Micro Focus Filr - 常見問答集 (FAQ)

本節提供使用 Filr 應用程式所執行任務的常見問答集。

1.0 首頁上會顯示哪些內容?

首頁是所有使用者的預設抵達頁面 (訪客和外部使用者除外)。外部使用者是透過自我登錄電子郵件來存取 Filr 的使用者。

首頁包含:

最近的檔案: 依預設,此處會列出登入使用者存取過的檔案。

用戶端下載: 原生 Filr 用戶端、其他 Filr 用戶端的下載連結以及 Office 和 Outlook Plugin 的相關資訊。

配額: Filr 管理員可以啟用和限制個別使用者可在 Filr 上儲存的資料量。

根據 Filr 管理員所啟用的存取而定,您將在首頁上看到不同的資訊。

例如,當您第一次登入 Filr 網站時,將會看到如下的「歡迎」畫面。

圖 1 首頁

2.0 什麼是 Filr 工作區域?

2.1 我的檔案 (「所有檔案」、「由我共享」和「刪除的項目」)

若要檢視「我的檔案」區域,請按一下左側窗格上的 。預設只有您可以看到此區域中的檔案和資料夾,而管理員會決定其共享權限。您所有的檔案和資料夾都會儲存在一個方便存取的位置。

「我的檔案」區域包含:

  • 個人儲存空間: 列出您已上傳至 Filr 網站的檔案和資料夾。

  • 使用者主目錄: 列出您組織檔案系統中的檔案或資料夾。

全部檔案

您所有的檔案和資料夾都可以放在同一位置。本節列出您已上傳至 Filr 或由您共享的項目。

由我共享

列出您已與其他使用者共享的檔案和資料夾。針對您所共享的檔案,使用此區域來管理其他使用者具有的檔案權限。您可執行撤銷權限、授予額外權限等動作。

刪除的項目

列出由您刪除的檔案或資料夾。Filr 可讓您取回垃圾筒中的檔案和資料夾,並將其還原至先前的位置。您在還原檔案時,亦會一併還原所有相關備註。

附註:您無法還原位於「網路資料夾」或使用者主目錄中的檔案。

2.2 與我共享

若要檢視「與我共享」區域,請按一下左側窗格上的 。列出其他使用者已與您共享的檔案和資料夾。

2.3 NetFolders

若要檢視「NetFolders」區域,請按一下左側窗格上的 。「網路資料夾」可用來存取組織的檔案系統。Filr 管理員會定義您可查看的「網路資料夾」,以及您對其的共享權限。如果 Filr 管理員未指定任何資料夾,則無法在左側窗格中使用「網路資料夾」。

3.0 什麼是 Filr 工作區域中可用的欄?

3.1 我的檔案和 NetFolders

「我的檔案」(「所有檔案」「由我共享」) 和「網路資料夾」區域包括下列欄:

  • 名稱︰ 檔案或資料夾的名稱。

  • 狀態︰ 檔案或資料夾的狀態 - 過期或作用中。

  • 成員: 檔案或資料夾的成員。如果共享,則為使用者或群組數目。

  • 修改日期: 顯示上次修改檔案或資料夾的時間。

  • 大小: 顯示檔案的大小。

圖 2 我的檔案區域

圖 3 由我共享區域

圖 4 NetFolders 區域

3.2 刪除的項目

「刪除的項目」包括下列欄:

  • 名稱︰ 「刪除的項目」中所儲存檔案或資料夾的名稱。

  • 已刪除: 檔案和資料夾的刪除時間。

  • 刪除者: 已刪除項目的使用者資訊。

  • 位置︰ 顯示檔案和資料夾的位置。

圖 5 刪除的項目區域

3.3 與我共享

「與我共享」包括下列欄:

  • 名稱︰ 檔案或資料夾的名稱。

  • 共享者: 與您共享項目的使用者。 若有多位使用者與您共享特定項目,則會列出每位使用者。

  • 過期: 共享過期的日期。此日期過後,您即無法再存取共享項目。

  • 存取權限: 您所具有的共享項目存取層級。根據您獲得授予的項目存取權限而定,您可以檢視、編輯或共享項目。若與您共享的項目為資料夾,則您或許也可管理資料夾中的檔案。

  • 修改日期: 顯示上次修改檔案或資料夾的時間。

  • 大小: 顯示檔案的大小。

圖 6 與我共享區域

4.0 什麼是「最近的檔案清單」?

