neuen Ordner erstellen, indem Sie auf das Ordnersymbol unten links im Fenster klicken, den Ordnernamen eingeben und dann auf Move Here (Hierher verschieben) klicken.

Abbildung 25 Ordner erstellen und verschieben

21.0 Wie erstelle ich eine Kopie einer Datei oder eines Ordners?

Sie können Dateien oder Ordner in den Bereichen „Meine Dateien“ und „Netzwerkordner“ in Filr kopieren. Um Elemente zu kopieren, wechseln Sie zum Quellspeicherort, wählen Sie die zu kopierenden Dateien oder Ordner aus und wählen Sie dann die Option Kopieren im Menü Weitere Aktionen. Wenn Sie mehrere Elemente kopieren möchten, wählen Sie mehrere Dateien/Ordner aus und klicken Sie oben rechts in der Menüleiste auf das Symbol „Kopieren“.

Abbildung 26 Dateien kopieren

Wechseln Sie zum Zielspeicherort und klicken Sie auf Copy Here (Hierher kopieren). Sie können auch einen neuen Ordner erstellen, indem Sie auf das Ordnersymbol unten links im Fenster klicken, den Ordnernamen eingeben und dann auf Copy Here (Hierher kopieren) klicken.

Abbildung 27 Ordner erstellen und kopieren

22.0 Wie bearbeite ich eine Datei?

Sie können von Ihnen hochgeladene Dateien oder für Sie freigegebene Dateien nur bearbeiten, wenn Sie über die Berechtigung zum Bearbeiten verfügen. Die Option zum Bearbeiten ist für Dateien im Menü Weitere Aktionen verfügbar. Sie können die Dateien in „Meine Dateien“, „Netzwerkordner“ und „Für mich freigegeben“ bearbeiten.

23.0 Wozu dient die „Online-Bearbeitung“?

Die Content Editor-Appliance ist eine Komponente von Filr Advanced, die das gemeinsame Bearbeiten ermöglicht. Wenn Content Editor konfiguriert ist, kann der Benutzer Dateien online bearbeiten. Eine Datei kann direkt in einem Webbrowser geöffnet und bearbeitet werden.

24.0 Wozu dient „Mit Anwendung bearbeiten“?

Diese Option ermöglicht das Bearbeiten der Datei mit der Anwendung auf Ihrem Desktop. Alle gängigen Dateitypen von MS Office bzw. Libreoffice werden unterstützt. Wenn Sie zum Beispiel eine DOC-Datei mit MS Word anzeigen oder bearbeiten möchten, können Sie die Datei mithilfe dieser Option in der Desktopanwendung statt im Webclient öffnen. Mit Anwendung bearbeiten ist für alle Benutzer verfügbar.

25.0 Wie zeige ich Kommentare an?

Jeder Benutzer, der über Zugriff auf eine Datei und mindestens über Leseberechtigungen für die Datei verfügt, kann die Kommentare anzeigen. So zeigen Sie Kommentare an:

  1. Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf Weitere Details .

    Abbildung 28 Kommentare anzeigen

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Kommentare.

Kommentar hinzufügen

Um Kommentare hinzuzufügen, geben Sie auf der Registerkarte Kommentare im Textfeld Ihren Kommentar hinzufügen die gewünschten Kommentare ein und klicken Sie auf . Die Gesamtanzahl der Kommentare wird neben dem Kommentarsymbol der Datei angezeigt.

Kommentar bearbeiten

Um einen Kommentar zu bearbeiten, bewegen Sie auf der Registerkarte Kommentare den Mauszeiger über den Kommentar, klicken Sie auf Bearbeiten, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf .

Abbildung 29 Kommentare bearbeiten

Auf einen Kommentar antworten

Um eine Antwort hinzuzufügen, geben Sie auf der Registerkarte Kommentare im Textfeld Antworten Ihre Kommentare ein und klicken Sie auf .

Kommentar löschen

Um einen Kommentar zu löschen, wählen Sie den Kommentar aus und klicken Sie auf Löschen.

26.0 Welche verschiedenen Möglichkeiten gibt es zum Freigeben von Dateien und Ordnern?

Filr erleichtert die Zusammenarbeit, indem es Ihnen die Möglichkeit bietet, Dateien freizugeben.

FREIGEBEN FÜR EINZELNE BENUTZER UND GRUPPEN: Sie können Dateien und Ordner für bestimmte Benutzer und Gruppen in Ihrer Organisation freigeben.

FREIGABELINKS: Sie können einen Link zu einer Datei generieren und freigeben. Je nach Art des Links kann jeder Benutzer, der über den Link verfügt, die Datei anzeigen oder herunterladen.

