ECM 是一套軟體系統，可協助組織以安全且符合法規的方式擷取、儲存、管理和遞送數位內容與文件。ECM 系統通常包含文件管理、記錄管理、工作流程自動化、搜尋與擷取，以及協同作業工具等功能。此系統的運作方式是透過將內容整理至中央儲存庫，讓授權使用者能輕鬆存取及管理內容。
為組織選擇正確 ECM 系統的過程可能十分複雜。在評估 ECM 系統時，您應考量的一些關鍵因素包括功能性、擴充性、使用上的便利性、整合功能以及成本。考量供應商的聲譽、客戶支援能力和未來開發藍圖等因素也很重要。完整的評估程序應包括確認貴組織的特定需求與要求、探索可用的選項，以及測試和比較不同系統。
是的，許多 ECM 系統設計為可與其他商務應用程式和系統整合，例如 ERP、CRM 和 HRM 系統等。整合功能可協助組織簡化程序，確保不同系統中具備一致且最新的資訊。例如，Content Manager 便提供多種整合選項，包括可連接至 Microsoft SharePoint 和其他商務應用程式的連接器。
ECM 系統可提供各種安全性功能，以確保機密資訊的安全性與隱私。其中可能包括存取控制、加密、驗證、稽核線索以及記錄管理。它也能協助企業遵循與資料隱私權和安全性相關的法規和標準，例如 GDPR 和 HIPAA 等。
請務必選擇以安全性和法規遵循為設計考量的 ECM 系統，並具備供強大的安全功能，以保護敏感資訊。 舉例來說，Content Manager 便提供多種安全性功能，包括存取控制、加密、稽核線索以及記錄管理。
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