這是登入使用者最近所存取的檔案清單,以及登入使用者和其他使用者所共享的檔案清單。依預設,會列出過去 7 天內使用者所存取的 10 個檔案。管理員可以設定天數。如需詳細資訊,請參閱 Filr 4.2:管理 UI 參考中的最近的檔案清單。使用者可以變更清單中顯示的檔案數目。依預設,會啟用「網路資料夾」旗標。如果管理員對「最近的檔案」停用「網路資料夾」,則「網路資料夾」中任何使用者所上傳、重新命名、備註或編輯的檔案不會列在登入使用者的「最近的檔案」下。如需詳細資訊,請參閱 Filr 4.2:管理 UI 參考中的最近的檔案清單

此區域會列出您或其他使用者最近存取的所有檔案。不需要瀏覽個別資料夾,即可存取那些檔案。

此清單顯示:

  • 誰已修改檔案。

  • 對檔案執行的操作是什麼.

您也可以直接對清單中的檔案執行一些基本操作:

  • 預覽檔案 – 可以透過瀏覽器和在 Filr 應用程式中展示的 HTML 檢視。

  • 在其位置顯示 – 將使用者導覽至檔案位置。

  • 下載檔案 – 下載檔案。

  • 線上編輯 – 使用 Micro Focus 內容編輯器來編輯檔案。此選項需要由 Filr 管理員啟用。

  • 使用應用程式編輯 – 使用原生應用程式 (如 Microsoft Office) 編輯檔案。

  • 共享 – 開啟共享對話方塊來共享檔案。

圖 7 最近的檔案清單

圖 8 最近的檔案操作

5.0 誰可以看到「最近的檔案」中列出的檔案?

在「最近的檔案」中,登入使用者可以看到最近存取的檔案。當共享檔案時,只有檔案擁有者和收件者可以看到「最近的清單」中的檔案。例如,使用者 A (擁有者) 和使用者 B 共享一個檔案。該檔案便會顯示在使用者 A 和使用者 B 的「最近的檔案」清單中。數天之後,如果同一檔案又由使用者 A 共享給使用者 C,則該共享的檔案會顯示在使用者 A 和 C 的「最近的檔案」清單中。

如果在「最近的檔案」停用「網路資料夾」,則不會在「最近的檔案」中列出其他使用者對共享檔案所進行的任何動作

6.0 如何設定在「最近的檔案」中列出的檔案數目?

可以設定「最近的檔案」上顯示的檔案數目。若要進行設定,請導覽至「使用者設定檔」

圖 9 使用者設定檔

「個人化」區段,選取您希望在「最近的檔案」中查看的檔案數目。

7.0 什麼是用戶端下載?

本節包括原生 Filr 用戶端、其他用戶端的下載連結、安裝指示以及文件連結的相關資訊。只有在 Filr 管理員已啟用下載和安裝 Filr 用戶端的許可權時,本節才可用。

根據作業系統,有適當的用戶端執行檔可供下載。例如,從 Windows 機器存取 Web 用戶端時會顯示 Windows 執行檔。

若要下載其他用戶端,請按一下連結「其他用戶端下載...」

圖 10 用戶端下載

8.0 什麼是配額?

配額會限制個別使用者可新增至 Filr 網站的資料量。「網路資料夾」中的檔案 (包括主目錄) 未計入配額。Filr 管理員啟用配額時,可以使用「配額」區段。

配額會顯示 Filr 上的已使用空間:

  • 藍色條紋會在「我的檔案」中顯示資料量。

  • 紅色條紋會顯示已刪除檔案所使用的空間。移至垃圾筒的檔案和資料夾會列在「刪除的檔案」下方。

  • 綠色條紋會顯示可用空間。

圖 11 首頁配額

9.0 如何管理「配額」?