ÖFFENTLICH FREIGEBEN: Dateien und Ordner können öffentlich verfügbar gemacht werden. Jeder, der über die URL zur Datei bzw. zum Ordner verfügt, kann sich als Gastbenutzer anmelden und die Elemente in den öffentlichen Ordnern anzeigen.

FREIGEBEN FÜR EINZELNE EXTERNE BENUTZER: Eine Datei kann für einen externen Benutzer freigegeben werden. Der externe Benutzer erhält einen Link zu einem Filr-Registrierungsformular, über das er sich registrieren und dann die Datei je nach Art des Links anzeigen oder herunterladen kann.

27.0 Wie gebe ich eine Datei frei?

Datei freigeben: Eine Datei lässt sich auf zwei Weisen freigeben:

  • Senden einer Einladung

  • Generieren eines Freigabelinks

Sie können eine Datei für einen externen Benutzer oder einen internen Benutzer freigeben. Sie benötigen über Berechtigungen zum Freigeben auf Ordnerebene. So geben Sie eine Datei frei:

  1. Wählen Sie eine freizugebende Datei aus. Sie können auch mehrere Dateien und Ordner auswählen.

  2. Wählen Sie die Option Freigeben aus.

    1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Datei.

    2. Wählen Sie Freigeben im Menü Weitere Aktionen aus.

    3. Klicken Sie für eine ausgewählte Datei auf . Wenn Sie mehrere Elemente freigeben möchten, wählen Sie mehrere Dateien/Ordner aus und klicken Sie oben rechts in der Menüleiste auf das Symbol „Freigeben“.

    Abbildung 30 Einladung zur Freigabe

  3. Geben Sie die Email-Adresse des Benutzers ein, für den Sie die Datei freigeben möchten. Im Adressbuch werden automatisch die internen Benutzer angezeigt.

  4. Richten Sie die Berechtigungen ein:

    • Betrachter: Benutzer mit dieser Berechtigung können das Dokument anzeigen.

    • Bearbeiter: Benutzer mit dieser Berechtigung können das Dokument anzeigen und bearbeiten.

    • Mitwirkender: Benutzer mit dieser Berechtigung können die Dateien anzeigen, bearbeiten, löschen und in den Ordnern verschieben. Diese Berechtigung ist auf Ordnerebene und nicht auf Dateiebene verfügbar.

    Abbildung 31 Freigabeberechtigungen

  5. Sie können dem Benutzer, für den Sie die Datei freigeben, die Berechtigung zum erneuten Freigeben erteilen.

  6. Klicken Sie auf Einladen.

Freigabelink: Mit dieser Option können Sie einen Link zu einer Datei generieren und für andere Benutzer freigeben.

28.0 Kann eine Datei erneut freigegeben werden?

Ja, eine Datei kann wiederholt freigegeben werden, wenn der Dateieigentümer die Berechtigung zum erneuten Freigeben erteilt hat. Siehe Abbildung Freigabeberechtigungen. Unter Erneute Freigabe zulassen für sind die folgenden Optionen verfügbar:

  • Interne Benutzer: Die Datei kann für interne Benutzer erneut freigegeben werden.

  • Externe Benutzer: Die Datei kann für externe Benutzer erneut freigegeben werden.

  • Öffentlich: Die Datei kann öffentlich verfügbar gemacht werden.

  • Freigabelink: Die Datei kann über den Freigabelink erneut freigegeben werden.

29.0 Wie kann ich ermitteln, ob und auf welche Weise eine Datei bereits freigegeben ist?

Beim Freigeben einer Datei wird in der Spalte Mitglieder im Bereich Meine Dateien die Anzahl der Mitglieder oder Gruppen aktualisiert, für die diese Datei freigegeben ist. Alle von Ihnen freigegebenen Dateien werden außerdem in den entsprechenden Bereichen unter VON MIR FREIGEGEBEN angezeigt. Wenn Dateien für Sie freigegeben wurden, werden diese Dateien im Bereich FÜR MICH FREIGEGEBEN angezeigt. Sie können auch auf die Schaltfläche klicken, um weitere Details anzuzeigen.

Abbildung 32 Weitere Details anzeigen

Details zu den Benutzern und Gruppen werden zusammen mit dem Ablaufstatus der Freigabe angezeigt.

30.0 Über welche verschiedenen Rollen und Berechtigungen kann ein Benutzer verfügen?

