Las plataformas de mensajería empresarial son sistemas de comunicación seguros en tiempo real que permiten a los empleados colaborar de manera eficiente y segura dentro de su organización. Incluyen plataformas corporativas de chat y mensajería a las que se accede a través de aplicaciones de escritorio, dispositivos móviles y navegadores web, y que a menudo utilizan cifrado. Esto significa que los miembros del equipo pueden comunicarse independientemente de su ubicación física o dispositivo, por lo que es una solución efectiva y segura para empresas y equipos con trabajadores remotos.

La mensajería empresarial es más conversacional e inmediata que el correo electrónico. Permite una comunicación y colaboración más rápidas entre los miembros del equipo, lo que hace que sea más eficiente para las tareas cotidianas. Por lo general, el correo electrónico se utiliza para la comunicación formal, como el envío de documentos oficiales, notas o anuncios.

La organización es otra diferencia clave entre la mensajería empresarial y el correo electrónico. La mensajería empresarial generalmente organiza la comunicación en canales específicos o hilos de comentarios. Las conversaciones sobre un tema en concreto se pueden agrupar, lo que facilita el seguimiento y la participación en relación con asuntos, proyectos y equipos específicos. Las conversaciones por correo electrónico normalmente se organizan en cadenas de mensajes que pueden ser largas y difíciles de seguir, además de dificultar el flujo de mensajes empresariales.

Entre los beneficios de las plataformas empresariales de mensajería y chat se incluyen los siguientes:

• Comunicación en tiempo real:  las plataformas empresariales de mensajería y chat permiten que los miembros de un equipo se comuniquen en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones y agiliza la resolución de problemas.
• Mayor productividad: los equipos pueden comunicarse rápidamente, lo que reduce la necesidad de correos electrónicos largos o que requieren mucho tiempo.
• Mejora de la colaboraciónn: las plataformas de chat y mensajería para empresas pueden ayudan a los equipos a colaborar de manera más eficaz mediante el intercambio de información, actualizaciones e ideas en tiempo real.
• Mejor organización: las plataformas de chat y mensajería empresariales ayudan a organizar las conversaciones en canales o hilos de mensajes para que los miembros del equipo puedan hacer un seguimiento de las conversaciones y la información importantes.
• Flexibilidad y movilidad: se puede acceder a las plataformas de chat y mensajería empresariales desde cualquier lugar y en cualquier momento, independientemente de la ubicación o la zona horaria. Esto puede ser especialmente beneficioso para los equipos remotos o distribuidos.
• Seguridad: muchas plataformas empresariales de chat y mensajería ofrecen cifrado y otras funciones de seguridad para ayudar a proteger la información confidencial de la empresa.

Los desafíos pueden incluir la formación, el mantenimiento de la seguridad y la confidencialidad, y el equilibrio del uso de mensajería y el chat con otras formas de comunicación.

Es importante que las empresas establezcan pautas y políticas claras sobre el uso de mensajería y chat empresariales, proporcionen formación y apoyo a los empleados, y revisen periódicamente su uso para garantizar el cumplimiento de los estándares de la empresa.

1. Establecer pautas claras: es importante que las empresas establezcan pautas claras sobre el uso adecuado de las plataformas de mensajería y chat. Esto incluye los tipos de conversaciones que son apropiadas, el idioma y el tono.
2. Formar a los empleados: las organizaciones deben proporcionar formación a sus empleados, incluidas prácticas recomendadas para la comunicación y pautas sobre qué información se puede compartir.
3. Supervisar el uso y archivar mensajes: las organizaciones deben supervisar el uso para garantizar que los miembros del equipo utilicen estas plataformas de acuerdo con las políticas y pautas de la empresa. Esto incluye la supervisión del lenguaje o las conversaciones inapropiados, así como garantizar que no se comparta información confidencial o sensible de la empresa.
   También es importante archivar todas las comunicaciones empresariales, incluidos los mensajes y las conversaciones de chat. OpenText™ Retain Unified archiva todo el contenido de correos electrónicos, colaboración social y datos móviles de varias plataformas en una sola ubicación.
4. Proporcionar alternativas: aunque las plataformas empresariales de chat y mensajería pueden ser útiles para una comunicación rápida y eficiente, es posible que no sean adecuadas para todos los tipos de conversaciones. Las empresas deben proporcionar alternativas, como el correo electrónico o las reuniones cara a cara, para las comunicaciones más formales o sensibles.