「首頁」上的「配額」會反映帳戶已使用和可使用的空間。例如,

圖 12 已使用的「配額」

使用者導覽至「我的檔案」區段,上傳一個 17 MB 大小的檔案。「配額」會隨之更新。

  • 先前,「我的檔案」大小總共為 291 MB。現在增加到 308 MB。

  • 可使用的總空間為 628 MB,減少了 17 MB。

圖 13 新增的檔案

刪除檔案時,如果您要將檔案移至垃圾桶或永遠刪除,請選取對應的選項。刪除並將檔案與資料夾移至垃圾桶後,

  • 「我的檔案」大小從 309 MB 減少到 283 MB。

  • 隨後「刪除的檔案」大小會增加到 106 MB。

10.0 如何自定抵達頁面?

「首頁」頁面是預設抵達頁面並可自定。您可以將 Filr 工作區域 (公用區域除外) 或工作區域中的資料夾自定為抵達頁面。設定之後,當您登入 Filr 時,您將抵達該資料夾或設為預設抵達頁面的工作區域。執行下列步驟以設定「抵達頁面優先設定」:

  1. 移至「使用者設定檔」>「個人化」

  2. 「個人化」索引標籤中,從「抵達頁面優先設定」下的「抵達頁面」下拉式功能表中選取您的優先設定。

    • 在「抵達頁面」下,選取要顯示為抵達頁面的工作區域。

      圖 14 抵達頁面優先設定

    • 選取「資料夾」時,「搜尋資料夾」欄位隨即顯示。輸入資料夾名稱或資料夾名稱的前三個字母。資料夾名稱與所提交搜尋中輸入的字串相符的所有資料夾,都列出來以供選擇。您有存取權的所有 Filr 工作區域 (我的檔案、與我共享和「網路資料夾」) 中的資料夾會列出。將滑鼠暫留在資料夾名稱上,以得知資料夾的確切路徑。

      圖 15 資料夾作為抵達頁面偏好設定

附註:

  • 「抵達頁面偏好設定」不適用於外部使用者或訪客。

  • 如果設為「抵達頁面偏好設定」之資料夾的存取權已過期,或遭到管理員撤銷,則「抵達頁面偏好設定」會自動重設為「首頁」。

  • 如果重新命名設為「抵達頁面偏好設定」的資料夾,則變更的值會反映在「抵達頁面偏好設定」中,而設定保持不變。

  • 如果刪除設為「抵達頁面偏好設定」的資料夾,則會將其自動重設為「首頁」。

11.0 搜尋如何在 Web 用戶端中運作?

您可以根據您對每個項目的存取權限,在檔案和資料夾執行搜尋操作。搜尋字串應該最少要包含 3 個字元,以便讓 Filr 開始搜尋內容。

若要使用搜尋選項,請執行下列動作:

  1. 按一下「首頁」右上方的搜尋圖示。

    圖 16 首頁上的搜尋圖示

  2. 「所有類別」清單中,選取類別,並指定搜尋字串。

    圖 17 類別清單

  3. Filr 會填入搜尋字串的相符項目清單。按一下資料夾或檔案,可將您帶到項目所在的確切位置。

    圖 18 搜尋字串

搜尋操作的其他資訊:

  • 「搜尋結果」頁面是您所選取之特定位置內搜尋項目的整合性檢視。

    圖 19 搜尋結果

  • 「位置」欄會顯示每個項目的位置。

  • 您可以根據您對每個項目的權限,在檔案和資料夾執行所有操作。

12.0 什麼是使用者地區設定和其存取方式?

使用者地區設定 (語言) 是「帳戶基礎」「使用者設定檔」的下拉式選項。其可讓您使用偏好語言來變更 Web 用戶端語言。

使用者可以按一下右上角的使用者名稱來存取使用者設定檔,然後按一下「檢視設定檔」

圖 20 變更語言

13.0 如何設定日期和時間顯示格式?

使用者可以修改「使用者設定檔」中的「語言」「時區」。在整個 Filr Web 用戶端中,日期和時間會按照所選的區域顯示。

圖 21 使用者地區設定

例如,當使用者修改使用者設定檔中的「語言」和「時區」時,「更多詳細資料」中的時間和日期會按照所做的更新顯示。兩個區域的日期和時間格式如下所示:

  • 英語 (英國): dd/mm/yyyy HH:MM (24 小時制)

    圖 22 英語 (英國)

  • 英語 (美國): mm/dd/yy HH:MM AM/PM。

    圖 23 英語 (美國)

14.0 什麼是「追蹤通知設定」和其存取方式?