Tabelle 1 Arten von Rollen

Rolle

Rechte über Filr

Betrachter

  • Vorhandene Dateien im Ordner anzeigen

  • Inhalte lesen

Bearbeiter

  • Ordnerinhalt anzeigen

  • Vorhandene Dateien lesen und in vorhandene Dateien schreiben

Mitwirkender

  • Freigegebenen Ordner und seinen gesamten Inhalt anzeigen, erstellen, löschen, umbenennen, verschieben und kopieren

  • Vorhandene Dateien lesen und in vorhandene Dateien schreiben

31.0 Was ist ein Freigabezugriffsbericht?

Der Freigabezugriffsbericht zeigt Details zu einer Datei an, zum Beispiel welcher Benutzer wann auf die Datei zugegriffen hat und ob Kommentare zur Datei vorhanden sind. Der Freigabezugriffsbericht ist nur in Filr Advanced verfügbar. Wenn ein Empfänger auf die freigegebene Datei zugreift, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-Email von Filr. Sie können den Freigabezugriffsbericht auch durch Klicken auf den Link in der Email anzeigen. Auf diese Weise werden Sie zu den Details für den Empfänger geleitet. Wenn der Empfänger auf die freigegebene Datei zugegriffen hat, wird die Option Access Report is Available (Zugriffsbericht ist verfügbar) im Menü Weitere Aktionen angezeigt.

Abbildung 33 Benachrichtigung zum Dateizugriff

Der Bericht enthält Zugriffsinformationen zu den Empfängern, zum Beispiel wer auf die Datei zugegriffen hat, die IP-Adresse des Computers, von dem auf die Datei zugegriffen wurde, und Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Um eine PDF-Version des Berichts herunterzuladen, klicken Sie auf Bericht herunterladen.

Abbildung 34 Zugriffsbericht

32.0 Was ist ein Freigabelink?

Über „Freigabelink“ wird ein Link zum Freigeben einer Datei erzeugt. Ein Benutzer, der über den Freigabelink verfügt, kann ohne Authentifizierung auf die Datei zugreifen. Der Benutzer kann die Datei anzeigen oder herunterladen, aber nicht verschieben oder bearbeiten. Sie können folgende Arten von Links generieren:

  • Datei anzeigen – Die Datei wird in eine HTML-Ansicht konvertiert und im Browser gerendert.

  • Datei herunterladen – Die Datei wird heruntergeladen.

Um einen Link zu generieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei und wählen Sie Freigabelink aus oder wählen Sie die Option aus dem Menü Weitere Aktionen der Datei aus.

Abbildung 35 Freigabelink

Wählen Sie die Art des zu generierenden Links aus und legen Sie die Ablaufeinstellungen für den Link fest. Klicken Sie auf GENERIEREN.

Der Link wird generiert und automatisch in die Zwischenablage kopiert. Sie können nun den Link per Email, per Textnachricht, über soziale Medien oder über beliebige andere Zusammenarbeitsforen direkt mit anderen Personen teilen. Jeder Benutzer, der auf den Link klickt, erhält direkten Zugriff auf die Datei. Je nach Art des Links können die Benutzer die Datei anzeigen oder herunterladen.

Abbildung 36 Link generiert

33.0 Wie kann ich die Freigabe einer Datei aufheben?

Um die Freigabe einer Datei aufzuheben, können Sie die Option Freigabe beenden im Menü Weitere Aktionen auswählen.

Wenn die Datei für mehrere Benutzer freigegeben wurde und die Freigabe nur für einen bestimmten Benutzer aufgehoben werden soll, verwenden Sie stattdessen die Option Manage Share (Freigabe verwalten) im Menü Weitere Aktionen einer Datei. Wählen Sie im Dialogfeld Manage Share (Freigabe verwalten) auf der Registerkarte Freigaben verwalten den Benutzernamen aus und klicken Sie auf .

Sie können zum Bereich VON MIR FREIGEGEBEN wechseln, mehrere Dateien auswählen und dann die Option Freigabe beenden aus dem Menü Weitere Aktionen oben rechts auf der Seite auswählen.

34.0 Wie kann ich die Freigabeberechtigungen bearbeiten?

Wenn Sie mehrere Dateien oder Ordner freigeben und für eine Datei die Berechtigung „Betrachter“ und für einen Ordner die Berechtigung „Mitwirkender“ festgelegt wurde, gilt die Berechtigung „Betrachter“. Sie können die Freigabeberechtigungen über die Option Freigaben verwalten im Menü Weitere Aktionen einer Datei bearbeiten. Wählen Sie im Dialogfeld „Manage Share“ (Freigabe verwalten) auf der Registerkarte Freigaben verwalten den Benutzer-/Gruppennamen aus und klicken Sie auf .

Abbildung 37 Freigaben bearbeiten

Hier können Sie die Freigabeberechtigungen und die Ablaufeinstellungen für die Freigabe ändern. Durch Klicken auf die Option Zurücksetzen werden die Änderungen auf die zuvor festgelegten Berechtigungseinstellungen zurückgesetzt.

35.0 Rechtliche Hinweise

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