「追蹤通知設定」存在於「通知」「使用者設定檔」中。

當您將檔案或資料夾標記為「追蹤」時,則會在對該檔案或資料夾進行任何變更時收到電子郵件通知。

圖 24 追蹤通知

如果停用通知設定,則使用者沒有可追蹤檔案或資料夾的選項。在啟用設定時,您必須指定電子郵件地址來接收通知。

您可以在「使用者設定檔」>「個人資訊」中新增電子郵件。如果「個人資訊」中的詳細資料變成灰色,請聯絡管理員來新增電子郵件地址。

下列動作會觸發通知:

  • 正在上傳檔案

  • 對檔案新增備註

  • 編輯檔案

  • 正在重新命名檔案

通知設定有兩個選項:

僅限電子郵件︰

  • 「電子郵件通知」同時套用至資料夾和檔案。

  • Filr 會針對每個新增或變更的檔案傳送一則電子郵件訊息。電子郵件訊息不會包含實際檔案的附件,但會包含關於檔案以及所發生活動的資訊。

  • 每次發生活動時,都會傳送電子郵件通知。

電子郵件摘要:

  • 「摘要通知」只會套用至資料夾,而未套用至檔案。

  • 使用者啟用通知時,預設會啟用電子郵件摘要。

  • Filr 會依 Filr 管理員所設定的排程時間來傳送摘要通知。

  • Filr 會傳送一封電子郵件,在其中彙總資料夾和其子資料夾在特定間隔期間的所有活動。

15.0 停用「通知」會發生什麼事?

若要停用通知,使用者可以前往「使用者設定檔」 -> 「通知」然後按下「切換」按鈕。系統將會保留先前標記項目的追蹤狀態,但使用者無法在停用通知時追蹤新的項目。

圖 25 通知

16.0 如何在 Filr 工作區域建立資料夾?

根據您所擁有的權限,可以在「我的檔案」「與我共享」「網路資料夾」區域中建立資料夾。若要建立資料夾,請按一下「建立資料夾」按鈕。

圖 26

輸入資料夾名稱,然後按一下「建立」

17.0 上傳檔案時是否有大小限制?

依預設,上傳檔案沒有檔案大小限制。管理員可以強制限制大小。管理員負責分配每位使用者的儲存空間。根據儲存空間大小限制,使用者可以上傳檔案。管理員可以設定使用者的檔案大小限制,檔案上傳以及群組的檔案上傳大小限制。

18.0 您可以上傳哪些檔案類型到 Filr?

使用者可以上傳任何檔案類型/副檔名到 Filr。管理員可以封鎖特定的檔案類型。若是管理員決定封鎖,則將不允許使用者上傳封鎖的檔案類型。

19.0 如何上傳檔案?

您可以將檔案上傳到「我的檔案」區域、「網路資料夾」中的資料夾,或是「與我共享」區域。只有當您有權限時,才可以將檔案上傳到共享資料夾。若要上傳檔案,請導覽至您要上傳檔案的目標資料夾。按一下 ,從您的電腦瀏覽並選取檔案。使用者也可以將檔案拖放到資料夾。

如果您從 Filr 使用者接收到檔案要求,請在寄給您的檔案要求電子郵件中按一下連結,以上傳要求的檔案。

20.0 如何上傳資料夾?

您可以將資料夾上傳到「我的檔案」區域、「網路資料夾」中的資料夾,或是「與我共享」區域。只有當您有參與者權限時,才可以將資料夾上傳到共享資料夾。

若要上傳資料夾,請導覽至您要上傳資料夾的目標區域。按一下工作區域右上角的 ,從您的電腦瀏覽並選取資料夾。您也可以拖放要上傳的資料夾。

重要:

  • 上傳資料夾時,資料夾中的所有檔案也會隨之上傳。上傳通知視窗會顯示檔案名稱。將滑鼠暫留於檔案名稱時,會顯示 Filr 中資料夾的相對路徑。

  • IE 不支援上傳資料夾功能。

  • 上傳複雜的結構化資料夾時要小心,因為該行為與瀏覽器有關。

  • Filr 不允許您上傳空的資料夾。

  • 當 Filr 無法上傳資料夾時,該資料夾中的所有檔案都不會上傳。

21.0 如何要求檔案?

您可以要求內部使用者或外部使用者將檔案上傳到特定資料夾。此功能只適用於「我的檔案」「網路資料夾」

導覽至您希望其他使用者上傳檔案的資料夾。按一下 。輸入使用者名稱或電子郵件 ID,接著為您要求的檔案新增備註,然後按一下「要求」

圖 27 要求檔案

22.0 如何預覽檔案?

Filr 允許您預覽檔案。「預覽」選項只適用於支援的檔案類型。

MS Office 檔案: .doc、.docx、.docm、.dotm、.lwp、.odg、.odp、.ods、.odt、.ppt、.pptx、.pptm、.rtf、.csv、.xls、.xlsx、.xlsm

純文字檔: .'txt'、'c'、'cc'、'cpp'、'cs'、'diff'、'java'、'less'、'out'、'patch'、'php'、'pl'、'properties'、'py'、'rb'、'scala'、'script'、'scm'、'scss'、'sh'、'sml'、'sql'、'swift'、'vb'、'vi'、'vim'、'xsd'、'yaml'、'yml'、.pdf

影像檔: 'jpg'、'jpeg'、'png'、'svg'、'bmp'、'webp'、'ico'、'gif'。

若要預覽「首頁」>「最近的清單」中的檔案,請選取「更多動作」功能表中的「預覽檔案」選項。

圖 28 預覽檔案

若要從「我的檔案」「與我共享」「網路資料夾」預覽檔案,請選取該檔案,然後按一下「預覽 」圖示。

23.0 如何移動檔案?

您可以在「我的檔案」「網路資料夾」兩者之間或其內部移動檔案和資料夾。您無法將檔案從一個網路資料夾移動到另一個網路資料夾。若要移動項目,您需要擁有來源和目標資料夾兩者的權限。

若要移動檔案/資料夾 (您也可以移動多個項目),請選取您要移動的項目,然後從「更多動作」功能表選擇「移動至」選項。

若要移動多個項目,請選取多個檔案/資料夾,然後從主要功能表右上角的「更多動作」功能表選取「移動」選項。

圖 29 移動檔案

請導覽至目的地位置,然後按一下「移動至此」。或者您也可以按一下視窗左下角的資料夾圖示,輸入資料夾名稱,然後按一下「移動至此」以建立新資料夾。

圖 30 建立資料夾並移動

24.0 如何建立檔案或資料夾的複本?

您可以在 Filr 的「我的檔案」區域和「網路資料夾」區域兩者之間或其內部建立檔案或資料夾的複本。若要複製檔案,請導覽至來源位置,選取要複製的檔案或資料夾,然後從「更多動作」功能表選擇「複製」。若要複製多個檔案,請選取多個檔案/資料夾,然後按下「功能表」列右上角的「複製」圖示。

圖 31 複製檔案

導覽到目的地位置,然後按一下「複製至此」。或者您也可以按一下視窗左下角的資料夾圖示,輸入資料夾名稱,然後按一下「複製至此」以建立新資料夾。

圖 32 建立資料夾並複製

25.0 您要如何編輯檔案?

只有當您有「編輯」權限時,才可以編輯您上傳的檔案或與您共享的檔案。「其他動作」功能表中的檔案可使用「編輯」選項。您可以編輯「我的檔案」、「網路資料夾」和「與我共享」中的檔案。

26.0 「線上編輯」有什麼用途?

「內容編輯器」裝置是 Filr Advanced 的一部分,可提供共同編輯的能力。若設定「內容編輯器」,則使用者便可以在線上編輯檔案。可以直接在網頁瀏覽器上開啟檔案並加以編輯。

27.0 「使用應用程式編輯」有什麼用途?

此選項讓您能夠使用桌面的應用程式編輯檔案。支援所有 MS-office/Libreoffice 的基本檔案類型。例如,如果您想要使用 MS Word 檢視或編輯 .doc 檔案,便可使用此選項在桌面應用程式開啟檔案,而無須在 Web 用戶端開啟。所有使用者皆可使用「使用應用程式編輯」

28.0 如何檢視備註?

任何可存取檔案,且至少有檔案讀取權限的使用者皆可檢視備註。若要檢視備註,

  1. 請選取檔案然後按一下「更多詳細資料」

    圖 33 檢視備註

  2. 按一下「備註」索引標籤。

新增備註

若要新增備註,請在「備註」索引標籤中,在「新增您的備註」文字方塊輸入備註,然後按一下 。備註總數將會顯示在檔案的備註圖示旁。

編輯備註

若要編輯備註,請在「備註」索引標籤中,將游標停在備註上方,按一下「編輯」以進行需要的變更,然後按一下

圖 34 編輯備註

回覆備註

若要新增回覆,請在「備註」索引標籤中的「回覆」文字方塊輸入備註,然後按一下

刪除備註

若要刪除備註,請選取備註然後按一下「刪除」

29.0 有哪些不同的方式共享檔案和資料夾?

Filr 讓您能夠共享檔案,進行協同作業更輕鬆。

與個別使用者和群組共享: 您可以和貴組織內部的特定使用者和群組共享檔案和資料夾。

共享連結: 您可以產生連到檔案的連結並加以共享。依共享連結的類型而定,任何擁有此連結的使用者皆可檢視或下載檔案。

與公眾共享: 檔案和資料夾均為公用。任何具有檔案或資料夾 URL 的人員,皆可以訪客身分登入及檢視公用資料夾中的項目。

與貴組織外的個別使用者共享: 檔案與外部使用者共享,當提供連往 Filr 註冊表的連結後,使用者便可藉此註冊,然後根據與其共享的連結類型檢視或下載檔案。

30.0 您如何共享檔案?

共享檔案: 可以用兩種方式共享檔案:

  • 傳送邀請

  • 共享連結

您可以和外部使用者或內部使用者共享檔案。您應具有在資料夾層級共享的權限。若要共享檔案:

  1. 請選取要共享的檔案。您也可以選取多個檔案或資料夾。

  2. 選取「共享」選項。

    1. 在選取的檔案上按一下滑鼠右鍵。

    2. 「更多動作」功能表選取「共享」

    3. 按一下 來選取檔案。若要共享多個項目,請選取多個檔案/資料夾,然後在「功能表」列的右上角按一下「共享」圖示。

    圖 35 共享邀請

  3. 輸入您要共享檔案的使用者電子郵件 ID。「通訊錄」中將會自動填入內部使用者清單。

  4. 設定權限:

    • 檢視者: 具有此權限的使用者可以檢視文件。

    • 編輯者: 具有此權限的使用者可以檢視和編輯文件。

    • 參與者: 具有此權限的使用者可以檢視、編輯、刪除和跨資料夾移動檔案。此選項在資料夾層級可用,但在檔案層級不可用。

    圖 36 共享權限

  5. 您可以向共享檔案的使用者提供重新共享權限。

  6. 按一下邀請.

共享連結: 使用此選項,您便可產生檔案連結並和使用者共享。

31.0 已共享的檔案可以重新共享嗎?

可以,若是檔案的擁有者提供重新共享權限,便可重新共享檔案。請參閱圖「共享權限」下列為「允許與以下對象重新共享」下的選項:

  • 內部使用者: 檔案可以和內部使用者重新共享。

  • 外部使用者: 檔案可以和外部使用者重新共享。

  • 公用: 檔案可以設為公用。

  • 共享連結: 可使用共享連結重新共享檔案。

32.0 我如何確認檔案是否已經共享,以及使用何種方式共享?

在共享檔案時,「我的檔案」區域中的「成員」欄會更新共享檔案的成員或群組數目。您所共享的所有檔案也會分別列在其對應區域中的「由我共享」下。如果有和您共享的檔案,則會列在「與我共享」區域中。您也可以按一下 按鈕檢視更多詳細資料。

圖 37 檢視更多詳細資料

使用者和群組的詳細資料會和共享到期狀態一同顯示。

33.0 使用者能擁有哪些不同的角色和權限?

表 1 角色類型

角色

透過 Filr 的權限

檢視器

  • 檢視資料夾中的現有檔案

  • 讀取內容

編輯器

  • 檢視資料夾內容

  • 讀取和寫入至現有檔案

投稿者

  • 檢視、建立、刪除、重新命名和複製共享的資料夾和其內容。

  • 讀取和寫入至現有檔案

34.0 「共享存取權限報告」是什麼?

「共享存取權限報告」向您提供檔案的詳細資料,例如是誰在什麼時候存取檔案,以及是否將備註新增到檔案。「共享存取權限報告」僅在 Filr Advanced 中可用。當收件人存取共享的檔案,您便會收到來自 Filr 的通知電子郵件。您也可以透過按一下電子郵件中提供的連結檢視存取權限報告,這會將您路由到收件人的詳細資料。如果收件人已存取共享的檔案,則「更多動作」功能表中會顯示「存取權限報告可用」選項。

圖 38 共享存取權限通知

報告包含收件人的存取資訊,例如誰存取了檔案、存取檔案機器的 IP 位址、檔案存取的日期和時間。您可以按一下「下載報告」下載報告的 PDF 版本。

圖 39 存取報告

35.0 共享連結是什麼?

「共享連結」用於產生共享檔案的連結。擁有共享連結的使用者無須驗證便可存取檔案。使用者可以檢視或下載檔案,但無法移動或編輯檔案。您可以將連結產生至:

  • 檢視檔案 - 檔案會轉換為 HRML 檢視,並在瀏覽器上展示。

  • 下載檔案 - 將會下載檔案。

若要產生檔案,請用滑鼠右鍵按一下檔案,然後選取「共享連結」或從檔案的「更多動作」功能表選取選項。

圖 40 共享連結

選取您要產生的連結類型,並進行連結的到期設定。按一下「產生」

便會產生連結,並自動複製到您的剪貼簿。您現在可以和任何人直接共享連結,而無須透過電子郵件、文字訊息、社交媒體或其他協同作業討論區。任何使用者只須按一下連結,便可直接存取檔案。依連結類型而定,使用者將可以檢視或下載檔案。

圖 41 已產生連結

36.0 如何對已共享的檔案取消共享?

若要取消共享檔案,您可以從「更多動作」功能表選取「停止共享」選項。

如果檔案已和多名使用者共享,而您只要對特定的一名使用者取消共享,請使用檔案「更多動作」功能表中的「管理共享」選項。在「管理共享」對話方塊的「管理共享」索引標籤下,選取使用者名稱,然後按一下

您可以前往「由我共享」區域,選取多個檔案,然後在頁面右上角的「更多動作」功能表按下「停止共享」選項。

37.0 要如何編輯共享權限?

共享多個檔案或資料夾時,如果一個檔案具有檢視權限,而一個資料夾具有參與者權限,則會考慮檢視權限。您可以使用檔案「更多動作」功能表中的「管理共享」選項編輯共享權限。在「管理共享」對話方塊的「管理共享」索引標籤下,選取使用者/群組名稱,然後按一下

圖 42 編輯共享

您可在此變更共享權限和共享到期時間。按一下「重設」選項便可重設對原本權限設定所做的變更。

38.0 如何使用自定範本或建立新檔案?

您現在可以編輯自定範本或在 Filr 內建立新檔案。「建立新檔案」選項僅適用於「進階 Filr 版本」,而管理員必須啟用內容編輯器。在「我的檔案」「網路資料夾」區域中,您可以在根層級和資料夾層級找到此選項,而在「與我共享」區域中,您只會在資料夾層級找到此選項。若要建立新檔案,請執行下列步驟:

  1. 按一下 Filr 工作區域角落的

    Filr 隨附的預設檔案範本,和管理員所新增的範本都會顯示在檔案範本清單中。「建立新的 <文件類型> 文件」視窗隨即顯示。

    圖 43 建立新的檔案

  2. 從清單中選取檔案範本。

    圖 44 建立新文件

  3. 輸入檔案名稱,然後按一下「建立」。該檔案會儲存在 Filr 中,然後您可視需要編輯該檔案。

附註:當您在資料夾或 Filr 工作區域具有參與者權限時,此選項隨即顯示。

39.0 法律聲明

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